Bagi kebanyakan bisnis, realitas sehari-hari berdasarkan pada ruang kantor tradisional. Jadi, dengan kebijakan pembatasan sosial, sulit bagi banyak karyawan untuk cepat beradaptasi dengan sistem pekerjaan jarak jauh yang baru. Ini termasuk para manajer dan pemimpin yang menghadapi tantangan untuk tidak hanya memastikan tujuan bisnis terpenuhi pada saat ketidakpastian, tetapi juga untuk tim mereka tetap bersatu dan efektif selama masa yang penuh tekanan ini.
Sebagai pemimpin sumber daya manusia (SDM) bagi karyawan di seluruh Europe, Middle East and Africa (EMEA), saya sudah lama bekerja dengan tim virtual. Saya ingin membagikan apa yang telah dipelajari untuk memimpin tim yang tiba-tiba menjadi virtual pada masa sulit ini:
- Tetapkan aturan baru
Bekerja secara virtual mungkin bukan hal baru bagi semua perusahaan – tentu saja di Microsoft, ini telah menjadi bagian dari budaya kami selama bertahun-tahun. Namun, tantangan yang kita semua hadapi selama pandemi ini adalah batasan yang kurang jelas. Misalnya, banyak orang sekarang harus menyeimbangkan bekerja dari rumah dengan menjaga anak, karena sekolah pun ditutup. Dengan pembatasan sosial, anggota tim – terutama mereka yang hidup sendiri – mungkin merasa terpisah dari dunia dan merasa kesepian.
- Bicaralah dengan anggota tim Anda, dan pastikan keadaan mereka. Jangan menganggap Anda memahami realitas baru mereka. Tanyalah dan dengarlah keluh kesah.
- Bantulah mereka bekerja dengan baik, dan berikan dorongan untuk memprioritaskan tugas secara efektif –berfokus pada kegiatan yang mengembalikan nilai paling besar ke bisnis pada saat genting ini. Dan selalu berempati dengan situasi mereka.
- Dorong komunikasi terbuka dan transparansi dengan tim Anda. Di sini manajer bisa benar-benar memberikan contoh. Jika hari kerja Anda harus beradaptasi dengan kebutuhan pengasuhan anak, dan Anda harus mengubah dari jadwal tipe 09.00 – 17.00 yang normal, beri tahu tim Anda jam kerja yang telah disesuaikan. Jelaskan bahwa Anda tidak mengharapkan tanggapan langsung jika Anda mengirim email di luar jam kerja normal.
- Jaga tali silaturahmi
Untuk membuat tim yang efektif, harus ada kepercayaan dan hubungan yang tulus. Untuk tim yang sekarang bekerja dari jarak jauh, ini bahkan menjadi sesuatu yang lebih penting.
Satu hal sederhana yang dapat dilakukan oleh pemimpin adalah mendorong penggunaan video pada saat conference call, baik itu one-on-one atau secara grup. Sekali lagi, berikan contoh. Anda bahkan tidak perlu meminta peserta meeting untuk menghidupkan video mereka. Mereka akan ikut serta menyalakan kamera. Ini adalah sesuatu yang saya ingin lakukan lebih banyak lagi karena dengan video, Anda dapat melihat ekspresi dan mata para peserta, yang tidak hanya membantu berkomunikasi lebih baik, tapi membuat Anda merasa lebih terhubung sebagai satu tim. Kemampuan untuk melihat orang lain akan membantu Anda mengukur lebih baik apa yang tidak dikatakan. Sebagai manfaat tambahan, ini akan memastikan mereka secara aktif mendengar dan ikut serta dalam pertemuan virtual.
Untuk pertemuan one-on-one dan tim, pimpin setiap diskusi dengan bertanya apa saja yang mereka kerjakan, atau apa mereka pikirkan, terkait pekerjaan atau tidak – daripada mengikuti agenda standar. Anda mungkin ingin mengatur waktu terpisah di awal atau akhir minggu, tergantung skala tim Anda.
Pemimpin memiliki peluang untuk membuka dialog dan memperkuat koneksi tim mereka dengan menunjukkan kerentanan mereka sendiri. Misalnya, jika Anda khawatir tentang kesejahteraan teman atau anggota keluarga, jangan takut menceritakannya. Jika Anda drop karena Anda merindukan lingkungan kantor dan bertemu dengan orang setiap harinya, tidak ada salahnya mengungkapkannya. Ini akan mendorong orang lain untuk berbagi perasaan mereka dan pada akhirnya akan membantu membangun tim yang saling percaya.
- Berikan Waktu untuk Bersenang-senang
Di lingkungan kantor, pasti ada waktu untuk mengobrol sebentar atau berbagi cerita. Pada saat semuanya bekerja secara virtual, pemimpin yang berupaya memastikan anggota tim merasa terhubung secara personal akan mendapat manfaat dari tim yang lebih kohesif dan efektif.
