V priebehu uplynulého týždňa, keď sa nákaza COVID-19 ďalej šírila po svete, sa milióny ľudí uchýlili k práci na diaľku. A my ich podporujeme. Cez Miláno až po región Puget Sound začali desiatky tisíc zamestnancov spoločnosti Microsoft v zasiahnutých oblastiach pracovať z domova. Veľa našich zákazníkov nás požiadalo, aby sme zdieľali podrobnosti o tom, ako umožňujeme prácu na diaľku pre veľký počet zamestnancov. Správna osoba, ktorá by na to mala odpovedať, je moja kolegyňa Nathalie D’Hersová, ktorá sa týmto zaoberá.
Nathalie a jej tím sú súčasťou Microsoft Core Services Engineering and Operations (CSEO), nášho interného IT tímu, ktorý buduje a prevádzkuje systémy, ktoré Microsoft využíva. Posledných niekoľko rokov strávili transformáciou produktivity koncových používateľov v celej spoločnosti. Prevedie vás preto najlepšími spôsobmi, ako CSEO pracuje na diaľku. Máš slovo, Nathalie:
Keď sa ma ľudia pýtajú na moju prácu, hovorím im, že ja a môj tím strážime to, že každý zamestnanec spoločnosti Microsoft má nástroje, zdroje a riešenia, aby bol čo najproduktívnejší, najkreatívnejší a najbezpečnejší – bez ohľadu na to, z akého miesta a na akomkoľvek zariadení pracuje. V posledných niekoľkých rokoch to znamenalo dohliadať na prechod Microsoftu do cloudu. To si vyžaduje, aby sme spravovali identitu a prístup k sieti pre všetkých používateľov, pomáhame zabezpečiť, aby zariadenia používané na prístup k sieti boli bezpečné a funkčné, a poskytujeme používateľom prístup k aplikáciám, ktoré potrebujú a ktoré podporujú produktivitu používateľov.
Nižšie som uviedla najlepšie spôsoby, akými v spoločnosti Microsoft umožňujeme prácu na diaľku. Dúfam, že pre vás tieto spôsoby budú užitočné, ale tiež chápem, že Microsoft má IT zdroje, ktoré niektorí IT lídri mať nemusí. A čo viac, každá spoločnosť je v inej fáze svojej cesty do cloudu. Je možné, že identita a správa zariadení sú vaše hlavné priority alebo sa zameriavate na dlhodobé projekty, ako je multifaktorové overovanie (MFA) alebo virtualizácie desktopov. Možno pracujete na zabezpečení prístupu k aplikáciám a systémom prostredníctvom prehliadača. Každý IT líder musí mať určené priority, aby umožnil produktivitu z ľubovoľného miesta v rámci pracovných síl svojej organizácie. Chápeme to a chceme pomôcť. V dolnej časti tohto príspevku nájdete odkaz na našu novú komunitu Enabling Remote Work Tech Community. Dúfam, že sa pripojíte a podelíte sa tu o svoju vlastnú cestu. Poďme sa teda pozrieť na 9 najlepších spôsobov, ako náš tím umožňuje prácu na diaľku.
- Identita a prístup používateľa
Všetko sa to začína správou identít. Máme hybridné prostredie, ktoré nám pomáha zachovať a rozšíriť existujúce systémy s využitím cloudu a ktoré ľuďom umožňuje pracovať produktívne a bezpečne. Či už ide o zamestnancov, partnera alebo dodávateľa, každý používateľ, ktorý potrebuje prístup k podnikovej sieti, dostane primárny účet synchronizovaný do Azure Active Directory (Azure AD). Ak sa chcete dozvedieť viac o našich postupoch správy identít a prístupu, pozrite sa na našu IT prezentáciu týkajúcu sa identít používateľov a zabezpečeného prístupu.
- Viacfaktorové overovania (MFA)
Na prístup k všetkým podnikovým systémom spoločnosti Microsoft sa vyžaduje multifaktorové overovanie. Keď sa používateľ vzdialene pripojí k našej doméne pomocou svojich pracovných prístupových údajov a zo zariadenia, ktoré spravujeme, je multifaktorové overovanie takmer transparentné. Ponúkame tri metódy overovania: virtuálne a fyzické čipové karty s certifikátom, Windows Hello pre firmy (s PIN alebo biometrickým prihlásením) a Azure Multi-factor Authentication. Ďalšie informácie o povolení Azure MFA na podporu scenára telepráce nájdete v tomto kurze.
- Správa zariadenia
V spoločnosti Microsoft spravujeme širokú škálu zariadení vrátane Windows, Mac, Linux, iOS a Android. Rovnako ako mnohí z vás prechádzame na plne cloudové pracovné prostredie. Používame co-management prístup prostredníctvom Microsoft Endpoint Managera (MEM). MEM integruje Microsoft Intune a Configuration Managera do jedinej konzoly, kde môžete spravovať všetky vaše koncové zariadenia a aplikácie a zabezpečiť ich bezpečnosť a spoľahlivosť.
