Gina Dyer é apaixonada por todas as coisas relacionadas ao “local de trabalho” na Microsoft, que abrange tudo, desde o design do espaço de trabalho e construção civil até os serviços dos funcionários, como transporte, eventos e refeições.
“Estamos em constante evolução – e eu queria uma forma de demonstrar que somos ágeis e transparentes em nossas decisões em relação aos serviços dos funcionários”, disse Dyer, diretora de mobiliário e instalações da Microsoft, que é responsável pela experiência de trabalho do funcionário.
A caixa de entrada de e-mail de Dyer costumava ser inundada com perguntas de funcionários sobre problemas de instalações, feedback e pedidos de troca de refeições. Isso significa que ela frequentemente recebia e-mails duplicados sobre problemas semelhantes nas instalações e respondia a cada mensagem individualmente.
“Precisávamos de um canal melhor para compartilhar informações sobre as experiências dos funcionários e obter seu feedback”, diz Dyer.
Ela começou a procurar uma ferramenta central para solicitar feedback dos funcionários, responder às perguntas mais frequentes e compartilhar o trabalho de sua equipe. É aí que o Yammer entrou.
Criado para construir uma comunidade em uma organização, o Yammer é uma ferramenta de rede social do Microsoft 365 que permite aos usuários compartilhar conhecimento, construir confiança e se envolver com líderes e gerentes sobre os valores e estratégia da empresa. Como principal ferramenta de rede interna da Microsoft, as comunidades do Yammer são configuradas para diferentes organizações, funções e grupos de afinidade em toda a empresa.
Conforme Dyer aprendia mais sobre o Yammer, ela se sentia confiante sobre o canal de engajamento como um local central para conversas, arquivos, eventos e atualizações. Ela decidiu criar uma comunidade Yammer para Imobiliário e Instalações para compartilhar vídeos e fotos, solicitar feedback e se conectar com funcionários e funcionários da Microsoft em todo o mundo.
“Enquanto procurava um canal que oferecesse suporte ao diálogo aberto e em tempo real, o Yammer veio à frente”, diz Dyer. “Eu queria que os funcionários se sentissem à vontade para expressar suas opiniões autênticas para que pudéssemos avaliar suas necessidades e criar uma experiência positiva para os funcionários”.
Sucesso nutritivo no Yammer
Ao administrar sua comunidade Yammer, Dyer usa sete fatores para o sucesso, que foram desenvolvidos por Eva Etchells, uma gerente de comunicações para prontidão do usuário final e comunicações em Microsoft Core Services Engineering and Operations.
“Nosso trabalho em fornecer orientação sobre como usar nossas ferramentas de colaboração e comunicação é vital”, diz Etchells. “As pessoas precisam saber como se manter produtivas, especialmente porque os funcionários trabalham remotamente durante o COVID-19.”
Etchells desenvolveu esses princípios ao realizar uma campanha de comunicação para o Microsoft Intune, que exigia que os funcionários registrassem seus dispositivos pessoais para acessar recursos corporativos. A Etchells identificou o Yammer como a plataforma perfeita para se comunicar com os funcionários em grande escala e conversar com eles sobre o que eles precisam.
“Eu sabia que exigir a inscrição seria uma grande mudança cultural, então precisava chegar a todos os funcionários, responder às suas perguntas e ter ideia sobre o que as pessoas estavam falando”, diz ela.
A execução dessa campanha levou Etchells, uma das principais defensoras do Yammer e usuária avançada da empresa, a criar sete fatores para administrar as comunidades do Yammer. Esta estrutura incentiva os gerentes da comunidade a identificar funções e responsabilidades e definir expectativas com os membros da comunidade.
Medir o nível das necessidades do funcionário
Por ser uma organização de serviços, o Mobiliário e Instalações recebe muito feedback.
“Alguém sempre não gostará de como seu frango foi preparado ou da cor da parede de sua área de trabalho”, diz Dyer. “Eu me concentro em ouvir nossa comunidade de funcionários e trazer os recursos e especialistas mais relevantes para abordar suas preocupações e responder suas perguntas.”
Os funcionários são encorajados a estimular conversas e ideias nas comunidades Yammer, alimentadas pelo fato de que todos os tópicos são visíveis para todos os membros da comunidade Yammer. Em vez de ser um veículo de conversa de cima para baixo, Dyer descobriu que sua comunidade no Yammer é uma conversa bidirecional em que os funcionários de sua comunidade podem ajudar uns aos outros.
“Às vezes, um membro da comunidade compartilha a resposta a uma pergunta de outra pessoa, então não preciso ser o especialista o tempo todo”, diz Dyer. “Também trabalho com líderes para criar respostas, mantendo a personalidade da minha organização e o tom das respostas em mente.”
Quando Dyer responde a um funcionário em um tópico, ela agradece pelo feedback, reforça o valor de compartilhar ideias e traz suas sugestões aos gerentes de serviço que podem responder com as informações mais relevantes. Ela também faz questão de acompanhar e fechar o ciclo de feedback após solicitar feedback.
