Dans le cadre de la mise en place de son projet de messagerie unique, la Chambre de Commerce et d’Industrie de la région Languedoc-Roussillon dévoile les résultats d’une étude comparative de coûts, réalisée par le cabinet Voirin, portant sur 3 solutions en SAAS : Office 365, LotusLive (maintenant IBM Smart Cloud) et Google apps. La solution de Microsoft, choisie pour équiper les 1 200 agents répartis dans les 9 CCI de la région, se distingue par la richesse de ses solutions de collaboration, la simplicité dans la gestion des identités et enfin par les économies qu’elle a permis de générer.
Une messagerie unique pour les 9 CCI de la région
Fin 2010, dans le cadre du nouveau schéma directeur « Système d’Information Unique » et dans un contexte de réduction budgétaire et de réorganisation des systèmes d’information, la nécessité de disposer d’un système de messagerie régionale unique, à destination des 1 200 agents administratifs de la région, est apparue comme un projet prioritaire pour la CCI Languedoc-Roussillon.
Face à des infrastructures de messagerie disparates et hétérogènes, le projet de messagerie unique, basé sur une solution SAAS externalisée, devait répondre à un double enjeu :
- Le partage d’un outil de communication commun facilitant la collaboration (messagerie instantanée, audioconférence, visioconférence, consultation en mobilité) avec un niveau de fonctionnalités élevé et homogène sur tout le territoire.
- La conservation des 11 noms de domaines existants et la gestion des identités depuis les annuaires existants.
Office 365 a su répondre à ces pré-requis dans un contexte concurrentiel exacerbé.
Les raisons du choix d’Office 365 : efficacité opérationnelle et équation économique
1- Office 365 : une efficacité opérationnelle avérée :
- En termes d’organisation et de productivité, pas d’interruption de service, des fonctionnalités collaboratives permettant d’améliorer l’efficience organisationnelle mais aussi une amélioration de la gestion des conférences grâce à Lync.
- Pour les administrateurs, le passage au Cloud avec Office 365 permet un gain de temps pour les administrateurs de messagerie. Grâce au Cloud Microsoft, ils réduisent leur temps passé dédié à la maintenance pour se consacrer à d’autres projets à valeur ajoutée.
« Dans un contexte de réduction budgétaire, il était devenu indispensable de repenser nos systèmes d’information avec pour priorité la restructuration du back office afin de nous concentrer sur les missions à valeur ajoutée et l’amélioration de la qualité de service. Microsoft, avec son approche centrée sur les usages et son annuaire centralisé a facilité la mise en œuvre rapide de nos projets. Son accompagnement lors de cette mutation a grandement contribué au succès de ce déploiement » déclare, Denis Victoria, Directeur des Systèmes d’Information Régionale pour la CCI Languedoc-Roussillon.
2- Office 365, une solution plus économique que les solutions concurrentes
L’étude comparative des coûts des 3 solutions pré-sélectionnées par la CCIR Languedoc Roussillon -Office 365, LotusLive (maintenant IBM Smart Cloud) et Google apps- démontre que la solution de Microsoft Office 365, apparaît nettement plus compétitive que celle de ses concurrents, qu’il s’agisse des coûts d’acquisition et d’investissements (abonnement, matériels et logiciels), des coûts de déploiement (coûts de migration et de formation), ou des coûts d’exploitation (support, maintenance).
Avec des coûts d’acquisition deux fois moins importants que ceux de ses concurrents,la solution d’annuaire fédéré d’Office 365 a généré une économie de l’ordre de 35 000 € pour la CCI Languedoc-Roussillon. Un gain financier qui se confirme sur le long terme. L’étude montre également que dès la première année d’exploitation, sur une projection à 6 ans, la mise en place de la solution Microsoft permet des économies durables.
Une compétitivité qui se confirme également concernant le coût de formation des agents : Microsoft se révèle 4 fois plus compétitif que Google, avec 100€ dépensés pour une formation Office 365 contre 400€ pour une formation Google Apps.
« Dans un contexte de fortes tensions budgétaires et d’impératif de transformation auxquels sont confrontés les collectivités et établissements publics, le numérique apporte des solutions concrètes. Microsoft par son programme CityNext accompagne la modernisation numérique et soutient les administrations dans leur effort de mutualisation. Office 365 offre une souplesse financière et une parfaite adaptation aux scénarios d’usage permettant de repenser la façon de travailler et collaborer. Elle apporte également plus de confort aux agents ainsi qu’un meilleur service aux usagers. Le projet CCI Languedoc peut servir d’exemple à d’autres collectivités qui réfléchissent aujourd’hui à leur mutualisation et veulent optimiser leurs dépenses» précise Laurence Lafont, Directrice de la Division Secteur Public de Microsoft France.
