Esqueça as notas adesivas, as listas de tarefas são grandes aliadas

“O que ajudaria você a aumentar sua produtividade?” Esta foi uma das perguntas feitas pela Microsoft América Latina em uma pesquisa com clientes. Compartilhamos aqui os resultados apurados com essa questão e algumas dicas sobre como você pode aproveitar as ferramentas da Microsoft para ser mais produtivo.

Os resultados mais relevantes foram:

  • 40% disseram que a criação de um cronograma de atividades os ajudaria a organizar compromissos e eventos importantes, assim como programar o momento de iniciar uma nova tarefa.
  • 28% afirmaram que criar uma lista de pendências iria ajudá-los a ficar cientes das tarefas a concluir ou iniciar, além do agendamento das entregas.
  • O restante das respostas incluiu a execução de ações, como fazer pausas (13%), fazer exercícios (9%), tomar remédio (8%), tomar café (1%) e tirar sonecas (1%).

Resumindo, as listas de pendências e tarefas são ferramentas simples que ajudam a terminar o seu dia de trabalho ou escolar com a marca “Concluído” em todas as suas atividades, nenhuma delas incompleta ou não iniciada. Além disso, calendários de atividades auxiliam a planejar e priorizar todos os eventos importantes que tenha no futuro, tanto dentro de uma semana quanto em um mês.

Aqui estão algumas dicas gerais:

  • Toda pendência é importante: Apesar de algumas de suas pendências serem bastante simples e rápidas de resolver, não deixe de colocá-las em sua lista, pois elas podem ser esquecidas enquanto você cuida das tarefas difíceis e trabalhosas, e as consequências de não finalizá-las podem ser sérias.
  • Prazos curtos: Recomendamos que você crie a sua lista de tarefas e cronograma de atividades em um período máximo de um mês. Caso contrário, o número de tarefas e compromissos agendados será tão grande que podem gerar confusão sobre o dia ou a hora em você deve estar ou entregar.
  • Mais organização = menos confusão: O objetivo dos calendários de atividades e listas de tarefas é você saber o que vem depois para fazer. Significa que se a sua vida é cheia de atividades, é melhor que a sua lista seja planejada de forma que cada tarefa em aberto se diferencie das já concluídas e, assim, evitar confusão.

Do ponto de vista tecnológico, vamos nos concentrar em duas ferramentas: o Outlook e o OneNote, com os quais você terá grandes oportunidades de criar as melhores listas de tarefas e os calendários mais eficientes para que até mesmo os menores detalhes sejam incluídos e organizados.

Outlook

Como grandes usuários sabem, o Microsoft Outlook é uma ferramenta que vai além do armazenamento de e-mails em sua caixa de entrada e também pode ajudar a criar, priorizar e ativar lembretes para todos os processos pendentes:

  • No canto esquerdo da Barra de Ferramentas, clique na seta de Novos Itens para abrir o menu e selecione a opção Tarefa.

  • Na janela da Tarefa, dê um nome a ela em Assunto e defina o período de realização em Data de início e Data de Conclusão. Clique em Salvar e Fechar para ativar a tarefa.

  • Em Prioridade, selecione a opção Alta para as atividades mais urgentes.

  • Você pode usar a opção Lembrete para agendar uma data e saber que o momento da conclusão está próximo.

OneNote

Em outras publicações abordamos o uso do OneNote para estudantes e compartilhamos maneiras de usar essa ferramenta para substituir cadernos de papel e receber, organizar e compartilhar tudo o que eles viram nas aulas. Agora, nos concentramos em como você pode usar o OneNote para que nenhuma pendência fique fora de sua lista de tarefas:

  • Tarefas concluídas: Em uma página do OneNote, escreva em forma de lista suas tarefas mais importantes e, ao teclar Ctrl + 1, aparecerão pequenas caixas que servirão para marcar as atividades já terminadas.
  • Armazenar arquivos: Você quer terminar uma tarefa, mas não se lembra de onde deixou o arquivo que precisa? É possível arrastar e soltar arquivos de áudio, vídeo e muito mais para uma página do OneNote. Desta forma, você só precisa abri-lo para ter todos os seus materiais prontos para uso.

  • Link para o calendário do Outlook: Se estiver em uma reunião ou numa aula que já estava agendada em seu calendário, pode usar o OneNote para programar uma tarefa que surgiu nesse evento no calendário do Outlook.

  • Listas sempre acessíveis: O OneNote foi projetado para ser usado em todos os momentos, dando acesso às suas pastas quando necessário. É por isso que, se estiver longe de seu local de trabalho ou na escola, pode ter o OneNote em seus dispositivos móveis e acessar suas listas de tarefas.

Tudo é uma questão de prática. Se incluir em sua rotina a criação de listas de tarefas e calendários de atividades, vai perceber que se organizar para terminar o que precisa fazer ficará mais rápido e mais fácil. Portanto, não espere mais tempo para se organizar melhor!

Nas próximas publicações que faremos sobre os resultados da pesquisa você poderá aprender mais e melhores maneiras de usar ferramentas da Microsoft.

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