W ślad za zmieniającym się stylem pracy powinny podążać również zmiany przyzwyczajeń. Tymczasem nowe narzędzia i dostępne technologie nie zawsze idą w parze z transformacją podejścia do wykonywanych obowiązków. Jak wynika z badania IDC przeprowadzonego w lutym 2020 r. odpowiednie wdrożenie technologii do pracy zdalnej wpływa pozytywnie nie tylko na całą organizację, ale również na indywidualną aktywność pracowników. Badania IDC z kwietnia 2020 z kolei pokazują, że zapewnienie elastycznego modelu pracy stało się najważniejszym celem dla 56% szefów IT w Polsce, zaś 44.5% badanych firm planuje w czasie rynkowej niepewności zwiększyć nakłady na narzędzia do pracy zdalnej.
IDC opracowała koncepcję Future of Work, która odnosi się do zmian w charakterze wykonywania obowiązków i tzw. sposobu pracy przyszłości, a także transformacji pracy na trzech płaszczyznach:
- ewolucji dynamicznego środowiska pracy, nieograniczonego porami dnia i przestrzenią fizyczną;
- współpracy między człowiekiem a technologią;
- nowej kultury pracy, skupiającej się na zapewnieniu odpowiedniego dobrostanu pracowników.
Prezentowana przez IDC i Microsoft koncepcja Future of Work nie ogranicza się jedynie do kwestii wpływu technologii na pracę. Dotyczy również wszystkich obszarów związanych z pracą, które ulegają przekształceniom. Idea zakłada przeformatowanie procesów pracy tak, aby były jak najbardziej efektywne i użyteczne dla pracowników, jednocześnie dbając o niezawodność i bezpieczeństwo infrastruktury IT. Dąży jednocześnie do upowszechnienia wygodnego dostępu do narzędzi, danych i ludzi, poprzez promowanie kultury współpracy i zmianę mentalności oraz nawyków wśród pracowników. Zakłada transformację pionowej struktury organizacyjnej w interaktywny „zespół zespołów” zaangażowany wokół określonych tematów.
Transformacja modelu pracy
Charakter pracy podlega ciągłym zmianom. Rozwój technologiczny wraz z postępującą globalizacją sprzyja jednocześnie tworzeniu nowych modeli biznesowych. Dostęp do urządzeń mobilnych staje się coraz bardziej powszechny, a na rynek pracy wchodzą osoby, które nie znają świata bez Internetu. Wprowadzenie do firmy narzędzi do pracy zdalnej i przede wszystkim do pracy grupowej przynosi na tym polu wiele korzyści. Doskonale pokazały to pierwsze miesiące 2020 roku, kiedy praca zdalna okazała się niezawodnym sposobem na zapewnienie ciągłości biznesu dla organizacji, które z przyczyn niezależnych od siebie były zmuszone do zmiany modelu funkcjonowania. W tym czasie wiele firm, także tych, które z obawy o bezpieczeństwo nie brały takiej możliwości pod uwagę, przeszło w tryb pracy zdalnej.
„Idea pracy zdalnej doskonale wpisuje się w koncepcję Future of Work. Praca z dowolnego miejsca w dowolnym czasie to standardowy sposób działania organizacji międzynarodowych lub rozproszonych, który coraz częściej jest przejmowany również przez mniejsze firmy. Często to pracownicy, którzy chcą być bardziej elastyczni i efektywni, sami inicjują tę zmianę” – mówi Barbara Michalska, Microsoft 365 Business Group Lead w Microsoft. Rynek pokazał, że model ten, zwłaszcza ostatnio, był odpowiedzią na gwałtowne zmiany, a praca zdalna okazała się niezastąpionym sposobem na utrzymanie ciągłości działania biznesu w sytuacjach, w których warunki nie pozwalają na pracę w biurze” – dodaje Barbara Michalska.
Decyzjom o wdrożeniu modelu pracy zdalnej musi jednak towarzyszyć kwestia równowagi na polu pracy i życia zawodowego i odpowiedniego zarządzania czasem. Dostępne technologie umożliwiają elastyczne zarządzanie czasem pracy, jednocześnie pozwalając na zachowanie odpowiedniej jakości wykonywanych zadań.
„Model pracy zdalnej często jest wyzwaniem, które wymaga wsparcia zarówno ze strony przełożonych, jak i całej organizacji. Warto, by managerowie przekazywali pracownikom sugestie dotyczące samoorganizacji pracy oraz wyjaśniali konieczność zachowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, robienia przerw oraz by przypominali o kulturze komunikacji w ramach najbliższych współpracowników czy całych zespołów” – podkreśla Barbara Michalska.
Wyzwania na drodze do skutecznej pracy zdalnej
Jednym z problemów, które pojawiają się już w przedbiegach do wdrażania pracy zdalnej jest infrastruktura. W przypadku przejścia na tryb pracy zdalnej, organizacje zderzają się nie tylko z koniecznością zapewnienia odpowiedniej infrastruktury firmowej, ale przede wszystkim z utrudnionym dostępem do Internetu i urządzeń po stronie pracowników. 20% respondentów, którzy wzięli udział w badaniu przyznało, że największym wyzwaniem w transformacji miejsca pracy jest dla nich przepustowość łączy internetowych.
