Comment réussir, du jour au lendemain, le passage de dizaine de milliers de collaborateurs au travail à distance ? Avec l’épidémie de COVID-19 se répandant dans le monde, cette question était au cœur des préoccupations des entreprises et bon nombre d’entre elles ont pu relever ce défi. Rien que sur notre plateforme collaborative Microsoft Teams, le nombre d’utilisateurs actifs par jour est passé de 20 millions (novembre 2019) à 44 millions le mois dernier.
Mais alors que pour la majorité de nos clients et partenaires le travail à distance devient la norme en cette période d’incertitudes, comment après plusieurs semaines seul(e) derrière son écran, rester à la fois productif et motivé(e) ? Comment assurer un équilibre et créer de l’émulation ? Comment maintenir un esprit d’équipe et une dynamique positive ?
Nous partageons ici nos meilleures pratiques que nous continuerons de compléter dans les jours à venir par des conseils, informations et témoignages de clients inspirants.
Communiquer, communiquer, communiquer
Si nous sommes souvent calqués sur nos horaires de bureau, le rythme de travail à domicile peut vite être bouleversé, d’autant plus pour les personnes devant concilier travail et garde d’enfants.
Communiquer ses horaires de travail à ses équipes devient donc primordial pour que chacun connaisse ses disponibilités.
Si les discussions au détour d’une machine à café ne sont plus possibles, la création d’un canal Teams dédié au partage d’information pertinente ou pour réaliser des points d’étape sur un projet ou apporter un feedback fonctionne très bien.
L’application personnalisable Crisis Communication Power est également un bon moyen de rester informé et d’informer ses collaborateurs sur ce qu’ils doivent savoir tout au long de cette épidémie.
Assurer un équilibre
En l’absence des habitudes de bureaux comme le fait d’aller chercher son déjeuner ou de faire une course entre midi et deux, la déconnexion peut se révéler plus compliquée que prévue.
Ainsi les télétravailleurs peuvent vite se retrouver à travailler pendant de longues périodes, tout particulièrement s’ils sont seuls, sans réelle pause déjeuner pour socialiser ou faire de l’exercice. Un rythme qui peut rapidement conduire à un excès de stress voire un épuisement professionnel.
Plus que jamais en cette période, la santé passe avant tout. Prendre le temps d’une pause déjeuner et café, d’un moment pour faire de l’exercice et un horaire pour déconnecter sont essentiels pour rester en bonne santé et productif à long terme.
Tirer le meilleur parti des réunions en ligne
En l’absence d’une salle de conférence physique, rassembler tous ses collaborateurs à distance peut sembler être un véritable casse-tête. En transformant une réunion physique en réunion Teams, et on peut encourager les participants à activer la vidéo car l‘interaction face à face contribue grandement à aider chacun à se sentir connecté.
Attention et inclusion
Passer à des réunions en ligne peut supprimer certains des indices visuels auxquels on se fie pour voir si un participant à quelque chose à dire ou encore freiner le partage d’opinion. Pour faciliter la prise de parole, il est utile que l’animateur s’arrête régulièrement pour inviter les participants à poser des questions si des points ne sont pas clairs ou encore à utiliser la fenêtre de discussion de la réunion pour partager leurs réflexions.
Compenser les conversations manquées à la machine à café
Après plusieurs semaines chez soi, beaucoup de télétravailleurs trouvent que ce qui leur manque le plus au bureau, ce sont les conversations informelles. Les discussions dans l’open space permettent non seulement de rester connectés, mais elles font également naître des idées créatives ou sont sources d’informations importantes. Les messageries instantanées peuvent devenir cette nouvelle « machine à café » virtuelle et les emojis, GIF et autocollants sont autant de moyens de maintenir le lien autour d’une conversation amusante et légère.
Réunir les équipes et créer de l’émulation
Créer des opportunités pour que toute l’équipe se réunisse virtuellement en maintenant une fréquence régulière est clé pour garder le lien avec ses collaborateurs et susciter de l’émulation.
Par exemple, le canal « Général » dans Teams peut être utilisé pour les conversations qui intéressent l’ensemble de l’équipe. Il est aussi possible d’organiser des sessions de brainstormings à plusieurs grâce à une collaboration directe avec l’application Microsoft Whiteboard.
S’amuser !
Avec tous les changements qui accompagnent le passage au travail à distance sur le long terme il est important de favoriser et de maintenir le moral des collaborateurs et les plateformes collaboratives y contribuent. Certaines fonctionnalités comme le chat ou encore la possibilité d’ajouter des filtres lors de visio-conférences (changement de son fonds en faisant penser qu’on est sur une île par exemple) permettent de maintenir de la bonne humeur et de l’engagement et de sortir un peu du cadre !
