Je v dnešnej dobe turbulentných zmien reálne, aby aj úradníci verejnej správy pracovali na diaľku? Pre niekoho je ťažké si to predstaviť, ale funguje to. Krajský úrad Juhomoravského kraja je ako jeden z prvých na tento spôsob práce pripravený. Proces prípravy sa začal pred tromi rokmi.
Keď v roku 2017 opätovne vznikol na Krajskom úrade Juhomoravského kraja v Česku odbor IT, jeho šéf Miroslav Vacula začal hľadať spôsob, ako zjednodušiť a automatizovať prácu svojho tímu. „Keď som zistil, ako funguje Office 365, čo obsahuje a aký má potenciál, dokázal som si predstaviť, že by sme ho mohli a mali používať na našom úrade,“ priznáva. Keď padlo rozhodnutie o prechode na túto platformu, bolo potrebné vyriešiť problém s nedostatočnou infraštruktúrou. S riešením pomohol obchodný partner AutoCont, ktorý krajskému úradu umožnil preniesť celú infraštruktúru do cloudového úložiska Microsoft Azure. Viacnásobné zálohovanie dát a garantovaný súlad s platnými nariadeniami GDPR boli zárukou, že firemné aj osobné údaje, ktoré úrad zhromažďuje, budú v bezpečí. Dáta sú vďaka ukladaniu do cloudu lepšie zabezpečené, ako keby úrad zdĺhavo budoval vlastné úložisko alebo ich ukladal na pevné disky. Vďaka týmto informáciám a bezpečnostným certifikátom, ktoré má Microsoft Azure od Národného bezpečnostného úradu a Národného úradu pre kybernetickú a informačnú bezpečnosť, sa rozplynula aj nedôvera vedenia úradu voči zabezpečeniu ukladaných dát. Na jeseň 2017 sa tak začal proces zavádzania nástrojov Office 365 spoločne s presunom do cloudu.
„Technika nie je problém, len je potrebné s ňou potenciálnych používateľov naučiť efektívne pracovať.” Miroslav Vacula, šéf IT odboru na Krajskom úrade Juhomoravského kraja v Česku
Finančná úspora a šesťdesiat projektov za dva roky
Zavádzanie technologických zmien a presun do cloudu priniesli Juhomoravskému kraju významné finančné úspory. Licencie a systémy, ktoré úrad nakúpil, boli lacnejšie ako riešenie on premise, antivírusové a antispamové zabezpečenie boli už v cene balíka zakúpených služieb. A úrad zároveň získal výrazne väčší priestor na ukladanie používateľských dát implementáciou riešenia OneDrive. Podľa Miroslava Vaculu je však najväčším prínosom automatizácia činností, úspora času a dodatočné kapacity jeho tímu. „Ako manažér mám cieľ uľahčiť prácu sebe aj kolegom a získať čas na sústredenú prácu. Toto sa nám podarilo,“ vysvetľuje Miroslav Vacula a udáva konkrétne čísla a príklady: „Keď sme nedávno spracovávali prehľad toho, čo všetko sme vďaka získaným nástrojom zrealizovali, napočítali sme celkovo šesťdesiat projektov za dva roky. Napríklad náš geoportál JMK, ktorý beží na Microsoft Azure, je rýchly, používateľsky príjemný a prístupný odkiaľkoľvek. Celý náš intranet sme vybudovali na Sharepoint serveri a vďaka publikovaniu na proxy server je dostupný aj pre kolegov, ktorí pracujú celý týždeň mimo úradu ako napríklad kontrolóri. Majú tak každý deň dostupné informácie o dianí v organizácii.“
Nové zručnosti priniesli nové nápady
Trvalo viac ako dva roky, kým aj tí najzarytejší odporcovia zmenili svoj postoj a pracovné návyky a stali sa aktívnymi používateľmi dostupných nástrojov. Toto vníma šéf IT odboru Krajského úradu Juhomoravského kraja ako najväčšiu výzvu a úskalie − dlhý proces zmeny myslenia používateľov, následné zaškoľovanie, vysvetľovanie a trénovanie nových zručností. Podľa neho to však stálo za všetku námahu. S novými nápadmi a možnosťami ďalšieho využitia digitálnych nástrojov už neprichádzajú len ľudia z jeho IT tímu, ale aj ostatní kolegovia z rôznych odborov úradu. Napríklad na základe požiadaviek kolegýň z personálneho oddelenia IT tím vytvoril atraktívny interný web pre vzdelávanie a školenia. „Personalistky pracovali s IT tímom bez zásahu nadriadených, práca ich jednoducho bavila,“ dodáva Miroslav Vacula.
Práca z domu a online zasadnutie krajského zastupiteľstva
Zo strategického hľadiska je veľkou výhodou, že vďaka digitálnym nástrojom, ktoré úrad používa, môže takmer 500 jeho zamestnancov pracovať na diaľku. V prípade mimoriadnej situácie, akou bol napríklad stav počas prvej vlny koronavírusu, tento fakt významne pomohol zabezpečiť bezpečný chod činností úradu. A podobne sú na tom krajskí úradníci aj dnes. A ako ďalej? Aké sú ďalšie možnosti využitia digitálnych nástrojov pre Krajský úrad Juhomoravského kraja? Môže sa napríklad uskutočniť online i zasadnutie krajského zastupiteľstva? Odpoveď Miroslava Vaculu je jednoznačná: „Z hľadiska IT sme na to plne pripravení, máme nástroj Teams, zastupitelia majú svoje profily, prístupy a vedia aplikáciu používať.“ A k ďalším možnostiam ešte dopĺňa: „Technika nie je problém, len je potrebné s ňou potenciálnych používateľov naučiť efektívne pracovať. Naše budúce kroky budú smerovať do automatizácie a digitalizácie procesov. Na tieto aktivity plánujeme využívať opäť nástroje M365 − Power Automate alebo PowerApps.“