Por Aleenah Ansari
A Microsoft está lançando um aplicativo que conectará diretamente os funcionários aos anúncios da empresa e às atualizações de recursos de que precisam – tudo por meio do novo aplicativo do Microsoft Teams.
Chamado de Company Communicator, o novo aplicativo permite que líderes e especialistas em comunicação enviem mensagens diretamente para várias equipes, funcionários ou qualquer subconjunto de um público interno, por chat ou em um canal do Teams.
“Sabemos que muitas de nossas equipes estão transferindo sua comunicação e colaboração do e-mail para o Microsoft Teams”, diz Diana McCarty, gerente principal de editor de conteúdo da Microsoft Digital, a organização que capacita, protege e transforma a Microsoft. “Também não houve grandes mudanças nas capacidades de comunicação interna direta nas últimas décadas, e tivemos a oportunidade de conhecer os funcionários onde eles estão”.
Esta decisão foi apoiada por dados de pesquisa de funcionários da Microsoft, que contam com o Microsoft Teams como um centro para todas as suas necessidades de trabalho em equipe e comunicação, como videoconferências, bate-papo, chamadas telefônicas e aplicativos críticos de negócios. Além disso, 77% dos participantes da pesquisa disseram que gostariam de receber comunicações pelo bate-papo do Microsoft Teams, o que deu o pontapé inicial na implementação do Company Communicator.
“Como comunicadores da Microsoft, estamos sempre procurando novas maneiras de alcançar nosso público. O Company Communicator é a ferramenta perfeita para enviar mensagens diretamente para o local onde os funcionários já estão trabalhando.”
– Sarah Lundy, editora de conteúdo da Microsoft
Por sua vez, os comunicadores internos da Microsoft há muito tempo desejam ter a capacidade de alcançar os funcionários via Microsoft Teams, mas essa capacidade de comunicação em massa não estava disponível. O Company Communicator permite que editores de conteúdo como Sarah Lundy façam exatamente isso.
“Como comunicadores, estamos sempre procurando novas maneiras de alcançar nosso público”, diz Lundy, que costuma se comunicar com os funcionários sobre atualizações e recursos do Microsoft Teams. “A Microsoft é uma empresa enorme e estamos sempre enviando mensagens sobre as ações necessárias e as mudanças tecnológicas. O Company Communicator é a ferramenta perfeita para enviar essas mensagens diretamente para o local onde os funcionários já estão trabalhando”.
Esta missão de modernizar a comunicação direta da empresa se encaixa perfeitamente em Pouneh Kaufman, gerente principal de PM que lidera a implantação interna de equipes da Microsoft Digital em toda a Microsoft, e ela acredita que construir uma nova estratégia de comunicação é essencial para impulsionar o trabalho moderno na Microsoft.
“As pessoas pensam em nossa organização como uma loja interna de TI, mas estamos mudando isso, criando soluções que se tornam parte de produtos com foco no cliente”, diz Kaufman. “Sentimos assim uma oportunidade de influenciar o mercado e deixar as pessoas entusiasmadas com a inovação com o novo aplicativo do Microsoft Teams”.
Microsoft Teams como um centro de comunicação
O Company Communicator foi originalmente criado em um modelo pelo grupo de produtos do Microsoft Teams. Agora, a equipe do Productivity Studio, sob a liderança de Kaufman, está desenvolvendo esse modelo para criar uma ferramenta que muda a maneira como a empresa aborda a comunicação em massa por gerentes e líderes.
“O grupo de produtos Microsoft Teams criou o modelo de solução e nos pediu para implantá-lo”, diz Kaufman. “Antes de podermos implantá-lo, precisávamos garantir que ele pudesse ser usado por várias equipes de comunicação simultaneamente, usando um único conjunto de recursos do Azure e que pudesse ser integrado a outros aplicativos e serviços. Além de fazer essas alterações, tivemos a oportunidade de testar o Company Communicator com os usuários finais e repetir esse feedback”.
Com base no modelo do grupo de produtos, Kaufman e sua equipe do Productivity Studio estão criando uma versão nova e aprimorada do Company Communicator que, em breve, estará disponível para as equipes de comunicação interna da Microsoft.
