Par Jared Spataro, Corporate Vice President pour Microsoft 365
Au moment où j’écris ces lignes, des millions de personnes dans le monde s’adaptent au travail et à l’apprentissage à distance à temps plein. Travailler à distance à temps plein peut nous mettre au défi en tant qu’êtres humains car notre connexion dépend d’un câble. Chez Microsoft, nous avons mené il y a quelques années une étude qui demandait à 14 000 personnes dans sept pays de nommer la forme de communication qui les rendait les plus heureux. Sans surprise, les réunions en personne se classent au premier rang avant les courriers électroniques, la messagerie instantanée ou les messages texte pour toutes les générations. À un moment où la rencontre en face à face est impossible, comment pouvons-nous continuer à nous connecter les uns aux autres?
Au cours des dernières semaines, nous avons été inspirés par la façon dont nos clients se connectent lors des réunions dans Microsoft Teams. Nous avons vu des patrons se présenter aux réunions avec les filtres de pomme de terre, et des rencontres prendre un tournant plutôt amusantQu’il s’agisse d’équipes de travailleurs partageant les mises à jour aux étudiants et aux enseignants se connectant en toute sécurité dans les salles de classe virtuelles ou des PDG qui mènent des séances de Q & R avec des milliers d’employés, nous trouvons tous de nouvelles façons de nous réunir lorsque nous devons travailler et apprendre séparément.
Le tout se reflète dans le grand nombre de réunions organisées chaque jour dans Microsoft Teams. Nous avons vu un nouveau record quotidien de 2,7 milliards de minutes de réunion en une journée[1], une augmentation de 200% par rapport à 900 millions le 16 mars. Et comme les étudiants et les enseignants se tournent vers les Teams pour l’enseignement à distance, 183 000 locataires dans 175 pays utilisent Teams dans le milieu de l’Éducation[2].
Pour explorer ces tendances changeantes du travail à distance et de l’apprentissage, nous publions aujourd’hui le premier rapport de notre nouvel indice des tendances du travail. Nous explorerons comment le travail évolue grâce à des recherches continues, via des sondages et des entretiens et en examinant les tendances dans la façon dont les gens interagissent avec nos outils de productivité.
Ce premier rapport explore comment les gens apprennent à se connecter en équipe lorsqu’ils ont besoin de travailler séparément. Notre objectif en partageant ces idées est double. Tout d’abord, tout en protégeant les données personnelles et organisationnelles, nous voulons aider nos clients à tirer parti des points positifs et à planifier pour l’avenir. Deuxièmement, nous visons à utiliser ces informations pour stimuler l’innovation dans nos produits afin que nous puissions continuer à créer les meilleures expériences possibles.
Principales conclusions
Alors que plusieurs fonctionnent avec Microsoft 365, effectuent des recherches sur Bing et se connectent sur LinkedIn, ils créent des milliards de signaux – comme des e-mails, des réunions, des recherches et des publications – qui forment le Microsoft Graph, l’un des plus grands graphiques d’interactions humaines au travail dans le monde. Les tendances de ces données offrent une vue unique sur les modèles de productivité du monde.
Microsoft prend la confidentialité au sérieux. Nous n’utilisons pas de données personnelles, de données d’identification d’organisation ou de contenu client pour produire des rapports. Notre objectif est de découvrir et de partager les grandes tendances du lieu de travail au sein de signaux de données agrégés provenant de Microsoft Graph.
Les gens retrouvent une connexion humaine grâce à la vidéo
Des chercheurs comme le Dr Fiona Kerr ont découvert que le contact visuel et la connexion physique avec un autre humain augmentent la dopamine et diminuent le cortisol, l’hormone du stress. Ses recherches montrent que vous pouvez même calmer physiquement quelqu’un simplement en le regardant dans les yeux. Alors que le monde fonctionne à distance, il n’est pas surprenant que les gens se tournent vers la vidéoconférence dans Teams deux fois plus qu’auparavant[3]. Beaucoup d’entre nous ont commencé à travailler à domicile à temps plein. Nous avons également vu le nombre total d’appels vidéo dans Teams augmenter de plus de 1 000% au mois de mars. [4]
En examinant les pays où les utilisateurs de Teams sont les plus actifs, nous avons vu des personnes en Norvège et aux Pays-Bas activer le plus la vidéo, avec environ 60% des appels activant la vidéo. Les Australiens utilisent la vidéo dans les réunions 57% du temps, les Italiens 53%, le Chili 52%, la Suisse 51% et l’Espagne 49%. Pendant ce temps, les gens au Royaume-Uni, au Canada et en Suède utilisent la vidéo 47% du temps et les gens au Mexique l’utilisent 41%.
