A szerkesztőség karantén idején is csapatmunka

 |   Microsoft News Center

A médiában dolgozókat is kihívás elé állítja, hogy a szerkesztőségek többségében irodai munkára rendezkedtek be, nem megszokott, hogy egy lap szerkesztőségének legtöbb tagja otthonról dolgozik, fotósok, újságírok, de még a tördelők és vezető szerkesztők is.

A 2017 óta elérhető Teams aktív felhasználóinak a száma épp a napokban lépte át a 44 milliót, ami azért is figyelemre méltó, mert egy hete még 32 millió volt ez a szám. A rekord sebességű, 12 milliós növekedés jórészt az otthoni munkavégzés iránti tömeges igénynek tudható be.

Miért érdemes a Teamst választani?

Leginkább azért, mert a Teams a csapatmunka legáltalánosabb ismérveire épül, ezért gyakorlatilag bármilyen szervezetben, bármilyen tevékenység összehangolására alkalmas: legyen az akár a szerkesztőségi munka egy lapnál, vagy egy rovat munkája, egy melléklet előállítása.

De még akkor is érdemes a Teamsben csoportban dolgozni, ha két-három ember dolgozik egy nagyobb összeállításon. A Teams 0-24 elérhető, a beszélgetések visszanézhetők, egy ötleteléshez bármikor hozzá lehet szólni – ráadásul minden platformról, legyen az akár mobil app, web, vagy épp tablet.

Microsoft Teams
Online tárgyaló – chat, hívás, értekezlet, kivetítő – mindez otthon vagy útközben

Minden a kommunikációval kezdődik. A csevegés, a hang vagy videóhívások mellett a Teamsben az értekezleteket is meg lehet tartani online: egy hívásban akár a teljes szerkesztőség is részt vehet, videóban vagy hangban. Egy Teams értekezlethez akár 250 résztvevői is csatlakozhat.

Amennyiben az újságírók interjút készítenének, a Teamsben lehetőség van a hívások rögzítésére a beépített recording funkciónak köszönhetően. Interjú közben más hívás nem futhat be, mert ezt a Teams megakadályozza, miközben egyébként a kollégák számára látható, hogy éppen elfoglaltak vagyunk.

A hívások közben – tehát valós időben – különböző fájlok, alkalmazások oszthatók meg a felületen, de a képernyőnket is megoszthatjuk a többiekkel. Ha valaki épp nincs netközelben, mert úton van, ők egy telefonszám hívásával csatlakozhatnak az értekezlethez. Eltérő operációs rendszer, platform és mobil eszköz használata sem akadály. A hívások közben file-ok, képernyők, prezentációk oszthatók meg, mintha egy nagy tárgyalóban gyűlt volna össze a szerkesztőség, hogy a kivetítőn kövesse a prezentációkat vagy a heti tartalmi tervet – mindez akár mobiltelefonról is.

A koronavírus helyzettől elvonatkoztatva: egy ilyen közös értekezletbe bárhonnan be lehet csatlakozni, legyen az egy kávézó, a parlament sajtószobája, egy autó, stb.

Annak pedig aki lemaradt egy fontos értekezletről, elküldhető az arról készült felvétel, a megosztott tartalmak pedig az online tárgyalóban továbbra is elérhetőek maradnak.

Microsoft TeamsCsoportmunka – avagy kézirattól a szerkesztett cikkig a felhőben

A kollégák által létrehozott, vagy az általuk megosztott dokumentumok – lapterv, forgatókönyv, content calendar, sajtóközlemények, kéziratok, szerkesztett cikkek, fotók, galériák, videók – egy közös helyen, a szerkesztőség által ideális strukturába rendezetten, minden csoporttag számára, bármikor és bárhonnan elérhetők.

Ugyan csevegésnek hívjuk, de a Teamsen belül küldött üzenet minden funkcióját illetően képes kiváltani az e-maileket: ugyanúgy lehet tárgya, lehet priorizálni, a szövegét hasonló módon lehet formázni, és természetesen fájlok is csatolhatók hozzá, mi több akár videót is streamelhetünk a chatben. Nem kell többé az e-mailekben visszakeresgélni a fájlokat! Az adott csatornán belül közzétett üzeneteket a csoport minden tagja látja, de csoporton belül vagy azon kívül privát, páros üzenetváltások, hívások is kezdeményezhetők. Az így közzétett fájlok, automatikusan az adott csoport felhős tárhelyére töltődnek fel és minden tag számára elérhetővé válnak. Természetesen, fájlok hagyományos feltöltéssel is hozzáadhatók a Teams tárhelyéhez.

A Teamsen belül megnyithatók, szerkeszthetők – akár közösen másokkal – és menthetők a hagyományos Office (word, excel power point) dokumentumok, így nem kell a letöltéssel és az újra feltöltéssel bajlódni.

A feladatok kiosztását és nyomon követését a Planner nevű alkalmazás segíti. Mindez nem jelenti azt, hogy a Teams „ragaszkodik” a Microsoft termékeihez: a meglévők mellett, további, úgynevezett „lapok” hozzáadásával a felhasználó saját, kedvenc applikációt is integrálhatja a Teamsbe, amely egyfajta keretalkalmazásként funkcionál. Újságíróként jó tudni, hogy weboldalak is beállíthatók lapként, vagyis a gyakran felkeresett hírforrások, aktuálisan például a koronavirus.gov.hu is gyorsan elérhető lehet a Teamsből.

Microsoft TeamsCsoportok, kisebb teamek, szerkesztők

A Teams belakása a csoportok létrehozásával kezdődik. Rovatok, alkotóközösségek, tördelők – a csoportokat a szerkesztőségi munkarendnek megfelelően szabadon lehet kialakítani. Lehet, külön csoportja a vezető szerkesztőknek, a rovatoknak, de a rovat-közi projekteknek is. Csoportot létrehozni néhány kattintás, s ha már nincs rá szükség, törölni is lehet bármikor.

A csoporthoz tagokat kell adni. Az egyes tagok hozzáférési, szerkesztési jogosultságait a csoport alapítója szabályozhatja. Miután a csoport készen van, csatornákat kell létrehozni az egyes részfeladatok elvégzésére vagy témakörök megvitatására. Például a gazdasági rovat szerveződhet egy saját csoportba, amelyen belül az egyes szektorok külön csatornákat kaphatnak. És már indulhat is a közös munka!

Minden felhasználó tetszőleges számú csoportban lehet tag.

Ha valaki éppen el van foglalva az írással, ne adj’ isten interjút vesz fel, később is bekapcsolódhat egy közös gondolkodásba. Ha valakit megszólítanak a csevegésben, azt be lehet taggelni, ekkor a Teams app egy notificationnal jelzi neki, hogy egy kérdést vagy megjegyzést neki címeztek.

A Teamsen belül létrehozható a szerkesztőségek szerverein tárolt file-struktúra, amelyből a szerkesztők, tördelők, vagy éppen a CMS rendszer be tudja szívni az anyagokat.

A Microsoft az egyik legsikeresebb alkalmazásaként folyamatosan fejleszti a Teamst, amely lényegében az összes többi irodai alkalmazás számára keretplatformként szolgál. A Teams alapfunkciói ingyenesen elérhetőek innen.