Yhtenäisiä maankäytön hankkeita ja sujuvia asiakaskohtaamisia – Microsoft Dynamics 365 tuo suureen kaupunkikonserniin selkeyden

 |   Microsoft News Center

Talvinen maisemakuva Tampereelta.

Kuva: Marko Kallio / Skyfox

Tampereen kaupunki on uudistanut toimintatapojaan Microsoft Dynamics 365 -alustan avulla. D365-pohjaiset järjestelmät muun muassa helpottavat maankäytön suunnittelua, poistavat päällekkäisyyksiä muun muassa tietyöhankkeista sekä parantavat palvelua yrityksille, jotka asioivat kaupungin eri yksiköiden kanssa. 

Tampereen kaupunki tunnetaan vetovoimaisuudestaan ja kyvystään saada rivakasti aikaan suuria hankkeita, kuten ratikka ja keskusareena. Sujuvan arjen taustalla ovat kaupungin työntekijät ja heillä käytössä olevat työkalut. Jotta arki kaupungissa sujuisi entistä jouhevammin, on kaupunki hiljattain lähtenyt uudistamaan toimintatapojaan Microsoft Dynamics 365 -alustan avulla. 

“Tampereen kaupungilla on satoja järjestelmiä käytössään, joista osa toteuttaa samanlaista tai lähes samanlaista tehtävää. Tämän takia kaupungin teknologiatavoitteena on hyödyntää mahdollisimman paljon helposti muokattavia ja laajennettavia ohjelmistoalustoja erilaisiin tarpeisiin. Näin pystymme keskittymään vähäisempään määrään teknologioita ja tukemaan paremmin järjestelmien hyödyntämistä”, Tampereen kaupungin tietohallintopäällikkö Kimmo Kouhi kertoo.

”Yhteistyö asiantuntijakumppani Innofactorin kanssa on ollut saumatonta, ja heidän kanssaan käyttöönotto on ollut sujuvaa”, Kouhi jatkaa. 

Microsoft Dynamics 365 yhtenäistää maankäytön hankekokonaisuuksia

Kaupungin maankäyttö koostuu useasta osa-alueesta – kaavoituksesta ja liikennesuunnittelusta kiinteistöjen rakentamiseen. Pelkästään yhden korttelin suunnittelemiseen, rakentamiseen ja ylläpitämiseen tarvitaan useiden eri tahojen ja alihankkijoiden välistä yhteistyötä. 

Prosessien monimutkaisuus ja tiedon sirpaleisuus voi pahimmillaan johtaa siihen, että yhtenäistä suunnittelua ei voida tehdä ja yksi katu voidaan joutua kaivamaan auki useita kertoja peräkkäin esimerkiksi tien kunnossapidon sekä vesilaitoksen tarpeiden vuoksi. 

Tampere päätti tarttua ongelmaan rakentamalla maankäytön toiminnanohjausjärjestelmän, joka kokoaa yhteen kaiken tiedon maankäytön kokonaisprosessista. 

”Halusimme löytää käytännön työkaluja, joilla tätä kokonaisprosessia voidaan ohjata. Halusimme tehdä prosessista läpinäkyvämmän ja varmistaa, että tiedot virtaavat yksiköistä toiseen”, suunnittelujohtaja Jukka Lindfors Tampereen kaupungin kaupunkiympäristön palvelualueelta kertoo. 

Järjestelmän hyödyt ovat konkretisoituneet jo pian käyttöönoton jälkeen. 

”Järjestelmään kertyy hyvin monenlaista tietoa esimerkiksi tonttijaosta, kaavoituksesta ja erilaisista suunnitelmista. Ratkaisu nopeuttaa kaupunkisuunnittelun työntekijöiden työskentelyä, kun tietoa ei tarvitse enää hakea monien eri järjestelmien kautta”, johtava erikoissuunnittelija Ulla Lautaoja toteaa. 

Syyt Microsoft Dynamics 365 -ratkaisun valintaan liittyvät sen joustavuuteen sekä laadukkaisiin toiminnallisuuksiin. 

”Dynamics 365 on modulaarinen järjestelmä, johon voimme helposti lisätä tarvitsemiamme toimintoja. Järjestelmä on ollut hyvin joustavaa ottaa käyttöön kaupunkiympäristön eri yksiköissä, ja sillä pystytään hallitsemaan sekä pieniä että isoja työtehtäviä, minkä lisäksi pystymme automatisoimaan rutiininomaisia töitä”, Lautaoja korostaa. ”Tulevaisuudessa voimme myös raportoida järjestelmään kertyvää tietoa helposti eri tahoille, jotka tarvitsevat sitä omassa työssään.” 

”Älykaupunkihankkeet mielletään usein yksittäisiksi ja vähän irrallisiksikin projekteiksi. Tällä järjestelmähankkeella hyödynnämme aidosti digitalisaation tuomia mahdollisuuksia ja saamme käyttöön työkaluja, jotka helpottavat arjen tekemistä ja tuottavat sitä kautta myös parempia palveluita kaupunkilaisille”, Lindfors korostaa. 

