Por Jared Spataro, vice-presidente corporativo do Microsoft 365
Na semana passada, com o aumento dos casos de COVID-19 pelo mundo, milhões de pessoas migraram para o trabalho remoto. E nós estávamos lá com eles. De Milão a Puget Sound, dezenas de milhares de funcionários da Microsoft alocados em áreas impactadas começaram a trabalhar em suas casas. Muitos de nossos clientes nos pediram para compartilhar os detalhes de como habilitamos o trabalho remoto para uma força de trabalho tão grande. Minha colega Nathalie D’Hers é a pessoa certa para oferecer essa explicação.
Nathalie e sua equipe fazem parte do Core Services Engineering and Operations (CSEO) da Microsoft, nossa equipe interna de TI que cria e opera os sistemas que fazem a Microsoft rodar. Eles passaram os últimos anos transformando a produtividade do usuário final em toda a empresa e, claro, aprendendo muito ao longo do caminho. Neste texto, ela nos apresenta as principais maneiras pelas quais o time de CSEO da MICROSOFT está habilitando o trabalho remoto de nossos colaboradores. Com a palavra, Nathalie.
“Quando perguntam sobre meu trabalho, digo que minha equipe e eu garantimos que cada funcionário da Microsoft tenha em mãos as ferramentas, os recursos e as soluções necessárias para ele/ela seja o mais produtivo, criativo e seguro possível — e isso trabalhando a partir de qualquer local e dispositivo, claro. Nos últimos anos, isso significou supervisionar a jornada da Microsoft para a nuvem. Para chegar lá, foi necessário gerenciar o acesso à rede e identidade de todos os usuários; garantir que os dispositivos usados para acessar a rede sejam seguros e íntegros; e fornecer aos usuários acesso aos aplicativos de produtividade que eles precisam.
Abaixo, identifiquei algumas das principais maneiras que estamos utilizando para habilitar o trabalho remoto na Microsoft. Espero que você ache as informações úteis, mas também entendo que a Microsoft possui recursos que muitos líderes de TI podem não ter. Além disso, todas as empresas estão em um estágio diferente de sua jornada para a nuvem. Talvez o gerenciamento de identidades e dispositivos seja sua principal prioridade, ou você esteja explorando projetos de longo prazo — como autenticação multifatorial (MFA) ou virtualização de desktops. Talvez você esteja trabalhando para capacitar o acesso aos recursos por meio de um navegador.
Todo líder de TI precisa definir as prioridades para permitir que os colaboradores de sua companhia estejam aptos a serem produtivos de qualquer lugar. Nós entendemos isso e queremos ajudar. Ao fim desse post, você encontrará um link para a nossa nova Comunidade de Tecnologia de Trabalho Remoto de Ativação. Espero que você participe e compartilhe sua própria jornada por lá. Com isso, vamos conhecer as 9 principais maneiras pelas quais nossa equipe está habilitando o trabalho remoto.
1. Identidade do usuário e acesso
Tudo começa com o gerenciamento de identidades. Temos um ambiente híbrido que nos ajuda a reter e expandir os sistemas existentes, enquanto usamos um plano de controle baseado em nuvem para permitir que as pessoas trabalhem de forma produtiva e segura. Seja funcionário, parceiro ou fornecedor, todo usuário que precisar acessar a rede corporativa recebe uma conta principal sincronizada com o Azure Active Directory (Azure AD). Para saber mais sobre nossas práticas de gerenciamento de identidades e acessos, consulte nosso IT Showcase, que abrange identidades de usuários e acesso seguro.
2. Autenticação multifatorial (MFA, na sigla em inglês)
O MFA é necessário para acessar qualquer recurso corporativo da Microsoft. Quando um usuário se conecta remotamente ao nosso domínio usando suas credenciais em um dispositivo que gerenciamos, o MFA é quase transparente. Oferecemos três métodos de autenticação: cartões virtuais e físicos suportados por certificado, Windows Hello for Business (com entrada PIN ou biométrica) e autenticação multifatorial do Azure. Para saber mais sobre como habilitar o Azure MFA para oferecer suporte ao trabalho remoto, confira este tutorial.
