A filosofia e prática de nosso local de trabalho híbrido

mulheres de máscara em escritório

Por Kurt DelBene – Vice-presidente executivo

Em meio à diversas e difíceis circunstâncias causadas pela pandemia da COVID-19, fizemos observações importantes sobre o futuro do trabalho, analisando como e onde nossos funcionários acreditam que trabalham melhor. O que estamos aprendendo e compreendendo nos levou a usar esse período para crescer e evoluir em relação ao nosso local de trabalho para o formato híbrido, construindo recursos adicionais para ajudar nossos funcionários, clientes e negócios a continuarem a prosperar.

Em março do ano passado, enviei um e-mail para nossos funcionários em todo o mundo, indicando que estávamos instituindo uma política obrigatória de trabalho remoto para nossos escritórios ao redor do mundo, exceto para os trabalhos locais essenciais. A partir de hoje, depois de mais de um ano em que a maioria dos funcionários da Microsoft trabalhou remotamente, vários de nossos escritórios atingiram um estágio que atende ou excede os requisitos do governo para acomodar mais funcionários, enquanto muitos outros funcionários continuarão a trabalhar remotamente. Atualmente, os locais de trabalho da Microsoft em 21 países têm sido capazes de acomodar funcionários adicionais em suas instalações – representando cerca de 20% de nossa população global de funcionários. Em 29 de março, a Microsoft também começará a fazer essa mudança em nossa sede em Redmond, Washington, e nos escritórios próximos.

Desde o início da pandemia, nossa prioridade número um tem sido o bem-estar e a segurança de nossos colaboradores. Nunca paramos de monitorar os dados de saúde locais e rastrear os requisitos do governo para determinar quando nossos escritórios poderiam acomodar com segurança trabalhadores adicionais no local. À medida que alguns funcionários retornam aos nossos locais de trabalho globais e outros preferem ou precisam trabalhar remotamente, estamos encontrando outras maneiras de colocar nosso modelo de trabalho híbrido em prática. Em cada um de nossos locais de trabalho globais, o modelo de local de trabalho híbrido demonstra equilíbrio, fornecendo serviços adicionais limitados no escritório para aqueles que optam por retornar, ao mesmo tempo em que apoia aqueles que precisam trabalhar remotamente ou se sentem mais confortáveis ​​em seguir desta forma. Nosso objetivo é dar aos funcionários mais flexibilidade, permitindo que trabalhem onde se sintam mais produtivos e confortáveis, ao mesmo tempo que os encorajamos a trabalhar em casa, pois o vírus e suas variantes continuam preocupantes.

Tomando o exemplo nosso escritório em Redmond, temos monitorado de perto os dados de saúde locais por meses e determinamos que o escritório pode acomodar com segurança mais funcionários no local, mantendo-se alinhado aos limites de capacidade do estado de Washington. Enquanto observamos o progresso contra o vírus na região e continuamos a avaliar nossa orientação, os funcionários que trabalham em Redmond ou em locais próximos têm a opção de retornar a essas instalações ou continuar trabalhando remotamente,  além da flexibilidade de fazer misturar ambos os modelos.

Embora não possamos prever tudo o que os próximos meses nos reservam, estamos preparados para enfrentá-los com uma mentalidade de crescimento – aprendendo, reavaliando e atualizando nossa resposta conforme necessário.

O caminho para nosso ambiente de trabalho híbrido evoluído

Há um ano, estávamos aprendendo rapidamente que o vírus e seu impacto eram muito complexos de prever. Embora inicialmente tenhamos tentado fornecer orientação baseada em cronogramas específicos e as fases através das quais a pandemia provavelmente progrediria, não entendemos bem o suficiente para prever com precisão quando cada uma dessas fases ocorreria. Logo, descobrimos que precisávamos desenvolver uma estratégia de retorno ao local de trabalho que pudesse ser responsável pelas constantes mudanças nas condições de saúde pública e orientação governamental para manter nossos funcionários e comunidades seguras. Também precisávamos conduzir uma abordagem consistente em todas as geografias, criando um esforço de resposta à COVID-19 unificado dentro da empresa.

Com isso em mente, desenvolvemos um Hybrid Workplace Dial que se baseia em seis estágios definidos – em vez de cronogramas específicos – e nos permite ajustar rapidamente nossos locais de trabalho dependendo das condições de saúde, ao mesmo tempo em que se mantém orientado por dados em nossa tomada de decisão. O Dial nos ajuda a atribuir um estágio a cada um de nossos locais de trabalho, dependendo dos dados de saúde locais atuais e das orientações do governo. O botão pode ir em ambas as direções – movendo um local de trabalho para frente quando a carga de doenças locais melhora, e também voltando quando observamos que pode haver uma piora. Cada estágio é definido por um conjunto de critérios baseados em dados (por exemplo, tendências em casos e mortes e diretrizes governamentais), bem como avaliações de prontidão do local, e carrega consigo um conjunto de políticas e ações prescritas.