Inisiatif sederhana bisa membantu. Misalnya, Anda dapat membuat saluran chatting khusus hanya untuk berbagi foto dan gif lucu di antara tim Anda. Sebagai bagian dari pertemuan virtual reguler, Anda mungkin bisa mengadakan momen ‘karyawan teladan’ untuk seseorang memperkenalkan anak atau hewan peliharaan mereka. Kalau ada yang berulang tahun, jadwalkan panggilan meeting dan berikan surprise dengan menyanyikan lagu Selamat Ulang Tahun. Ya, mungkin ini rasanya agak kuno dan menakutkan, tapi pasti akan membuat orang tersenyum dan merasa seperti tim yang sesungguhnya.
- Jangan lupakan training dan pengembangan
Pelatihan sangat penting tapi sering tidak diprioritaskan pada periode sibuk atau penuh stres. Jangan sampai ikut terjebak seperti pemimpin lainnya. Carilah training yang tepat guna memastikan tim Anda bisa mengasah keterampilan yang mereka butuhkan untuk meningkatkan efektivitas di pekerjaan mereka. Dan ada manfaatnya lainnya dari pelatihan ini.
Waktu perusahaan menciptakan budaya yang menganjurkan orang untuk berpartisipasi dalam pelatihan, Anda bisa lihat peningkatan tidak hanya dalam kinerja tetapi juga keterlibatan karyawan. Kami melakukan survei tahun lalu di antara ribuan pekerja di Eropa yang memantau persimpangan budaya perusahaan, kepemimpinan, dan teknologi. Dalam penelitian ini, kami menemukan perbedaan yang signifikan antara karyawan di perusahaan yang mempromosikan pelatihan dan mereka yang bekerja untuk perusahaan yang menganggap pelatihan kurang penting.
- Lebih efektif: 82% dari mereka yang berada dalam budaya pelatihan mengatakan bahwa tim mereka dapat menyelesaikan banyak masalah ketika mereka bekerja sama – dibandingkan dengan 66% di antara mereka di perusahaan yang tidak memprioritaskan pelatihan
- Fokus kepada pelanggan lebih besar: 59% orang di perusahaan yang menekankan pelatihan mengatakan ada fokus luar kepada pelanggan yang nyata dalam bisnis mereka – ini turun menjadi 31% di antara budaya pelatihan rendah.
- Kepuasan secara keseluruhan: 77% orang di perusahaan yang menekankan pelatihan mengatakan bahwa mereka akan melamar kembali ke pekerjaan mereka – dibandingkan dengan hanya 58% dari mereka di organisasi di mana pelatihan tidak diprioritaskan.
Pelatihan tidak perlu mahal atau rumit. Misalnya, Anda dapat membuat sesi makan siang dan belajar secara virtual di mana kolega yang telah sukses pada proyek tertentu bisa berbagi pengalaman.
- Jagalah Dirimu!
Anda tidak bisa 100% untuk tim Anda jika tidak mengisi kembali energi yang dikeluarkan setiap hari. Jika Anda baru mulai bekerja dari rumah, ini bisa menjadi perjuangan untuk mempertahankan rutinitas normal Anda. Pastikan Anda meluangkan waktu setiap hari untuk melakukan hal-hal yang penting bagi Anda secara pribadi, baik itu yoga, membaca, atau memasak. Jangan lemparkan diri ke dalam pekerjaan untuk mengalihkan pikiran Anda dari tekanan yang datang selama masa krisis. Tetapkan waktu di mana Anda bisa mematikan laptop, atau menutup pintu home office Anda. Selalu aktif bekerja tidaklah sehat. Jika Anda kelelahan atau burnout, Anda akan menderita dan tim Anda akan menderita. Kita semua akan bekerja paling efektif dengan seorang pemimpin yang membawa energi positif ke tantangan yang muncul setiap hari.
Berbicara dengan mentor atau pelatih dapat menjadi cara yang ideal untuk mendapatkan perspektif baru. Jadi, jika Anda tidak memiliki hubungan seperti itu dalam kehidupan profesional Anda, hubungi seseorang yang Anda kagumi dan hormati dan tanya apakah mereka mau menjadi mentor Anda. Secara umum, para profesional suka membantu orang lain, dan untuk menerima permintaan seperti ini adalah salah satu hal paling menyanjung bagi mereka. Jadi jangan malu untuk bertanya.
Ini adalah waktu yang sulit bagi kita semua. Tetapi sebagai pemimpin, saya pikir ini adalah kesempatan bagi kita untuk melihat big picture – melihat kebiasaan lama kita secara lebih objektif, serta dampak cara-cara baru dalam bekerja dan bagaimana kita membentuk budaya tim kita.
Intinya: sekarang adalah saatnya untuk para pemimpin memperkuat otot empati mereka, guna memastikan mereka mendengarkan anggota tim dan berikan contoh (lead by example).