“A equipe de Diana representou nossa base inicial de usuários e eles validaram que a solução atendia aos requisitos de negócios”, disse Mykhailo Sydorchuk, gerente de programa sênior da equipe de Kaufman. “Então, os engenheiros do Productivity Studio, uma joint venture com a Avanade que está sob a alçada de Kaufman, supervisionaram a implementação técnica e garantiram que a solução fosse testada com os usuários finais”.
Para construir a versão mais recente do Company Communicator, Sydorchuk se conectou com os gerentes de comunicação da organização de McCarty para entender seus principais requisitos de negócios. O usuário piloto Lundy forneceu feedback durante todo o projeto e implementação da ferramenta.
“É empolgante descobrir uma nova maneira de se comunicar com os funcionários e fornecer informações no processo de design”, diz Lundy. “Conseguimos ver os principais recursos ganhando vida e ouvimos os funcionários sobre suas preferências para que possamos atendê-los”.
Como pioneiros, Lundy e seus colegas forneceram feedback crucial sobre a ferramenta antes que ela se tornasse disponível para outras equipes (e, posteriormente, clientes externos) nos próximos meses. Por exemplo, eles expressaram a importância de importar uma lista personalizada de destinatários para que possam enviar mensagens mais direcionadas.
Com base em seus comentários, Sydorchuk adicionou a funcionalidade para líderes e gerentes de comunicação para carregar uma lista personalizada de destinatários, ter visualizações de mensagens e adicionar imagens, gráficos e links para garantir que os destinatários recebam as informações de que precisam em um só lugar.
“Podemos enviar mensagens rapidamente e incluir imagens ou gráficos de marketing para que sejam visualmente atraentes”, diz Lundy. “É fácil perder e-mails em nossas caixas de entrada, mas com o recurso de bate-papo, tudo fica na mesma conversa e os funcionários podem consultar as mensagens anteriores”.
McCarty também observa que segurança e acessibilidade foram pré-requisitos para construir essa experiência.
“Quando você envia mensagens diretamente para alguém, você quer fazer com que as pessoas sintam que você as respeita e vê como elas são”, diz McCarty. “Priorizar acessibilidade e segurança garante que estamos oferecendo a melhor experiência positiva para os funcionários, e não introduziríamos um novo canal de comunicação se ele não atendesse aos altos padrões da Microsoft nessas frentes”.
Melhorar a experiência de dentro para fora usando feedback
Com base em pesquisas iniciais com funcionários, a equipe sabia que os eles confiavam no Microsoft Teams para colaboração, mas queriam validar essas descobertas na pesquisa.
“Queríamos ser os primeiros a adotar antes que o Company Communicator estivesse disponível para outras equipes ou clientes”, diz McCarty. “É por isso que priorizamos a pesquisa antes de entrar em produção”.
Para refinar a experiência de suporte à comunicação da empresa usando o Microsoft Teams, a equipe de McCarty testou o aplicativo para se comunicar com funcionários de todo o mundo que se inscreveram no programa Microsoft Elite, o programa comunitário da empresa para incentivar os funcionários a experimentar e fornecer feedback crucial sobre a nova e futura tecnologia da Microsoft. Os funcionários do programa Elite que testaram o recebimento de comunicações por meio da ferramenta representaram uma variedade de mandatos, idades e áreas de foco, e essa diversidade de feedback apenas tornou o resultado final melhor.
“Os usuários piloto do Company Communicator ficaram extasiados ao ver essa mensagem se encaixar perfeitamente em seu fluxo de trabalho diário de uso do Microsoft Teams, sem ter que verificar seu e-mail para se atualizar. A execução desse piloto nos deu uma nova perspectiva sobre onde e como nossos funcionários gostam de receber comunicações.”
– Kayla Brooks, gerente de programa da Microsoft
Lundy e sua equipe forneceram mensagens que poderiam ser usadas no piloto Elite para uma variedade de cenários de comunicação, desde atualizações de recursos a solicitações de conclusão de pesquisas e práticas recomendadas de tecnologia.
“Nossa equipe perguntou ‘que tipo de mensagem poderíamos enviar que fosse relevante e interessante para um público diversificado?’”, Diz Lundy. “No processo, a equipe de editores de conteúdo e comunicadores aprendeu como usar a ferramenta e forneceu nosso próprio feedback”.