Por exemplo, embora os Estágios 4 e 5 ofereçam opções limitadas ou amplas para os trabalhadores que optam por trabalhar presencialmente, os funcionários são incentivados a trabalhar remotamente enquanto seus escritórios permanecem nos Estágios 1-5 e não devem sentir que precisam retornar. No Estágio 6, o COVID-19 não é mais um fardo significativo para a comunidade local e se apresenta mais como um vírus endêmico, como a gripe sazonal. Nesta fase final, a maioria dos requisitos do local de trabalho específicos da pandemia e medidas de prevenção são removidos, permitindo que quase todos os serviços dos escritórios retornem. No caso de Redmond, a mudança planejada para 29 de março representará uma mudança no indicador do Estágio 3 para o Estágio 4.

Como alguns de nossos escritórios em todo o mundo são capazes de acomodar mais funcionários com base no cumprimento ou superação dos requisitos locais de saúde pública, estamos tomando as precauções necessárias para criar uma experiência segura, e a responsabilidade pessoal será vital para mantê-la. Em cada um de nossos escritórios que estão nos Estágios 1 a 5, estamos adotando uma abordagem cautelosa que inclui o distanciamento social dos espaços de trabalho, coberturas faciais, procedimentos de limpeza extensos, atestados de saúde diários, estratégias de atendimento e muito mais.

As mudanças em nosso local de trabalho como resultado dessas mudanças são substanciais, mas acreditamos no conceito e no poder dessa estratégia de retorno ao local de trabalho que se alinha aos nossos princípios fundamentais:

  • O bem-estar físico, mental e emocional são nossa prioridade.
  • Apoiamos as necessidades dos funcionários e oferecemos flexibilidade para trabalhar remotamente e no local de trabalho da Microsoft, conforme as condições o permitirem.
  • Continuamos atendendo nossos clientes e continuamos as operações comerciais críticas.
  • Atendemos ou excedemos os regulamentos, como orientações locais, governamentais e/ou de saúde pública.

Analisando milhares de funcionários que retornaram aos locais de trabalho da Microsoft de alguma forma, estamos observando que eles estão adotando a flexibilidade de dividir seu tempo entre um escritório e casa . Com base nos dados, vemos que 54% dos entrevistados da pesquisa que optaram por retornar no Estágio 4 estão gastando menos de 25% do tempo em um de nossos locais de trabalho. Além disso, 69% estão gastando 50% ou menos tempo  no modelo presencial. Entendemos que essas respostas são baseadas no cenário atual, onde muitos funcionários ainda não foram vacinados e muitas escolas permanecem fechadas. Continuaremos a ouvir e incorporar o feedback dos funcionários à medida que as condições e circunstâncias evoluem.

Mudanças no local de trabalho para manter os funcionários seguros

Cada um de nós reconhece que o local de trabalho não é o mesmo lugar agora de quando o deixamos. Desde que a maioria de nós começou a trabalhar em casa no ano passado, nossas equipes implementaram uma variedade de medidas de saúde e segurança para garantir que estamos atendendo e, em muitos casos, excedendo os requisitos definidos por funcionários de saúde pública. Este esforço se traduz em inúmeras ações de proteção para alinhar a nossa prioridade número 1 de proteger o bem-estar de nossos funcionários:

  • Avaliamos todos os locais de trabalho da Microsoft para entender quais ajustes são necessários para permitir o distanciamento social e atender aos padrões de saúde locais e forneceremos suprimentos pessoais a todos os funcionários e funcionários externos, como lenços desinfetantes e máscaras, para uso no local.
  • Para atender às diretrizes de capacidade local e requisitos de distanciamento social, implementamos estratégias de atendimento para espaços baseados em equipe ou abertos/compartilhados, ajustes de espaço físico quando necessário ou uma combinação de ambos com base nas necessidades organizacionais.
  • Ajustamos nossas instalações e uma série de ofertas de serviços presenciais. Por exemplo, temos capacidade limitada em salas de conferências e serviços de transporte da Microsoft, colocamos sinalização em áreas comuns e refeitórios para garantir o distanciamento social e fornecemos desinfetantes para as mãos em todos os nossos edifícios.
  • Estabelecemos padrões semelhantes e consistentes que se aplicam aos nossos funcionários quando viajam para nossos outros locais de trabalho e para clientes e parceiros quando visitam nossos locais.

Embora as taxas de vacinação continuem a aumentar e sejam críticas para aliviar o fardo da doença em nossas comunidades, as taxas atuais não diminuem nossas precauções no local ou expectativas na maioria de nossos locais de trabalho. Continuamos monitorando o impacto da vacina, bem como orientações de saúde pública para aconselhar sobre quaisquer mudanças em nosso local de trabalho, conforme necessário.

Avançando em um ambiente de trabalho híbrido e moderno

Olhando para o futuro, sabemos que o trabalho híbrido requer um novo modelo operacional e estratégia que abrange uma política de trabalho flexível, design de espaço inclusivo e soluções de tecnologia inovadoras. O local de trabalho moderno exige que as empresas atendam às expectativas dos novos funcionários, conectem uma força de trabalho mais distribuída e forneçam ferramentas para criar, inovar e trabalhar em conjunto para resolver problemas de negócios. Como uma forma de compartilhar as percepções do local de trabalho observadas no ano passado e o que podemos esperar no futuro, lançamos hoje o Índice de Tendências de Trabalho 2021, que inclui novos dados, pesquisas profundas e percepções de especialistas do que os líderes devem considerar à medida que a era do trabalho híbrido se desenvolve.