S tým, ako rastie počet zamestnancov, ktorí pracujú na diaľku a na viacerých zariadeniach, je dôležité podporovať scenár BYOD (Bring Your Own Device – prineste si vlastné zariadenie). Ponúkame samostatnú registráciu, aby sa používatelia mohli rýchlo a ľahko pripojiť k Azure AD a zaregistrovať sa do MEM na získanie prístupu k firemným prostriedkom. Po registrácii potom MEM použije príslušné zásady, napríklad na zabezpečenie toho, aby bolo zariadenie šifrované silným heslom a disponovalo certifikátmi na prístup k prostriedkom, ako sú virtuálne privátne siete (VPN) a Wi-Fi. MEM môže tiež zabezpečiť, že zariadenia dodržiavajú zásady pomocou kontroly dodržiavania predpisov pri procese overovania používateľa v Azure AD. Odporúčania pre nasadenie a používanie MEM nájdete v rámci dokumentácie a kurzov pre MEM.
- Aplikácia na zvýšenie produktivity
S týmito základmi je možné umožniť zamestnancom pracovať v cloude. To je obzvlášť dôležité pre veľké množstvo našich kolegov pracujúcich na diaľku. Microsoft 365 umožňuje používateľom pristupovať k prostriedkom a zdieľať súbory s aplikáciami Office na webe, na mobilných zariadeniach a v predvolenom nastavení ukladať ich obsah v cloude. Outlook mobile, Microsoft Teams a OneDrive sa nasadzujú na všetky naše podnikové zariadenia, takže ľudia majú prístup k svojim e-mailom, kalendárom a súborom v Prieskumníkovi súborov vo Windowse, Finderi v Macu a Officei v mobilných zariadeniach. Používateľom sme uľahčili ukladanie súborov na OneDrive rovnakým spôsobom, akým tradične ukladajú súbory na jednotku C. To bolo pre presun súborov do cloudu kľúčové. Naši používatelia sú teraz tiež schopní spolupracovať a komentovať dokumenty uložené v cloude v reálnom čase, čo sa ukázalo ako veľmi užitočné pre distribuovaných pracovníkov.
- Schôdzky a spolupráca
Všetci v Microsofte denne používame Teams napre chat, schôdzky, hovory a spoluprácu. Teraz, keď sme začali pracovať na diaľku, sme schopní zostať produktívni, pretože sme zvyknutí na digitálny pracovný priestor. Každá schôdzka je teraz stretnutím v aplikácii Teams, často s videom. Používame funkcie, ako je rozmazanie pozadia, aby sme pred ostatnými skryli naše nezbedné deti, štekajúce psy alebo neupratanú miestnosť. V rámci snahy pomôcť našim zákazníkom pripraviť sa na prácu na diaľku sme zistili, že schopnosť nahrávať schôdzky sa stala zásadnou. Všetci účastníci majú prístup k nahrávkam schôdzok, ktoré zmeškali, a potom si môžu vypočuť tie najdôležitejšie časti. Spoliehame sa tiež na prostredie Microsoft 365, ktoré zamestnancom umožňuje spolupracovať prostredníctvom samoobslužného vytvárania skupín v Office 365 alebo tímov v rámci Teams, a zároveň zaisťuje adekvátnu bezpečnosť, dodržiavanie predpisov a možnosti správy. Ďalšie informácie o našich skúsenostiach s prácou na diaľku nájdete v našom príspevku IT Showcase.
- Prístup k obchodným (LOB) aplikáciám
Spoločnosť Microsoft presunula väčšinu svojich aplikácií do cloudu. Hoci väčšina aplikácií je prístupná v cloude, niektorí stále vyžadujú VPN. Okrem toho sme v procese zavádzania Windows Virtual Desktop a škálovania tejto ponuky na podporu zariadení, ktoré chcú naši vývojári použiť. Ak chcete začať využívať Windows Virtual Desktop, môžete nasmerovať svoje tímy na tento kurz.
- Monitorovanie služieb
So zvýšeným zaťažením a s využitím toľkými ľuďmi pracujúcimi na diaľku sa monitorovanie služieb ukázalo ako zásadné pre to, aby všetko fungovalo tak, ako má. Starostlivo sledujeme výkon aplikácií a sietí a do každého riešenia sme zabudovali monitorovanie telemetrie produktov, aby sme mohli kontrolovať metriky spokojnosti používateľov a zmeny v správaní služieb.
