A Rex Kutyaotthon Alapítvány a Microsoft Dynamics CRM rendszer segítségével modernizálta nyilvántartását. Az alapvetően értékesítést szolgáló eszköz az alapítvány igényeihez szabva javítja a szervezet hatékonyságát, csökkenti a költségeket és szavatolja, hogy minden állatról naprakész és pontos információ álljon rendelkezésre, ami nem csak a gondozásukat, örökbeadásukat és sorsuk nyomon követését könnyíti meg nagy mértékben, hanem az alapítvány működésének átláthatóságát is elősegíti.
A Rex Kutyaotthon Alapítvány 1992 őszén jött létre, az Állat-örökbeadási központja a Rex Állatsziget pedig 2004 nyarán nyílt meg. Az alapítvány 2013-ban 500-nál több bajba jutott állat számára talált új szerető gazdát, vagy juttatta vissza eredeti gazdájához, illetve évente átlagosan 900 kutyáról, macskáról, egyéb haszonállatról gondoskodik hosszabb-rövidebb ideig, valamint több, mint 1000 állatorvosi beavatkozást – ivartalanítást, műtéteket, sérülések kezelését – végez el a hozzájuk bekerülő állatokon.
Mindez jelentős adminisztrációs teherrel is jár. A feladat megoldásához egy egyszerű Excel táblázat már nem elég, hiszen a bekerülő állatok minden adatát, azok változásait rögzíteni kell. Hasonlóképp kezelni kell a valódi és a virtuális örökbefogadók – egy-egy kiválasztott állat ellátását finanszírozók –, illetve az önkéntesek adatait is.
Ezt hatékonyan csak olyan adatbázissal lehet megoldani, amely a különböző „ügyféladatokat” összekapcsolja, és bizonyos relációkban kereshetővé és kezelhetővé teszi. A napi munkát nagyon felgyorsítja és egyszerűbbé teszi az, hogy például egy beérkezett, ivartalanításon és kezeléseken átesett állat naprakész adatbázisához egyetlen gombnyomással csatolni lehet az utána érdeklődő potenciális örökbefogadóval váltott e-maileket. Az örökbefogadás megtörténte után pedig épp ilyen egyszerűen nyomon követhető, hogy mi lett az örökbeadott állat sorsa.
“A rendszer bevezetésétől a hatékonyság növekedése, az adminisztrációra fordított idő csökkenése és így az állatokkal tölthető idő növekedése mellett legalább 10 százalékos költségcsökkenést és 10 százalékos bevétel növekedést is várunk” – foglalta össze Haba Gábor, a Rex Kutyaotthon Alapítvány marketing és kommunikációs vezetője.
A Microsoft Dynamics CRM (CRM – Customer Relationship Management, azaz ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer) a cég vállalatirányítási rendszerének egyik eleme, amelyet a Rex Kutyaotthon Alapítvány esetében a Dynafix Kft. szabott személyre. A rendszer alapvetően az értékesítés, marketing és ügyfélszolgálat munkáját hivatott támogatni, és teljes mértékben az adott ügyfél igényeire szabható.
„A Microsoft nagy hangsúlyt fordít a civil szervezetek támogatására, és különösen nagyra értékeljük a Rex Kutyaotthon Alapítvány tevékenységét, hiszen az állatmentésen kívül számos oktató- és szabadidős programot is kínálnak, melyekből a diákok tudhatnak meg többet a felelős állattartásról, így könnyítve meg a pedagógusok munkáját is” – mondta el Szilágyi Bernadette, a Microsoft YouthSpark programjának vezetője.