De stap naar een hybride werkcultuur is een even grote trendbreuk als de plotse verschuiving naar afstandswerk van vorig jaar. Bij het opstellen van onze eigen strategie voor hybride werk voor onze ruim 160.000 werknemers wereldwijd (en 450 in België) hebben we twee dingen geleerd: om te beginnen is een nieuwe benadering van de werkbeleving van je werknemers vereist om te kunnen wedijveren voor de beste en meest veelzijdige talenten, en ten tweede is het persoonlijke welbevinden de sleutel om een positieve werknemersbeleving veilig te stellen.
Het effect van de pandemie op de werkplek
Een mens leert altijd bij, maar sinds het begin van de COVID-19-pandemie weten we twee dingen heel zeker: flexibel werken is een blijver, en het talentenlandschap is grondig veranderd. Om organisaties door de transitie te helpen, lanceerden we de 2021 Work Trend Index, een onderzoek bij meer dan 30.000 mensen in 31 landen en een analyse van talloze productiviteits- en werksignalen via Microsoft 365 en LinkedIn. Het omvat ook prognoses van experts die al decennialang onderzoek voeren naar samenwerking, sociaal kapitaal en ruimtelijk ontwerp op het werk.
Flexibel werk is de toekomst
Sommige bevindingen sluiten aan op onze verwachtingen; andere zijn echter echt verrassend.
Zoals verwacht: flexibel werken is er nu en zal blijven. Werknemers willen van beide walletjes eten: 73 % wil de flexibele opties van afstandswerk behouden maar tegelijk heeft 67 % nood aan meer fysiek contact met zijn team. Om dit voor te bereiden overweegt 66 % van de bedrijfsleiders om de fysieke ruimtes te herontwerpen voor een betere harmonisering van het hybride werk.
De mensen zijn moe
Tegelijk merken we ook dat vele bedrijfsleiders voeling verliezen met wat leeft bij hun werknemers. 61 % van hen voelt zich prima, beweert betere relaties te hebben met zijn mensen op het werk en neemt meer vakantiedagen op. Een fel contrast met Gen Z, vrouwen, werknemers in de frontlijn en degenen die pas aan hun loopbaan beginnen: zij geven aan dat ze op hun tandvlees zitten. Eén op vijf beweert dat hun werkgever geen oog heeft voor hun werk-levenbalans. Ze voelen zich overwerkt en moe.
De ontelbare activiteitssignalen binnen Microsoft 365 tonen aan dat mensen harder werken dan ooit. Een voorbeeld: in de meeste landen is de vergadertijd op jaarbasis meer dan verdubbeld (x 2,5). Mensen verzenden 45 % meer chats per week en 42 % meer chats per persoon na de werkuren. Deze cijfers blijven ook na maart stijgen. En als mensen niet in een meeting zitten of chats verzenden, verzenden ze e-mails of werken ze in documenten. Het aantal in februari van dit jaar afgeleverde e-mails ligt 40,6 % hoger dan in februari van vorig jaar, en het aantal mensen dat in documenten werkt, is met 66 % gestegen.
Silo’s staan innovatie in de weg
Geanonimiseerde samenwerkingstrends uit Outlook en Teams onthullen een andere duidelijke trend: bedrijven glijden af naar silo’s. Connectie met onze dichtste netwerken neemt toe, maar connectie met minder nabije netwerken neemt af. Op kantoor loop je andere mensen tegen het lijf, ga je samen lunchen enz. Dat is ontzettend belangrijk om connecties en sociaal kapitaal op te bouwen. Het probleem is dat innovatie stopt waar connecties verschralen. Mensen hebben ruime netwerken nodig om grote problemen op te lossen.
Authenticiteit op het werk
Anderzijds heeft de wereldwijde pandemie het werk ook vermenselijkt. Eén op vijf werknemers heeft virtueel kennisgemaakt met gezinnen of huisdieren van collega’s; 17 % heeft troost gevonden bij een collega. Dit aantal was zelfs hoger bij wie werkt in de hardst getroffen sectoren, zoals onderwijs (20 %), reizen (21 %) en gezondheidszorg (23 %). Echte, oprechte interactie met collega’s kan helpen een werkplek te cultiveren waar mensen vlotter zichzelf kunnen zijn: 39 % denkt nu meer zichzelf te zijn op het werk, en 31 % voelt zich minder gegeneerd nu hun privéleven opduikt op het werk. Diezelfde mensen ervaren sterkere werkrelaties (+ 12 %), hogere productiviteit (+ 23 %) en een beter globaal welbevinden (+ 9 %).
4 op 10 willen vertrekken bij hun werkgever
Een van de meest verrassende gegevens uit dit onderzoek is wellicht dat vandaag 41 % van de werknemers wereldwijd overweegt om in het komende jaar ander werk te zoeken; 46 % plant een belangrijk keerpunt of een carrièrewending te realiseren. In het voorbije jaar is zó veel zó drastisch veranderd dat werknemers hun prioriteiten, hun thuissituatie en hun hele leven herevalueren.
Alles bijeengenomen tonen deze trends dat we ons niet langer vastklampen aan traditionele concepten van tijd en ruimte om samen te werken. Nu meer dan 40 % van de wereldwijde werkkrachten overweegt om dit jaar te vertrekken bij de huidige werkgever, wordt een uitgekiende benadering van hybride werk cruciaal om diverse talenten aan te trekken en te behouden.