Qui utilise le moins la vidéo? En Inde, la vidéo n’est utilisée que 22% du temps, suivie de près par Singapour à 26%, l’Afrique du Sud à 36%, la France à 37% et le Japon à 39%. Les Américains se situent au milieu à 38%. L’utilisation vidéo limitée dans certaines régions peut être attribuée en partie à un accès moindre aux appareils et à un Internet stable.
Nous avons été inspirés par la façon dont nos clients utilisent la vidéo pour se connecter pendant cette période. Par exemple, le 2e hôpital affilié de l’Université médicale de Wenzhou, le plus grand hôpital de Wenzhou, en Chine, a déployé Microsoft Teams pour permettre au personnel de santé à l’intérieur de la section mise en quarantaine de l’hôpital de communiquer avec le personnel non mis en quarantaine, permettant une coordination sécurisée des soins aux patients tout en assurer la santé et la sécurité de leur personnel.
Bien qu’il n’y ait pas de véritable substitut à la collaboration en personne, nous travaillons plus que jamais pour innover rapidement pour réduire les irritants, augmenter la connexion humaine et rendre le travail un peu plus amusant.
- Les arrière-plans personnalisés, qui vous permettent de remplacer votre arrière-plan dans les réunions Teams par un bureau à domicile frais et lumineux par exemple, sont désormais généralement disponibles dans Teams. Cette fonctionnalité s’appuie sur le flou d’arrière-plan, qui utilise l’IA pour brouiller l’environnement derrière vous. À l’avenir, nous inclurons également la possibilité de télécharger vos propres images personnalisées.
- Pour rendre les appels vidéo plus inclusifs, la fonction raise hand annoncée le mois dernier est déployée à l’échelle mondiale ce mois-ci. Il permet aux participants à la réunion d’indiquer qu’ils ont quelque chose à dire lors d’une réunion en cliquant sur une icône de main levée dans la barre de contrôle de la réunion.
- Plus tard cette année, nous apporterons une suppression du bruit en temps réel, qui utilise l’IA pour réduire le bruit de fond gênant, comme la frappe bruyante ou un chien qui aboie dans les réunions d’équipes.
Les gens utilisent la vidéo pour se connecter de nouvelles manières
Alors que les entreprises s’adaptent au travail à distance à temps plein, nous constatons que de plus en plus de dirigeants organisent des réunions virtuelles pour connecter les employés à plus grande échelle. De grandes conférences et événements se déplacent également en ligne. Nous constatons également que davantage de personnes profitent de la possibilité d’enregistrer des réunions d’équipes, comme un enseignant enregistrant une leçon pour les élèves ou un travailleur enregistrant une réunion pour un collègue invité à la consulter plus tard.
Microsoft Stream est le service qui alimente les événements en direct et les enregistrements de réunions dans Teams. Du fait que les clients déplacent des événements en ligne, le nombre de vidéos Stream dans Teams par semaine a augmenté de plus de cinq fois au cours du dernier mois avec des centaines d’heures de vidéos téléchargées par minute.[5]
Nuance, qui utilise l’IA pour résoudre certains des problèmes les plus difficiles au monde dans les soins de santé, les services financiers, les télécommunications, le gouvernement et la vente au détail, a rendu virtuelle sa conférence mondiale R&D – qui devrait avoir lieu à Montréal – en seulement quelques jours. Les organisateurs ont connecté des centaines de participants avec Teams et un agenda PDF lié à chaque session d’événement. L’année dernière, Nuance a dépensé environ 700 000 $ pour la conférence et cette année, le coût était proche de zéro, sans impact carbone liés aux déplacements.
Les gens adoptent un horaire de travail plus flexible
La productivité est différente pour tout le monde. Certains sont plus productifs le matin, tandis que les oiseaux de nuit sont plus créatifs et concentrés le soir. Nos données montrent qu’une journée de travail plus flexible créée par le travail à distance permet aux gens de travailler au moment qui leur convient le mieux.
Du 1er au 31 mars, le temps moyen entre la première utilisation de Teams et la dernière utilisation a augmenté de plus d’une heure quotidiennement. Ces données ne signifient pas nécessairement que les gens travaillent plus d’heures par jour, mais plutôt qu’ils interrompent leur journée de manière qui fonctionne pour leur productivité personnelle ou fait de la place pour des obligations en dehors du travail.
