Em 2020, o trabalho remoto se tornou uma norma para a maioria das organizações ao redor do mundo – uma tendência que continua em 2021. Na verdade, espera-se que a porcentagem de trabalhadores trabalhando permanentemente em casa dobre este ano. Com mais de 115 milhões de usuários ativos diariamente no Microsoft Teams, vimos como as organizações realmente capacitaram seus funcionários com ferramentas de colaboração remota, como reuniões online, chat e chamadas, e coautoria de documentos em tempo real. Visto que a colaboração remota continua a ser crítica para os negócios, como as equipes de operações de TI e segurança podem aumentar a produtividade e ao mesmo tempo proteger os ativos da empresa?
A importância do treinamento do usuário final
De muitas maneiras, os usuários finais detêm a chave para proteger os ativos corporativos porque suas ações ou omissões podem criar incursões para ameaças cibernéticas. Certamente, uma estratégia de governança de dados e ferramentas de segurança como gerenciamento de dispositivos ou recursos automatizados de proteção de informações podem ajudar, mas, na realidade, as operações de segurança não podem estar envolvidas em todas as ações que um usuário final realiza. Isso torna o treinamento do usuário final um elemento vital em qualquer estratégia de segurança cibernética.
Por exemplo, treinar usuários finais para usar rótulos de sensibilidade para classificar o conteúdo de forma adequada pode melhorar significativamente a segurança e a conformidade. Muitos de nossos clientes implementaram rótulos de sensibilidade para e-mail e treinaram seus usuários para sinalizar e-mails que contenham informações comerciais confidenciais, para que possam ser adequadamente restritos a públicos específicos.
No Teams, o TI pode permitir controles de segurança fáceis de usar, como criptografia de dados, prevenção contra perda de dados e acesso seguro para convidados. Mas, para que esses controles funcionem de maneira eficaz, os usuários finais devem ser instruídos sobre quando e como usar essas ferramentas de segurança de maneira adequada.
Fornecendo treinamento acessível e consumível ao usuário final
Para promover um ambiente de trabalho preocupado com a segurança, muitas organizações fornecem treinamento ao usuário final por meio de um site interno dedicado, como um Wiki ou página de Perguntas Frequentes (FAQ), e então ampliam esse treinamento por meio de canais de comunicação ou iniciativas organizacionais para reiterar e reforçar mentalidade de segurança. Criar um programa de treinamento de segurança do usuário final eficaz pode ser difícil, especialmente para equipes de TI que não têm a capacidade ou recursos para fazê-lo. O treinamento em vídeo do Microsoft Teams é um ponto de partida útil.
Treinamento do Microsoft Teams com foco em reuniões e colaboração online seguras
Com o influxo da colaboração online, esses novos ativos de treinamento do Microsoft Teams foram projetados para ajudar qualquer usuário a aproveitar as vantagens dos recursos de segurança do Teams e se tornar usuários avançados do Teams. Ao longo do treinamento com foco em segurança, você encontrará três tipos de ativos:
Guias do usuário final adaptados para funções específicas, como silenciar os participantes ou criar uma nova equipe
Infográficos que contêm uma coleção de ações ou funções relevantes, como reuniões online seguras e controles de colaboração
Vídeos curtos demonstrando como usar os recursos do Teams
Aqui estão alguns dos tópicos práticos cobertos por esses recursos de treinamento:
- Opções de reunião disponíveis para cada criador de reunião para controlar quem pode entrar na reunião diretamente ou quem pode apresentar sua tela (observe que alguns padrões de opções de reunião são definidos por TI)
- Como silenciar participantes individuais ou todos os participantes
- Compreender a função de apresentador x participante na reunião e como promover / rebaixar participantes
- Criar uma nova equipe usando um rótulo de sensibilidade criado pela TI para ajudar a regular as informações confidenciais contidas na equipe
- Como encerrar uma reunião de equipes para todos os participantes
- Compreendendo as violações da política de bate-papo das equipes, como uma mensagem bloqueada devido ao compartilhamento de informações comerciais confidenciais ou violação de políticas internas da organização
Você pode baixar e acessar os guias do usuário final e infográficos no final do post, enquanto os vídeos curtos estão postados no site de treinamento em vídeo do Microsoft Teams.
Dicas sobre como usar os ativos de treinamento do Microsoft Teams
Os guias individuais do usuário final e pequenos vídeos de treinamento são ideais para hospedar em um site de treinamento central para educar os usuários finais sobre como usar os recursos e a funcionalidade do Teams. O infográfico coletivo ajuda a agrupar funções relacionadas à segurança para ajudar a promover uma força de trabalho preocupada com a segurança.
Além de hospedar os ativos em um site centralizado, o treinamento do usuário final costuma ter mais impacto quando os recursos disponíveis ou o treinamento específico é comunicado em intervalos regulares. Isso continua a ajudar a promover qualquer site de treinamento centralizado e ativos, ao mesmo tempo que compartilha diretamente uma dica, truque ou recurso útil.
Se você usou recentemente o Teams ou está começando a dimensionar a adoção do app, comunicações mais frequentes, como um e-mail de “Feature Friday”, podem ajudar a atingir um plano de treinamento direcionado. Isso pode ser especialmente útil durante uma distribuição inicial de equipes, onde o conhecimento geral de como usar equipes pode ser limitado. Ajudar os usuários finais a entender como usar o Teams não apenas aumenta a produtividade dos negócios, mas cria uma defesa de segurança de linha de frente para os usuários avançados do Teams!
Para um aprendizado mais aprofundado e treinamento interativo, certifique-se de verificar o mais recente treinamento do Teams no Microsoft Learn, incluindo um caminho de aprendizagem específico sobre como garantir a segurança, privacidade e conformidade no Microsoft Teams!