- Kultúra a správa zmien
Práca na diaľku môže vytvárať výzvy na udržiavanie zdravej pracovnej kultúry a riadenie zmien. Moderné platformy pre sociálne siete a zapojenie môžu pomôcť zabezpečiť, aby sa správy vypočuli, aby bolo viditeľné vedenie a aby sa vymieňali osvedčené postupy. Satya Nadella a ďalší vedúci pracovníci v našej spoločnosti komunikujú v rámci organizácie pomocou živých udalostí a Yammera. Náš tím nedávno usporiadal 18-hodinovú globálnu živú udalosť na podporu kontaktu so zamestnancami, ich zapojenia a vzdelávania. Školíme zamestnancov, aby na vytváranie komunít, ktoré prepájajú ľudí naprieč tímami, používali Yammer. Nedávno sme napríklad vytvorili skupinu Yammer Work-From-Home (WFH) s tipmi a trikmi na prechod na prácu na diaľku.
Tu sú niektoré z hlavných bodov, ktoré zdôrazňujeme v našom vzdelávaní koncových používateľov:
- Ukladajte súbory do cloudu, aby ste ich s kolegami mohli spoločne editovať s využitím produktov Office 365. Používatelia by mali ukladať svoje dokumenty a pracovné verzie na OneDrive, kde sú súbory v predvolenom nastavení súkromné, ale môžu ich zdieľať. Mali by tiež ukladať zdieľané dokumenty do Teams alebo lokalít SharePoint, ktoré využíva vaša skupina alebo tím.
- Zdieľajte odkazy namiesto príloh v e-maile, aby ste mali istotu, že všetci používajú najnovšiu verziu dokumentu.
- Používajte Teams naplno. Používateľom hovoríme, aby Teams chápali ako virtuálnu kanceláriu. Každý hovor a schôdzku riešte cez Teams. Pre konverzácie na úrovni tímu používajte kanály, nie e-mailové alebo skupinové chaty. Pre lepšie zapojenie počas stretnutí si zapnite kameru. Živé udalosti slúžia na väčšie stretnutia. Ak to vaša organizácia povoľuje, nahrávajte schôdzky, aby ste neskôr mali prístup k záznamu. Pripomíname tiež, že stretnutia tímov neslúžia len na individuálnu alebo tímovú diskusiu. Možnosti využitia sa začínajú od neformálnych „coffee breakov“ v kanáloch až po úzku spoluprácu pri kvartálnpm plánovaní so stovkou zamestnancov alebo viacerými.
- Návrhy pre konkrétne roly
Možnosti, o ktorých sme hovorili, mali predovšetkým prínos pre bežných kancelárskych používateľov. To dáva zmysel, pretože takých používateľov máme v Microsofte veľa. Je však dôležité umožniť prácu na diaľku i ostatným typom používateľov.
Vývojári: Inžinieri musia byť schopní spolupracovať na kóde a vytvárať svoje pracovné postupy v Teams pre vzdialenú spoluprácu. Máme mnoho vývojárov, ktorí zvyčajne pracujú výhradne na stolových počítačoch. Poskytujeme im notebooky s WVD riešením, takže sa môžu vzdialene pripojiť do ich vývojárskeho prostredia.
Call centrum a helpdesk: V spoločnosti Microsoft máme helpdesk a tiež online technikov. Všetci majú počítače spravované spoločnosťou Microsoft, čo umožňuje používateľom, ktorí zvyčajne pracujú na pracovisku, okamžite prejsť na vzdialený pracovný model a zostať produktívni.
Firstline Workers: Je kľúčové prepojiť všetkých pracovníkov tak, aby boli vybavení znalosťami, aby prijali vhodné opatrenia pre seba, zákazníkov a komunitu. Teams slúžia ako jednotné centrum produktivity pre asistentov predaja a manažérov v Microsoft Store, prepájajú jednotlivé obchody, digitalizujú pracovné postupy a zabezpečujú, že pracovníci budú mať v reálnom čase prístup k správnym informáciám v správnom čase. Počas vypuknutia COVID-19 použili aplikáciu Store Portal v Teams na komunikáciu o najnovších zásadách a postupoch vrátane aktualizácií hygieny, zmien personálneho obsadenia a aktuálnej situácie. Store tím navyše používa Teams na realizáciu každodenných stretnutí a pre Q & A medzi asistentmi predaja a členmi tímu, ktorí riadia dialóg a spoluprácu na kľúčových témach.
Umožnenie tímu pracovať na diaľku je neustálou výzvou a my chápeme, že táto výzva je pre každú organizáciu iná. Dúfam, že zhrnutie nášho prístupu bolo pre vás užitočné, a ako som písala predtým v tomto príspevku, rada by som sa dozvedela viac priamo od vás. Ak sa chcete podeliť o svoje skúsenosti, požiadať o radu alebo o informácie ďalších odborníkov v oblasti IT a nájsť ďalšie zdroje, pripojte sa k novej komunite Enabling Remote Work Tech Community. Pokračujme v konverzácii!
Originálny text blogu je k dispozícii tu.