Les pays et les secteurs les plus touchés se tournent vers le mobile pour se connecter avec leur équipe
Alors que les organisations visent à poursuivre leurs opérations, nous avons constaté une augmentation considérable de l’utilisation de Teams sur les appareils mobiles. Le nombre d’utilisateurs hebdomadaires de Teams sur mobile a augmenté de plus de 300% entre le début de février et le 31 mars. Certaines de nos augmentations d’utilisation les plus importantes proviennent de clients des secteurs les plus touchés par l’épidémie. Avec 183 000 écoles dans 175 pays qui utilisent Teams, nous avons constaté une forte augmentation de l’utilisation de Teams sur les appareils mobiles par les clients de l’enseignement supérieur et de l’enseignement primaire et secondaire (K-12). Nous avons également constaté une augmentation notable de la part des clients des secteurs liés au gouvernement.
Lorsque vous considérez cela du point de vue de la capacité, il ne s’agit pas seulement du nombre de nouveaux utilisateurs, mais de la quantité qu’ils utilisent chaque semaine – ce que nous appelons l’engagement. L’engagement dans Teams sur les appareils mobiles a augmenté de façon exponentielle dans plusieurs régions les plus touchées par la crise, notamment les Pays-Bas, l’Italie, l’Espagne et la France.
Un exemple d’école en transition vers l’apprentissage à distance est l’Université de Durham, dans le nord-est de l’Angleterre. Les cours ont dû se déplacer en ligne et le personnel devait travailler à distance pour que l’université puisse continuer à servir ses étudiants, ses universitaires et ses services professionnels pendant l’épidémie. Pour répondre efficacement à la crise en développement, l’Université de Durham a intensifié son utilisation de Microsoft Teams pour l’ajouter à son ensemble d’outils d’apprentissage en ligne, maintenir la communauté et permettre de collaborer et de communiquer à distance et en toute sécurité sur l’appareil qui convient le mieux à leurs étudiants et à leur personnel.
Cette période changera notre façon de travailler et de se connecter pour toujours
Les tendances dans les données et à travers les conversations avec nos clients nous montrent que le monde se rend compte que nous pouvons nous connecter efficacement à distance d’une manière que certains n’auraient jamais cru possible auparavant. Par exemple, malgré le retour de certains employés au travail, il y a toujours plus de deux fois plus de nouveaux utilisateurs Teams par jour en Chine par rapport à fin janvier [6]. Le nombre d’utilisateurs Teams actifs quotidiennement en Chine continue également d’augmenter de semaine en semaine.
Nous pouvons également apprendre des clients qui montrent qu’il est possible de poursuivre leur mission tout en étant obligés de travailler séparément. Par exemple, Mercy Housing, une organisation à but non lucratif et l’une des plus grandes organisations de logements abordables du pays, utilise Microsoft Teams et Azure pour permettre à ses employés de travailler à distance. «Alors que nous passions à une main-d’œuvre largement éloignée du jour au lendemain en réponse à cette situation évolutive de COVID 19, Office 365 et Teams ont été des plates-formes majeures sur lesquelles nous comptons pour garantir que nos 42 000 résidents vulnérables peuvent rester chez eux», a expliqué Gunnar Tande, vice-président principal, Mercy Housing Technology, directeur de l’information et stratégie.
Même face à la pandémie de la COVID-19, l’Armée du Salut poursuit ses efforts pour répondre aux besoins de ceux qu’elle sert, notamment en logeant les sans-abri et en nourrissant ceux dans le besoin. Tim Schaal, directeur des technologies de l’information pour l’Armée du Salut dans le territoire occidental des États-Unis, a noté que malgré la transition rapide vers le travail à distance pour des milliers d’employés, «Microsoft Teams nous a permis de continuer à fournir une assistance essentielle dans les villes et villages, grands et petits, à travers ces treize États. »
Nous sommes ravis de voir que notre technologie aide ces organisations à poursuivre leur important travail. Chez Microsoft, notre mission est de permettre à chaque individu et à chaque organisation de la planète d’en faire plus. Et à un moment comme celui-ci, alors que nous nous adaptons tous à une nouvelle normalité, il n’a jamais semblé plus important d’aider à connecter plus de personnes et à maintenir plus d’organisations opérationnelles avec des outils sécurisés. Bien que notre façon de travailler ait changé, nos clients nous montrent chaque jour que notre volonté de nous connecter les uns aux autres est souvent plus forte que les circonstances qui nous séparent.
[1] En date du 31 mars 2020
[2] Les locataires représentent souvent des districts scolaires avec des dizaines ou des centaines d’écoles.
[3] La proportion d’appels et de réunions hebdomadaires avec vidéo est passée de 21% à 43%, du 2 au 31 mars
[4] Les données reflètent l’augmentation du nombre total d’appels vidéo hebdomadaires dans Teams du 2 au 31 mars
[5] Les données reflètent les heures hebdomadaires de vidéos envoyées du 1er mars au 28 mars
[6] Les données reflètent l’augmentation de la dernière semaine de janvier à la troisième semaine de mars.