Mais de 600 funcionários ingressaram no programa Elite para comunicador da empresa e forneceram feedback sobre sua experiência como destinatários de comunicações ao longo de duas semanas. Os resultados iniciais foram promissores. 97% dos usuários do piloto disseram que gostariam de receber comunicações no Microsoft Teams e apreciaram a brevidade e a eficiência das mensagens no Teams.
“Os usuários-piloto ficaram extasiados ao ver essa mensagem se encaixar perfeitamente em seu fluxo de trabalho diário de usar o Microsoft Teams sem ter que verificar seu e-mail para se atualizar”, disse Kayla Brooks, gerente de programa da equipe de Kaufman que supervisionou a coleta de dados e análise no piloto Elite. “A execução desse piloto nos deu uma nova perspectiva sobre onde e como nossos funcionários gostam de receber comunicações”.
Além disso, o bot usado no piloto foi capaz de enviar mensagens a todos os 600 destinatários em menos de um minuto, o que foi uma grande vitória do ponto de vista de entrega.
“É válido ver que os funcionários estão abraçando o piloto e dizendo, ‘sim, eu quero isso’”, diz Sydorchuk.
“Temos nossas próprias ideias sobre as melhores formas de comunicação, por isso precisamos começar a ouvir nossos usuários para entender o que eles precisam. Isso garante que nossas ferramentas capacitarão nossos funcionários e se encaixarão em seus fluxos de trabalho atuais.”
– Pouneh Kaufman, gerente principal de PM da Microsoft
A equipe também identificou uma área de crescimento, que era permitir que os funcionários controlassem a frequência e o tipo de mensagens que recebiam no bate-papo do Microsoft Teams. Agora que recebeu o feedback, a equipe está iterando no Company Communicator com o objetivo de testar a solução com equipes internas da Microsoft. Essa abordagem se alinha com uma das peças principais de feedback de Kaufman para outras pessoas que estão implantando o Company Communicator: Teste sua experiência para validar sua abordagem ou mudar o curso, obter feedback e repetir.
“Temos nossas próprias ideias sobre as melhores formas de comunicação, por isso precisamos começar ouvindo nossos usuários para entender o que eles precisam”, diz Kaufman. “Isso garante que nossas ferramentas capacitarão nossos funcionários e se encaixarão em seus fluxos de trabalho atuais.”
McCarty também incentiva qualquer pessoa que queira mudar suas comunicações mais amplas para um novo formato, para avaliar o apetite do público por mudanças. A partir daí, você pode iniciar uma abordagem em fases para fazer a transição dos usuários para a nova experiência e aumentar ao longo do tempo.
“Como em qualquer tipo de implantação de tecnologia, certifique-se de comunicar aos usuários por que está fazendo essas mudanças e como isso os beneficia”, diz McCarty. “Use pesquisas para ver como o recurso ou mensagem está chegando e faça ajustes. Se as pessoas estiverem abertas a uma nova experiência, você pode enviar algumas mensagens para que saibam que receberão mensagens em um bate-papo do Microsoft Teams e compartilharão os benefícios.”
A jornada para modernizar a comunicação da empresa usando o Microsoft Teams já demorou muito e, o melhor de tudo, está acontecendo de dentro para fora. Para Kaufman, é emocionante ver quantos líderes da Microsoft e empresas externas estão entusiasmados em usar o Company Communicator quando estiver disponível para todos.
“Embora a Microsoft Digital se concentre nos funcionários, nosso trabalho molda diretamente os produtos e serviços usados por empresas e parceiros externos”, diz Kaufman. “Sabemos que estamos apenas começando.”
- Baixe o modelo de aplicativo Company Communicator para Microsoft Teams no GitHub. Observe que a Microsoft adicionou recursos que oferecem suporte à adoção dentro da Microsoft.
- Saiba como você pode desenvolver seu próprio aplicativo no Microsoft Teams.
- Saiba como a Microsoft permite que seus funcionários trabalhem remotamente usando o Microsoft Teams.
Imagem de capa: Sarah Lundy, editora de conteúdo da Microsoft (à esquerda) e Mykhailo Sydorchuk, gerente de programa sênior, trabalharam juntos para desenvolver a ferramenta Company Communicator que permite aos gerentes e líderes de comunicação a se comunicarem diretamente com os funcionários via Microsoft Teams. (Foto de Aleenah Ansari | Microsoft Digital)