Drugą kluczową kwestią jest zapewnienie bezpiecznego i wygodnego dostępu do firmowych danych i aplikacji. 30% osób, które wzięły udział w badaniu przyznaje, że toczą nieustanną walkę pomiędzy elastycznością pracy a utrzymaniem odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa. Problem ten dotyczy głównie osób pracujących poza biurem, jednak obowiązek ten spoczywa na firmach. Co ciekawe, według danych GUS, jedynie 30% przedsiębiorstw w Polsce posiadało możliwość połączenia pracowników przez bezpieczne, szyfrowane połączenia VPN, które stanowią fundament bezpiecznej komunikacji pomiędzy użytkownikami a firmową siecią.
Innym wyzwaniem, które zajmuje wysokie miejsce na liście jest kwestia udzielanych dostępów i przydzielanych ról w ramach rozproszonych zespołów. Pracownicy coraz częściej wykorzystują własny sprzęt, przez co praca zdalna niesie dodatkowe ryzyko poszerzenia powierzchni ataków na organizację.
Mając to na uwadze, firmy, które decydują się na wprowadzenie możliwości pracy zdalnej powinny nie tylko zadbać o bezpieczną infrastrukturę, ale także zapewnić pracownikom odpowiednie szkolenia z zakresu bezpieczeństwa IT i tzw. cyfrowej higieny, gdyż najczęściej to właśnie człowiek jest najsłabszym ogniwem w atakach cyberprzestępców.
Gotowość do zmiany drugą naturą współczesnego pracownika
Pracownicy, którzy wzięli udział w badaniu, sami przyznają, że strach przed nowym jest jednym z głównych czynników blokujących ich gotowość do nowego modelu pracy. Aż 45% respondentów badania wskazało opór przed zmianami jako główną barierę dla wprowadzania nowych sposobów pracy. Pracownicy są często przyzwyczajeni do wykonywania zadań w określony sposób i trudno im zmieniać nawyki, takie jak chociażby wysyłanie mailem kolejnych wersji dokumentów jako załączników.
Inny zestaw obaw prezentują np. pracownicy działów IT. W ich wypadku dotyczy to m.in. pracy z aplikacjami w chmurze i konieczności zmiany myślenia o środowiskach IT. Często rozwiązania do pracy zdalnej są dla nich pierwszym punktem kontaktu z modelem chmury.
Dlatego też firmy powinny umiejętnie identyfikować przyczyny obaw pracowników, odpowiednio komunikować planowane zmiany i zarządzać całym procesem.
Pracownicy tak, zarząd niekoniecznie
Dodatkowym wyzwaniem jest fakt, że osoby zarządzające również bywają niechętne wprowadzaniu nowych narzędzi. Według badania IDC, 20% respondentów deklaruje braki wsparcia ze strony zarządów podczas transformacji miejsca pracy.
„Osoby zarządzające często nie wiedzą, w jaki konkretnie sposób i w jakim zakresie technologia może poprawić produktywność ich pracowników i procesów, więc nie poszukują aktywnie ulepszeń. Z drugiej strony, ponieważ przy użyciu narzędzi do pracy zdalnej i grupowej można spłaszczyć strukturę organizacyjną, bo pracownicy niższego szczebla mają łatwiejszy dostęp do osób stojących wyżej w hierarchii firmy w ramach jednego zespołu, mogą rodzić się obawy managerów o własną pozycję w organizacji” – mówi Barbara Michalska z Microsoft. “Dodatkowym problemem może być kwestia kontroli i rozliczania pracowników. W tym wypadku warto rozważyć inne sposoby oceny pracy – na przykład na podstawie wykonywanych zadań czy rezultatów pracy projektowej” – dodaje Barbara Michalska.
Oczywiście w trakcie przeprowadzania istotnych zmian w organizacji managerowie muszą dbać o efektywne komunikowanie się z pracownikami – we wszelkich kwestiach dotyczących nowych reguł funkcjonowania zespołów, przydzielania zadań, rozliczania ich oraz porozumiewania się w nowych warunkach pracy.
Microsoft pomaga swoim klientom we wdrażaniu i adaptacji rozwiązań do pracy zdalnej, Aby zwiększyć korzyści i zadowolenie z zastosowanych narzędzi, firma wypracowała globalną metodykę wprowadzania do organizacji Microsoft 365 i Teams, obejmującą zarówno wsparcie techniczne, jak i pomoc w poszukiwaniu możliwych scenariuszy wykorzystania platformy tak, by podnieść efektywność procesów i upowszechniać jej wykorzystanie. Microsoft wspiera organizacje w pokonywaniu technicznych wyzwań. Kwestie bezpieczeństwa są adresowane już na poziomie tworzenia aplikacji. W związku z tym, standardowe technologie bezpieczeństwa są podstawową częścią architektury Teams, a całość komunikacji jest domyślnie szyfrowana.
Badanie IDC na temat zmian zachodzących w obszarze transformacji charakteru pracy i Future of Work przeprowadzone w lutym 2020 r. objęło firmy w dziewięciu krajach Europy, w tym w Polsce. Wzięło w nim udział 415 przedstawicieli z organizacji zatrudniających powyżej 10 pracowników. Badanie jest dostępne pod linkiem IDC Technology Spotlight: Narzędzia wspierające pracę zdalną i grupową – czyli jak pomóc firmie, zespołowi i sobie w zmieniającej się rzeczywistości. Natomiast badanie European IT Buyer Sentiment Survey przeprowadzone w kwietniu 2020 r. dotyczyło analizy nastrojów firm w kontekście wydatków na IT i objęło 580 respondentów w Europie.