Acreditamos no valor de reunir as pessoas no local de trabalho. Ter instalações em todo o mundo enriquece nossa cultura com novas ideias, novas perspectivas e pontos de vista locais exclusivos que nos ajudam a continuar aprendendo uns com os outros. De laboratórios de inovação a centros de instrução, estar perto de nossos clientes e ter mais interação nos ajuda a entender melhor as necessidades dos clientes e parceiros, agregando valor ao excelente trabalho que estamos fazendo juntos.

Continuamos comprometidos em fornecer espaços que antecipem as diferentes maneiras pelas quais as equipes precisam trabalhar juntas, ao mesmo tempo em que oferecemos a flexibilidade e agilidade de que agora precisamos. Adotamos uma abordagem cuidadosa e orientada para a pesquisa para projetar nossos locais de trabalho e nos sentimos confiantes de que ainda podemos permitir um ambiente colaborativo, saudável e seguro com mudanças mínimas necessárias para nossa estratégia de design fundamental de inclusão. A Microsoft padroniza o design inclusivo em nossos escritórios e nos baseamos em toda a diversidade humana para garantir que cada espaço que criamos beneficie as pessoas universalmente. Estejam os funcionários trabalhando em casa, presencialmente ou utilizando muitos dos espaços de colaboração ao ar livre que temos em nossos locais de trabalho.Nossa abordagem busca criar um sentimento de pertencimento e ajuda as equipes a permanecerem conectadas, independentemente de como escolherem trabalhar.

Além disso, reunimos um grupo de pesquisadores, engenheiros e especialistas em imóveis e instalações da Microsoft para criar um protótipo de espaços de reunião híbridos em nossos escritórios em Redmond, Washington e Reino Unido. O grupo está investigando diferentes configurações e tecnologias parareunião, como várias telas, câmeras e cenários de realidade mista para entender a configuração mais eficaz e inclusiva para o trabalho híbrido. Ainda é o começo, mas exploramos soluções que vão desde a simples reconfiguração de tecnologias existentes até o design de novas inovações do Microsoft Teams para trabalho híbrido.

Capacitar a produtividade remota continua sendo um requisito que envolverá novas ferramentas de colaboração, infraestrutura de nuvem robusta e uma nova maneira de pensar sobre segurança de rede. Também reconhecemos que o trabalho híbrido apresenta novos desafios, como garantir que todos se sintam incluídos e envolvidos, independentemente da função ou localização. É importante que tenhamos a intenção de criar espaço para conversas inclusivas e definir novas formas de trabalhar juntos. Para esse fim, estamos apoiando a evolução do trabalho híbrido por meio de inovações em nossas ferramentas de tecnologia para ajudar as pessoas a navegar em ambientes de trabalho remotos e híbridos (por exemplo, Modo Juntos, Quadro Branco da Microsoft nas reuniões do Teams e Microsoft Teams com recursos como captura inteligente).

Embora não saibamos o quão longe está um novo normal, estamos nos adaptando a uma nova maneira de trabalhar com uma compreensão ampliada de flexibilidade. Sabemos que existem milhares de formas de trabalhar – no último ano os nossos colaboradores mostraram  que é possível – e acreditamos que a flexibilidade é essencial para manter o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.

A comunicação frequente e transparente com nossos funcionários se tornou mais crítica do que nunca, estabelecendo um ciclo de feedback significativo que nos permite aprender e interagir. Com base no feedback dos funcionários, sabemos que alguns estão ansiosos para retornar ao local de trabalho, enquanto outros preferem ou precisam continuar trabalhando em casa. Nosso objetivo é dar aos funcionários flexibilidade adicional para apoiar estilos de trabalho individuais, equilibrar as necessidades de negócios e garantir que vivamos nossa cultura. Também entendemos que alguns trabalhos exigem que os funcionários estejam no local, como funções que oferecem suporte a infraestrutura crítica, enquanto outros trabalhos são executados remotamente. Assim que chegarmos a um ponto em que a COVID-19 não representa mais um fardo significativo para nossas comunidades, e conforme nossas unidades passam para o estágio aberto do Dial, consideramos o trabalho de casa parte do tempo (menos de 50%) como padrão para a maioria das funções – assumindo o alinhamento do gerente e da equipe. Agora e no futuro, temos a oportunidade de reexaminar noções tradicionais de alinhar trabalhos específicos a ambientes específicos.

Com nosso modelo de local de trabalho híbrido, forneceremos aos funcionários um local excepcional para trabalhar, criaremos maior colaboração e comunidade para mais de 160.000 pessoas que trabalham na Microsoft e apresentaremos um exemplo de local de trabalho moderno que é flexível e híbrido.

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