3. Gerenciando dispositivos
Na Microsoft, gerenciamos uma vasta gama de dispositivos, incluindo Windows, Mac, Linux, iOS e Android. Como muitos de vocês, estamos fazendo a transição para um ambiente de gerenciamento totalmente baseado em nuvem. Enquanto realizamos essa mudança, colocamos em prática uma abordagem de co-gerenciamento com o Microsoft Endpoint Manager (MEM). O MEM integra o Microsoft Intune e o Configuration Manager em um único console, onde você pode gerenciar todos os seus endpoints e aplicativos, além de tomar medidas para garantir que eles sejam seguros e confiáveis.
Com mais funcionários trabalhando remotamente e revezando dispositivos, é importante oferecer suporte a cenários como “bring-your-own-device” (BYOD) ou “traga seu próprio dispositivo”. Oferecemos registro de autoatendimento para que os usuários possam ingressar com rapidez e facilidade no Azure AD e se inscrever no MEM para acessar os recursos da empresa. Depois de registrado, o MEM aplica políticas apropriadas, por exemplo, para garantir que um dispositivo seja criptografado com uma senha forte e possua certificados de acesso a coisas como redes privadas virtuais (VPN) e Wi-Fi. O MEM também pode garantir que os dispositivos estejam seguindo a política, verificando o status de conformidade e integridade do dispositivo no Azure AD, enquanto processa a autenticação do usuário. Para obter orientações sobre a implantação e o uso do MEM, suas equipes podem consultar a documentação e os tutoriais do MEM.
4. Aplicativos de produtividade
Com base nos pontos anteriores, estamos levando nossos funcionários a trabalhar na nuvem. Isso é particularmente importante, uma vez que agora temos um alto número de profissionais trabalhando remotamente. O Microsoft 365 permite que os usuários acessem recursos e compartilhem arquivos com aplicativos do Office pela Web, dispositivos móveis e desktops, armazenando seu conteúdo na nuvem por padrão. O Outlook mobile, Microsoft Teams e OneDrive estão em todos os nossos dispositivos corporativos, para que as pessoas possam acessar seus emails, calendários e arquivos no File Explorer do Windows, Finder do Mac e no Office Apps em dispositivos móveis. Os usuários podem salvar seus arquivos no OneDrive da mesma maneira que salvam arquivos no disco rígido, e isso é essencial para obter arquivos na nuvem. Agora, eles também podem fazer coautoria e comentários em tempo real nos documentos armazenados na nuvem, o que se mostrou extremamente útil para uma força de trabalho distribuída.
5. Reuniões e colaboração
Todos nós da Microsoft usamos o Teams diariamente para bate-papo, reuniões, chamadas e colaboração. Agora que nos encontramos trabalhando remotamente, conseguimos permanecer produtivos porque estamos acostumados a um espaço de trabalho digital. Toda reunião é uma reunião do Teams agora, e geralmente com vídeo. Estamos usando recursos como desfoque de fundo para bloquear nossos filhos travessos, nossos cães latindo e nossos móveis mais estranhos. Ao nos reunirmos para ajudar nossos clientes a se prepararem para o trabalho remoto, descobrimos que a capacidade de gravar reuniões se tornou essencial. Todos os participantes podem acessar as gravações das reuniões para depois ouvir as partes mais relevantes. Também contamos com o ambiente do Microsoft 365 para capacitar os funcionários a colaborar por meio da criação de autoatendimento de Grupos ou equipes do Office 365 dentro do Teams, garantindo segurança, conformidade e capacidade de gerenciamento adequadas. Para saber mais sobre a nossa experiência na habilitação do trabalho remoto com equipes, consulte nossa postagem do IT Showcase.
6. Acesso a aplicativos de linha de negócios (LOB)
A Microsoft migrou a maioria dos nossos aplicativos legados para a nuvem. Mas mesmo com a maioria deles acessíveis por lá, alguns ainda exigem VPN. Além disso, estamos lançando o Windows Virtual Desktop e estamos ampliando esta oferta para oferecer suporte aos dispositivos que nossos desenvolvedores desejam usar (mais sobre isso mais adiante na publicação). Para se expressar com o Windows Virtual Desktop, você pode apontar suas equipes para este tutorial.
