Para este post, convidamos Marvin E. Duende, chefe da equipe de TI do bom velhinho, para escrever um texto exclusivo sobre sua experiência no uso de tecnologia em sua oficina no período de festas.
Nesta época do ano, nosso trabalho nunca acaba. Imagine receber bilhões de cartas pedindo presentes, e deixar tudo pronto para que eles cheguem a tempo nos endereços certos. Manter a organização de todos os duendes da oficina sempre foi um problema e eu nunca achei um método ou solução para realizar esse trabalho de forma eficiente.
Desta vez, decidi fazer uma pesquisa sobre como ajudar o Papai Noel e os outros duendes a serem mais organizados e trabalhar em equipe para tornar a preparação e a entrega de presentes mais eficiente. Explorei muitas opções e, finalmente, decidi que a melhor forma de colocar um pouco de ordem na oficina do Noel era com tecnologia.
Para começar, agora recebemos cartas por e-mail no formato Word. Atualmente, as crianças usam muito a tecnologia, algo simples para elas. Além disso, recebemos cartas com o modelo natalino que o Papai Noel tanto gosta, que são simples para todos nós lermos na Modo de Leitura.
As cartas vão chegando em Word e são guardadas num bloco de notas do OneNote para organizá-las por país, estado e cidade. Compartilho esse bloco de notas com os duendes da oficina e os que são responsáveis por preparar o trenó do Papai Noel, de modo que todos nós saibamos quais presentes vão em quais sacolas e a melhor maneira de organizá-las no trenó para que a jornada seja mais rápida e eficiente.
E o melhor de tudo é que não temos de nos preocupar com o espaço de armazenamento, pois todos os arquivos e blocos de notas do OneNote são guardados na nuvem. Usamos o OneDrive para isso, o que torna tudo acessível em qualquer dispositivo, a qualquer momento. Todos nós podemos acessar o OneDrive, checar as cartas no Word e tomar notas; podemos até editar os arquivos simultaneamente, e as mudanças aparecem em tempo real.
Os duendes responsáveis pela oficina também usam o Excel para manter um registro dos presentes que foram pedidos, produzidos e preparados para a entrega. Além disso, uma das soluções que nos ajudaram a não esquecer qualquer detalhe é o Office Lens. Todos nós duendes temos o app em nossos smartphones e o usamos para tirar fotos de nossas reuniões de planejamento natalinas e para escanear as notas de produção de presentes. Tudo está mais bem organizado e ninguém esquece nenhum detalhe, o que resulta em presentes entregues no prazo. Nós subimos todas as fotos do Office Lens para nosso bloco de notas do OneNote e elas são sincronizadas na nuvem.
Também encontramos a melhor maneira de documentar e compartilhar nosso trabalho, uma vez que nosso trabalho está feito e todas as crianças receberam seus presentes. Com o Sway, posso incluir fotos, vídeos, tweets e até postagens do Facebook num formato arrasador e compartilhar com todos os duendes com apenas um clique. É um sucesso! Os duendes podem ver de qualquer dispositivo e podem até mesmo incluir conteúdos pois posso configurar as opções para que qualquer um com o link para meu Sway possa colaborar.
Fui muito sortudo em encontrar essas soluções da Microsoft. Na vila, somos conhecidos como “Ajudantes Tecnológicos de Papai Noel” e elas nos ajudaram a nos manter mais bem organizados, a trabalhar como uma equipe e tornar nosso trabalho mais eficiente. E o melhor de tudo, agora temos mais tempo para passarmos juntos e fazer as coisas que mais gostamos.
É assim que as coisas estão na oficina agora. Estou muito orgulhoso de todos terem adotado essas ferramentas tão rapidamente e trabalhado tão bem no que fizemos. Elas são simples de usar e uma grande ajuda, tornando possível que todas as crianças recebam seus presentes na hora certa!