De werknemerservaring bij Microsoft
Om de verschuiving naar een getransformeerd bedrijfsmodel aan te pakken, werken we bij Microsoft aan een plan dat mensen alle kansen geeft om extreem flexibel te werken. We investeren in ruimte en technologie om een brug te slaan tussen de fysieke en digitale werelden, en we pakken de digitale uitputting aan door te onderzoeken hoe we de werkbelasting van werknemers kunnen terugschroeven. Dit gaat hand in hand met voorrang voor de wederopbouw van sociaal kapitaal en cultuur.
Alles draait rond het herbekijken van de werkbeleving van onze mensen om de beste en diverse talenten te kunnen aantrekken. De beste leiders tonen empathie voor de unieke behoeften van elke groep in hun organisatie en zien afstandswerk als een hefboom om de beste, meest diverse talenten te overtuigen.
Hybride werk bij Microsoft
Onze BeLux-campussen leven de overheidsbeslissingen na en leggen momenteel dan ook thuiswerk op. Feedback van onze werknemers leert dat sommige BeLux-werknemers uitkijken naar de terugkeer naar de werkplek, terwijl anderen liever op afstand blijven werken en daar soms zelfs echt nood aan hebben. Ons doel is werknemers extra flexibiliteit te gunnen om de individuele werkstijlen te ondersteunen, bedrijfsbehoeften af te wegen en ervoor te zorgen dat we onze cultuur ‘be-leven’. We begrijpen ook dat in sommige functies de fysieke aanwezigheid van werknemers meer vereist is (denk aan ondersteuning van cruciale infrastructuur), terwijl andere jobs evengoed op afstand uitgevoerd kunnen worden. Zodra we het punt bereiken dat COVID-19 onze samenleving niet langer nagenoeg verlamt, zodra de lucht opklaart voor openstelling van onze vestigingen, beschouwen we deeltijds thuiswerken als standaard voor de meeste rollen, voor zover manager en team hierbij op één lijn zitten.
Het welbevinden van onze BeLux-werknemers
Wij blijven zeer bekommerd om de geestelijke gezondheid van onze werknemers. We hebben hen onlangs bovenop de bestaande vakantiedagen vijf betaalde ‘wellbeing’-dagen aangeboden: rusten, opladen, bijtanken zijn nu immers zeer welkom. Iedereen kijkt anders aan tegen ‘wellbeing’ of welbevinden: we moedigen onze mensen aan om deze tijd te gebruiken om te rusten, beweging te nemen, te leren, vrijwilligerswerk te doen of om het even wat zij als deugddoend ervaren. Dit is extra tijd die dit jaar gebruikt moet worden gezien de nog altijd aanhoudende impact van de wereldwijde COVID-19-pandemie.
Verder bieden we ook uitgebreide voordelen en resources aan via ons HR-programma. Werknemers hebben recht op traditionele persoonlijke of virtuele counseling en worden aangemoedigd informatie te lezen of deel te nemen aan events die Microsoft aanbiedt rond mentaal en emotioneel welzijn. Via het Microsoft EAP (Employee Assistance Program) kunnen werknemers een beroep doen op een crisis- en intakelijn (24/7) of inschrijven voor maximaal 12 kosteloze counselingsessies per probleem, per jaar. Via dit EAP kunnen gezinnen geïntegreerde online- en telefonische support krijgen voor hun kinderen met handicaps, problemen of stoornissen in hun ontwikkeling, leren of gedrag.
Het is tot slot belangrijk te beseffen dat technologie een dubbele rol speelt en dat we haar correct moeten gebruiken. We weten dat de alomtegenwoordigheid van technologie in ons professionele en privéleven symptomen van angst en depressie doet toenemen. Ze kan echter ook helpen onze geestelijke gezondheid en ons welbevinden te bevorderen. We gebruiken allemaal My Analytics Wellbeing, een nuttige manier om na te gaan of we kunnen deconnecteren en opnieuw opladen, met opties zoals het ontvangen van berichten nadat je erin slaagt om urenlang niet opnieuw online te gaan, het instellen van Focus Hours om tijd voor jezelf te blokkeren zodat je kan focussen en je werk kan doen zonder te worden gestoord door berichtjes, met automatische blokkering van eigen communicatie totdat je collega’s op hun werk zijn.
Het gebruik van technologie is een uiterst persoonlijke keuze. Grondig nadenken over de manier waarop technologie een negatieve maar ook een positieve rol speelt in je leven, kan helpen je gewoonten te begrijpen en ze eventueel te wijzigen om beter te kunnen ontspannen, meer connectie te hebben met community’s en productief te zijn in je werk.
Ons doel
De COVID-19-pandemie heeft diverse, soms moeilijke omstandigheden veroorzaakt. Het is duidelijk dat ze ons ook veel leert over de toekomst van werk, over hoe en waar onze werknemers blijkbaar het best werken. Dankzij wat we nu leren en begrijpen kunnen we in deze periode leren omgaan met de hybride werkplek en deze finetunen. We bouwen aan extra functionaliteit om werknemers, klanten en business te blijven stimuleren. Dankzij ons hybride werkplekmodel zullen we werknemers een uitzonderlijke werkplek kunnen aanbieden, een fijnere samenwerking en community voor alle 450 mensen bij Microsoft BeLux, en meteen een uitstalraam voor de moderne werkplek die zowel flexibel als hybride is.