YouTube Video

CRM-järjestelmä kokoaa asiakaskohtaamiset yritysten kanssa yhteen paikkaan

Maankäytön lisäksi Dynamics 365 -alustaa hyödynnetään myös yritysasiakkuuksien hallintaan. 

Kaupungin tavoitteena on, että se pystyy luomaan alueen yrityksille parhaat mahdollisuudet menestyä toimialoillaan. Kaupungilla on tiedostettu, että yrityksiä pystyttäisiin palvelemaan vieläkin paremmin ja sujuvammin, jos kaupungin eri yksiköiden tuottama ja tarvitsema tieto löytyisi yhdestä paikasta. 

”Aiemmin kaupunki käytti yritysasiakkuuksien hallintaan erilaisia järjestelmiä. Meillä oli Excel-taulukoita ja sähköposteja, minkä lisäksi asiakkuuksien hoito henkilöityi vahvasti. Yritykset joutuivat kertomaan samoja tietoja yhä uudelleen eri yksiköille asioidessaan kaupungin kanssa”, kaupunkitietopäällikkö Johanna Ahlgrén-Holappa kuvailee lähtötilannetta. 

Asiakaskokemusta kehittääkseen kaupunki ryhtyi rakentamaan CRM-järjestelmää Dynamics 365:n pohjalle. Järjestelmään on integroitu perustiedot Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän pirkanmaalaisista yrityksistä sekä kaupungin eri yksiköiden keräämät tiedot asiakaskohtaamisista kunkin yrityksen kanssa. 

Ensi vaiheessa järjestelmää käyttävät Tampereen kaupungin työllisyys- ja kasvupalvelut sekä elinkeinopalvelut, Tampereen seudun ammattiopisto Tredu, elinkeino- ja kehitysyhtiö Business Tampere sekä matkailu- ja elinkeinomarkkinoinnin yhtiö Visit Tampere. Järjestelmä aiotaan ottaa tulevaisuudessa käyttöön myös muissa yksiköissä. 

”Suurissa kaupungeissa asiakkaan tarpeet eivät kohdennu yhdelle luukulle. Järjestelmän ansiosta meillä on kokonaiskuva yhteistyöstä, jota teemme eri yritysten kanssa. Yrityksen palvelutarpeita on helppoa käsitellä ja jopa ennakoida, kun kaikki tieto kustakin asiakkaasta on yhdessä, tietoturvallisessa paikassa”, projektipäällikkö Suvi Jokela toteaa. ”Saamme siis avun yrityksille entistä nopeammin.” 

Ratkaisun ansiosta kaupunki saa myös poistettua käytöstä useita vanhoja järjestelmiä, mikä vähentää kustannuksia. 

”Yhteen paikkaan koottu tieto auttaa meitä suunnittelemaan ja räätälöimään palveluitamme. Lisäksi uskomme sen helpottavan työntekijöidemme arkea. Voimme keskittää resurssejamme tehokkaammin, kun voimme rakentaa kyvykkyyksiä yhden järjestelmän ympärille”, Ahlgrén-Holappa kertoo.

YouTube Video

Älykäs kaupunkikehitys jatkuu

Tampereen kaupunki on globaalistikin edelläkävijä älykkäässä kaupunkikehittämisessä. Palvelujen digitalisaatio ja datan hyödyntäminen ovat olleet sen strategian ytimessä jo vuosien ajan. Tampere on saanut työstään myös tunnustusta: marraskuussa 2023 se palkittiin maailman suurimmassa älykaupunkitapahtumassa Barcelona Smart City World Congressissa monipuolisista tavoistaan valjastaa älykästä teknologiaa sujuvoittamaan kaupunkilaisten ja yritysten arkea.  

”Tampere on älykaupunkikehityksessä aktiivinen toimija, josta myös muiden kaupunkien kannattaa ottaa mallia. Tampereella on nähty ja tartuttu tehokkaasti mahdollisuuksiin kehittää kaupunkia teknologian avulla. On hienoa, että Microsoft on päässyt sparrauskumppanina mukaan rakentamaan Tampereen digitaalista tulevaisuutta”, Microsoftin asiakkuusjohtaja Petteri Lehtinen sanoo. 

”Hyödynnämme Microsoftin Dynamics 365- ja Power Platform -alustoja kattavasti kaupungin eri toiminnoissa. Kokemuksemme alustojen ja niille rakennettujen ratkaisujen käyttöönotosta ja käytöstä ovat olleet erittäin positiivisia. Erityisesti yritys-CRM on herättänyt runsaasti mielenkiintoa myös muissa suomalaiskaupungeissa, ja olemmekin aktiivisesti käyneet kertomassa niille kokemuksistamme ja parhaista käytännöistä”, Kimmo Kouhi kertoo. ”CRM:n ja maankäytön prosessien kehittämisen lisäksi meillä on tällä hetkellä eri puolilla kaupunkikonsernia meneillään useita toiminnanohjausjärjestelmien uudistuksia, jotka pohjautuvat näihin alustoihin.” 

 

Tags: