A destilaria que cria a mistura perfeita de G&T (gin e tecnologia)

garrafas de gin

Silent Pool cresceu e se tornou uma das marcas de gin mais amadas do mundo

Atrás da destilaria Silent Pool há um lago assombrado. De acordo com a lenda local, a filha de um lenhador estava nadando na água quando notou o Rei John, que governou a Inglaterra de 1199 a 1216, observando-a do banco. Enquanto ele avançava em sua direção, ela se afastou, mas entrou em águas mais profundas e se afogou. Todas as noites, por volta da meia-noite, seu fantasma supostamente surge das profundezas.

Alguns funcionários da Silent Pool, em Albury, Surrey, relataram ter visto “coisas estranhas” na área, mas Sophie Best, Chefe de Finanças e Comercial, não é um deles. “Nunca vi fantasmas, mas às vezes fica assustadoramente quieto à beira do lago”, diz ela. Best não tem muito tempo para o sobrenatural, ela está focada em algo diferente – gin.

Silent Pool é uma das marcas de gin premium mais amadas do mundo, com o design diferenciado em suas garrafas chamando a atenção dos fãs em todo o Reino Unido, bem como nos EUA, Itália, Canadá, Cingapura, Peru, Rússia e África do Sul, para citar apenas algumas das dezenas de países para os quais a empresa exporta. Conforme a demanda cresceu, sua produção também. A pequena equipe pode produzir até 10.000 garrafas por dia com seus dois alambiques – chamados Juliet e Ophelia – e estava recebendo 40.000 visitantes por ano antes da COVID-19 chegar.

Quando Best entrou na empresa em 2016, os funcionários usavam papel para registrar tudo o que a empresa estava fazendo – ingredientes entrando, garrafas saindo, vendas, marketing, turnos de funcionários, impostos. Os poucos arquivos digitais existentes foram salvos em discos rígidos individuais e as pessoas estavam usando endereços de e-mail pessoais para questões de trabalho. Conforme a operação se expandia, ela sabia que precisava de uma solução digital.

Ela acrescenta: “Há duas coisas que podem fechar este negócio da noite para o dia: uma delas é ficar sem dinheiro, o que, felizmente, é improvável que aconteça. A outra é a Receita e Alfândega de Sua Majestade (HMRC – departamento governamental que administra e cobra grandes impostos diretos, como imposto de renda, imposto sobre sociedades e imposto sobre ganhos de capital). Com um problema de fluxo de caixa, você pode conseguir pegar um empréstimo e se atrapalhar, mas não há alternativa com a administração fiscal. Temos que ser muito diligentes com a manutenção de registros. É por isso que tivemos que digitalizar nossa operação, para que soubéssemos exatamente o que estava entrando, o que estava saindo e o que devíamos em impostos. Precisávamos de uma plataforma que pudesse registrar todo o nosso negócio de fabricação de gin do início ao fim. É por isso que Bevica era perfeita.”

Ian McCullouch, diretor fundador da Silent Pool, concorda: “HMRC são bastante abruptos, então ou você acerta ou erra – e você não quer errar. Bevica confirma nossa confiança em acertar.”

Bevica é uma plataforma de gestão de negócios para o setor de bebidas, criada pela parceira Microsoft TVision Technology. É baseado no Microsoft Dynamics 365, portanto, pode ser facilmente vinculado ao Microsoft 365, Power BI e PowerApps para ajudar empresas como a Silent Pool a gerenciar finanças, compras, logística, armazenamento, vendas, gerenciamento de relacionamento com o cliente e relatórios.

Claudio Martell, gerente de produto da Bevica, disse: “Fazer parte do Microsoft Partner Program nos permite conectar-nos com empresas ágeis que buscam melhorar sua produtividade e excelência operacional. Estamos muito satisfeitos em poder apoiar organizações que têm esse tipo de visão preparada para o futuro.

“Com o Silent Pool, as bagas de zimbro e os ingredientes que compõem o gin não têm nenhum dever, mas o álcool que compram tem. Bevica permite que eles comprem no status certo. Então, quando eles produzem o gin, ele é mantido com o status de dever correto para o HMRC. Se for exportado, não há imposto de renda e o sistema sabe disso. Se eles distribuírem no Reino Unido para um distribuidor ou talvez para uma loja local para a qual vendem, o sistema saberá disso e registrará uma certa quantidade de impostos a pagar. Tudo o que eles precisam fazer é inserir o descaroçador no local certo em Bevica, e o software sinalizará se o imposto é devido e quanto é. É muito simples.”

ilustração

Best agora pode ver as mudanças de previsão e fluxo de caixa em tempo real, executar relatórios para avaliar os números de vendas no meio do mês em vez de esperar até o final do mês, analisar dados em períodos de tempo específicos para ver qual território de vendas do Reino Unido, país ou canal de vendas tem sido o mais bem sucedido.

Tudo isso pode ser feito em seu laptop em casa, em sua mesa na Silent Pool ou em seu telefone celular enquanto ela está fora e falando de fornecedores.

“A TVision tem sido ótima”, acrescenta Best. “Eles trabalharam em estreita colaboração conosco para configurar o sistema e fizemos muitas perguntas ao longo do caminho. Para uma pequena empresa como a Silent Pool, que tem uma pequena equipe com várias tarefas a fazer, Bevica tem sido brilhante. Simplesmente funciona e não precisamos nos preocupar com isso. Todos podem gerar relatórios de estoque em tempo real em qualquer dispositivo que estejam usando, onde quer que estejam. Isso costumava ser um processo muito lento e manual, e você precisa acertar por causa dos impostos que podemos dever – alguns são pagos e outros não. Também oferecemos muitas amostras grátis. Tentar acompanhar tudo isso sem criar um sistema muito complexo para a equipe foi um grande desafio, mas Bevica também resolveu esse problema.

Além do gin de mesmo nome, Silent Pool também faz vodka, rum e gins à base de frutas usando frutas indesejadas da vizinha Albury Estate.
Além do gin de mesmo nome, Silent Pool também faz vodka, rum e gins à base de frutas usando frutas indesejadas da vizinha Albury Estate.

“Parte do meu trabalho é o planejamento e previsão de estoque. Me sento e trabalho em um plano de produção, e então sabemos quantas rolhas precisamos, quantas garrafas e etc. Com Bevica, sabemos que temos um número X de garrafas ali, mas precisamos delas aqui, e precisamos de um pedido desse produto dentro de dois meses para garantir que ele chegue a tempo. Nunca poderíamos fazer isso antes, não tínhamos aquela visão única de nossa operação.”

O Microsoft 365, o SharePoint e o Teams permitem que ela colabore e se comunique com colegas e compartilhe relatórios, gráficos e dados com eles. Os dados meteorológicos podem ser colocados no topo dos dados de vendas no Power BI para entender se a chuva afetou as vendas em uma feira ou outro evento ao ar livre.

Marie Abery, Diretora do Microsoft Dynamics Business Group, diz que ter uma solução única e completa é incrivelmente atraente para as empresas.

“A maioria dos líderes empresariais diria que sua organização é complexa e isso é apenas a natureza dos negócios hoje”, diz ela. “Portanto, ter uma visão única da verdade em toda a sua empresa não é apenas algo que a equipe deseja, é algo de que ela precisa. O Bevica, que tem suporte do Microsoft Dynamics 365, dá às empresas de bebidas a tranquilidade de saberem de tudo. Mas é muito mais profundo do que isso, também oferece ideias críticas que podem ser postas em prática.”

Todas as informações geradas pelo Silent Pool são apresentadas à Best em gráficos fáceis de visualizar, permitindo que ela veja os picos nas vendas em todo o Reino Unido. Isso pode ajudar a empresa a decidir aumentar o marketing ou lançar novos produtos na área.

“Perceber o que realmente vende significa fazer mais do que é bom e menos do que é mais ou menos ou ruim”, diz Best. “Pode ser tão fácil lançar um milhão de produtos, mas talvez ninguém realmente queira comprá-los. Os dados nos permitem ter um plano realmente focado e segui-lo para fazer o negócio crescer.”

A operação da Silent Pool pode ser complexa. Além do gin de mesmo nome, eles também fazem vodka, rum e gins à base de frutas usando frutas indesejadas da vizinha Albury Estate.

Entre na loja da Silent Pool e você verá gin de camomila, gin de ameixa, gin de damasco e gin de amora, entre outros sabores. Você também verá novas misturas de gin Silent Pool, infundidas com pétalas de rosa e frutas cítricas, orgulhosamente próximas ao produto original.

Também há uma variedade de copos, rolhas, camisetas, bonés, velas, almofadas, aventais e bolsas mais vendidos.

Best admite que organizar a fabricação e entrega de todos esses produtos teria sido “um pesadelo” sem Bevica.gin e taça

Criar todos esses gins diferentes também mantém os destiladores especializados da empresa em alerta. Em vez de apenas seguir a receita do Silent Pool, que apresenta 24 botânicos e um processo de destilação de quatro estágios, os especialistas da empresa agora passam dias curvados sobre uma mesa no chão da fábrica, misturando diferentes ingredientes para encontrar a melhor combinação.

Diferentes tipos de zimbro – a base de todos os gins – são misturados com frutas frescas locais, mel de colmeias em um vinhedo próximo, lavanda de uma fazenda a apenas alguns quilômetros de distância, camomila e uma série de outras ervas e especiarias para criar novos produtos.

Como você provavelmente pode ver, a equipe da Silent Pool tem orgulho de sua área local e tenta obter o máximo de ingredientes possível nas proximidades. Isso também ajuda a apoiar as empresas locais e reduzir o desperdício.

“Nós agora produzimos gins para alguns dos vinhedos do Reino Unido”, acrescenta Best. “Pegamos suas cascas de uvas mortas, destilamos em uma aguardente de uva e, em seguida, destilamos em um gin. Este é um produto que eles essencialmente estariam jogando fora. Os vinhedos também fermentam seu suco de uva de terceira ou às vezes de quarta prensagem, mandam para nós e então podemos destilá-lo. Também fizemos alguns tipos de vermute.”

Os especialistas da Silent Pool passam dias misturando diferentes ingredientes para encontrar a melhor combinação
Os especialistas da Silent Pool passam dias misturando diferentes ingredientes para encontrar a melhor combinação.

Apesar do enorme sucesso de seu gin exclusivo, foi útil ter produtos que atendem a uma variedade de gostos durante a pandemia da Covid-19. A Silent Pool continuou negociando durante todo o bloqueio, embora com uma força de trabalho reduzida, mas as visitas aos clientes tiveram que parar por alguns meses.

A empresa chegou a vender gel para as mãos com perfume de gin e ofereceu um desconto aos funcionários do NHS em todos os seus itens.

Abery, na Microsoft, viu muitos novos produtos sendo lançados por seus clientes desde março. “Falo com muitos líderes empresariais que exploraram novas fontes de receita durante a pandemia da COVID-19”, disse ela. “A colaboração e a organização necessárias para fazer isso são incríveis, mesmo quando você não está lidando com restrições e regras em torno do distanciamento social. A tecnologia tem sido um salvador para muitas empresas que lutam com o ‘novo normal’.

Com a confiança do consumidor em constante mudança, muitas vezes em linha com as diretrizes do governo, a Silent Pool tentou se adaptar em conjunto.

“O que descobrimos recentemente é que precisamos ser muito mais ágeis”, diz McCulloch. “Agora que estamos no ‘novo normal’, temos que responder às mudanças no marketing e nos canais muito mais rapidamente do que antes. Bevica nos permitiu fazer isso sem nos dar aquela sensação terrível de ‘perdemos alguma coisa?’”

O número de visitantes começou a aumentar novamente antes do governo introduzir um limite de seis pessoas se reunindo em um lugar e, em seguida, um segundo bloqueio. As visitas à destilaria para grupos de 14 pessoas que já haviam sido reservadas tiveram que ser alteradas para acomodar grupos menores.

Esperamos que as restrições diminuam nas vésperas do Natal, a época mais movimentada do Silent Pool do ano.

“Fazemos 40% do nosso negócio total entre outubro e dezembro”, diz ela. “Normalmente, também vemos um aumento na demanda no verão. No entanto, vimos isso online este ano, por causa do bloqueio. Nosso site tem estado muito ocupado quase desde o momento em que o bloqueio foi anunciado.

“Assim que terminar a movimentada temporada de Natal, começaremos a planejar o ano que vem. Vamos limpar as alambiques e os tanques prontos para o início do bom tempo na Páscoa, quando todos pensarem: ‘ah, sim, o sol saiu, vou tomar um gin com tônica’.”

A Silent Pool oferece um serviço de recarga para incentivar as pessoas a reutilizar suas garrafas de gin
A Silent Pool oferece um serviço de recarga para incentivar as pessoas a reutilizar suas garrafas de gin.

Mesmo com as restrições do governo em vigor, a Silent Pool continua a expandir seus negócios. O Bevica e o Microsoft 365 contribuíram para isso e ambas as plataformas garantirão que os fãs de gin possam desfrutar de sua bebida favorita neste Natal.

Se você tiver a sorte de encontrar uma garrafa de Silent Pool sob a árvore no dia 25 de dezembro, pode haver mais “espíritos” em sua casa do que você imagina. Lembra do lago assombrado atrás da destilaria Silent Pool? Cada garrafa de gin contém uma pequena quantidade de água cristalina.

Best adiciona rapidamente: “É filtrado antes de ir para o gin!”

Isso é apenas mais uma coisa que Bevica mantém controle.

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