7. Monitoramento de serviço
Com o aumento da carga e uso, com tantas pessoas trabalhando remotamente, o monitoramento de serviços se mostrou crucial para garantir que tudo esteja funcionando como deveria. Monitoramos cuidadosamente o desempenho dos aplicativos e da rede. Também incorporamos o monitoramento de telemetria de produto em todas as soluções, para que possamos verificar os relatórios em busca de métricas de satisfação do usuário e alterações no comportamento do serviço.
8. Cultura e gerenciamento de mudanças
O trabalho remoto pode criar desafios para manter uma cultura de trabalho saudável e gerenciar a mudança. As modernas plataformas sociais e de engajamento podem ajudar a garantir que as mensagens sejam ouvidas, a liderança seja visível e as melhores práticas sejam compartilhadas. Em nossa empresa, Satya Nadella, nosso CEO, e outros executivos se conectam à organização usando eventos ao vivo e o Yammer. Nossa equipe realizou recentemente um evento ao vivo global de 18 horas para impulsionar as conexões, o envolvimento e o aprendizado dos funcionários. E educamos os funcionários a usar o Yammer para criar comunidades que conectam pessoas entre equipes. Por exemplo, recentemente configuramos um grupo Yammer de trabalho em casa (WFH) com dicas e truques para mudar para o trabalho remoto.
Aqui estão alguns dos principais pontos que enfatizamos para o usuário final:
- Salve arquivos na nuvem para que você possa atuar como co-autor no pacote de produtos do Office 365. Os usuários devem salvar documentos e rascunhos individuais no OneDrive, onde os arquivos são privados por padrão, mas podem ser compartilhados. Eles devem salvar documentos compartilhados nos sites das equipes ou do SharePoint em que seu grupo trabalha.
- Compartilhe links em vez de anexos no email para garantir que todos usem a versão mais recente de um documento.
- Tire o máximo de proveito do Teams. Dizemos aos usuários que pensem no Teams equipes como um escritório virtual. É possível realizar todas as chamadas e reuniões a partir do serviço. Use os canais, em vez de e-mail ou bate-papos em grupo, para conversas em equipe. Ligue a câmera para conectar-se durante as reuniões. Use o Live Events para reuniões maiores. Se sua organização permitir, grave reuniões para acessar a transcrição posteriormente.
9. Projetando para Funções Específicas
Muitos dos recursos que discutimos beneficiam mais os profissionais que lidam com fluxo de informações. Faz sentido, temos muitos deles na Microsoft. Mas é importante permitir que outros tipos de trabalhadores trabalhem remotamente também.
Desenvolvedores: os engenheiros devem ser capazes de colaborar no código e criar seus fluxos de trabalho remoto no Teams. Temos vários desenvolvedores que, normalmente, trabalham exclusivamente em desktops. Estamos fornecendo a eles laptops com uma solução WVD para que eles possam remotamente em seu ambiente de desenvolvimento.
Central de atendimento e Help Desk: Na Microsoft, temos serviços de atendimento diretos e técnicos online. Todos eles têm PCs gerenciados pela Microsoft, o que permite que aqueles que trabalham in loco mudem instantaneamente para um modelo de trabalho remoto e continuem produtivos.
Trabalhadores de primeira linha: é fundamental conectar todos os colaboradores para que eles tenham o conhecimento necessário para tomar as medidas apropriadas para si mesmos, clientes e comunidade. O Teams serve como o único hub de produtividade para funcionários e gerentes de varejo nas lojas Microsoft, conectando sites remotos, digitalizando fluxos de trabalho e garantindo aos funcionários acesso em tempo real às informações corretas, no momento certo. Durante o surto de COVID-19, eles usaram o aplicativo Store Portal no Teams para comunicar as políticas e procedimentos mais recentes, incluindo atualizações de saneamento, alterações de equipe e status do evento. Além disso, a equipe das lojas usa as equipes para realizar reuniões de stand-up diárias e para perguntas e respostas com associados e membros da equipe que conduzem o diálogo e a colaboração sobre os principais tópicos.
Permitir que uma equipe trabalhe remotamente é um desafio contínuo, e entendemos que esse desafio é diferente para cada organização. Espero que a leitura sobre nossa abordagem tenha sido útil para você e, como escrevi anteriormente neste post, adoraria saber mais sobre a sua. Para compartilhar suas experiências, pedir conselhos ou informações a outros profissionais e parceiros de TI e encontrar recursos adicionais, entre na nova Remote Work Community. Vamos manter a conversa lá!