“Eu ganho a confiança da minha comunidade do Yammer sendo responsiva e atenciosa, para que eles saibam que seu feedback é levado em consideração”, diz ela. “Se não formos capazes de implementar o feedback deles, também converso com os funcionários sobre o motivo disso, para que entendam nosso raciocínio.”
Um exemplo de como ouvir o feedback foi quando um funcionário postou sobre um veículo de serviço que eles viram em alta velocidade em um estacionamento específico.
“Eu respondi agradecendo-lhes por compartilhar, expressei que era inaceitável e encaminhei a questão para nosso gerente de serviço”, disse Dyer. “Voltei ao tópico e compartilhei que o gerente falou com o indivíduo e que isso não aconteceria novamente.”
Dyer também traz especialistas do setor mobiliário e de instalações para responder a perguntas estratégicas ou técnicas sobre sua organização. Por exemplo, ela encaminha perguntas amplamente aplicáveis ao gerente geral de Imóveis e Segurança, a organização-mãe de Imóveis e Instalações. Uma pergunta sobre a sede da Microsoft em Redmond, Washington, vai para um diretor imobiliário da região. Essas conversas nas comunidades do Yammer capacitam os líderes para estar na linha de frente e atender diretamente às necessidades dos funcionários.
“Os líderes devem entender que sua marca profissional está ligada ao Yammer e têm a oportunidade de compartilhar o valor que agregam como profissional e como departamento”, diz Dyer. Além de responder a tópicos de conversas, Dyer também coleta feedback usando pesquisas do Yammer.
Algumas semanas atrás, um funcionário postou que muitas vezes perdia avisos de todo o edifício. Dyer respondeu a este tópico com uma pesquisa sobre o método de comunicação preferido de todos ao receber notificações. Ela também lembrou aos funcionários que eles podem ter regras de caixa de entrada que enviam e-mails de Móveis e Instalações para uma pasta específica, o que pode contribuir para a perda de e-mails.
“Depois disso, deixei que todos soubessem que continuaríamos enviando avisos por e-mail para todo o prédio e também postando no Yammer para garantir que as pessoas vissem”, diz Dyer. “Adoro receber feedback dos funcionários com base em uma pesquisa rápida que pode levar a uma mudança em meu plano de comunicação.”
Lições aprendidas ao administrar uma comunidade Yammer
Dyer aprendeu muito sobre a melhor forma de apoiar os funcionários em sua comunidade Yammer, especialmente o valor do humor. Em um caso, um funcionário foi um crítico vocal dos espaços de trabalho baseados em equipe e seu impacto potencial na produtividade. Isso surgiu quando Dyer estava anunciando uma casa aberta que se concentrava em novos locais globais e seu design de espaço de trabalho e amenidades. Ela convidou os funcionários a entrar e conversar com designers e equipes de construção que estavam trabalhando nesses novos edifícios.
O funcionário respondeu ao tópico, sugerindo que eles viriam com forcados e tochas. Dyer levou algum tempo para pensar em como ela poderia responder. Ela queria criar espaço para os funcionários compartilharem suas preocupações, mas não queria que a discussão saísse do controle e recebesse dezenas de respostas. Sua solução?
Ela respondeu sugerindo que o funcionário deixasse seus forcados e tochas na porta porque a segurança e o bombeiro não gostariam disso. Então, ela os convidou a passarem por conta própria para dizer oi.
“O tom da linha ficou muito mais alegre”, diz Dyer. “As pessoas estavam rindo e postando GIFs. Foi uma virada em nosso relacionamento online com os membros da comunidade. Agora, eles postam respostas para mim e outros postam coisas divertidas.”
Em última análise, Dyer e Etchells estão satisfeitos por ter o Yammer como uma plataforma para promover e apoiar o envolvimento autêntico da comunidade.
“No final do dia, estamos todos fazendo o melhor que podemos”, diz Etchells. “Você tem que tratar os funcionários como seres humanos reais, apaixonados por tópicos e dar a eles espaço para compartilhar suas necessidades.”
Quanto a Dyer, ela é grata por ter construído sua comunidade Yammer e encorajar outros a fazerem o mesmo.
“Ser capaz de aprender com as diversas perspectivas dos funcionários e com o conteúdo que eles compartilham é a parte mais gratificante do meu dia”, diz Dyer. “Adoro ouvir o que os funcionários aprenderam com meu canal e ver seu entusiasmo quando suas sugestões ganham vida.”
Legenda foto do topo: Gina Dyer, diretora de mobiliário e instalações da Microsoft, está trabalhando remotamente enquanto administra uma comunidade Yammer aberta a todos os funcionários da Microsoft. Os funcionários podem postar feedback na comunidade e Dyer os conecta a especialistas em serviços para funcionários.
