STORY: V Slovnafte pomáhajú interní „Office 365 GURU“

Slovnaft

Informácie dostupné včas všetkým zamestnancom sú dôležité pre hladké každodenné fungovanie každej firmy. Komunikáciu a vzájomnú výmenu informácií medzi zamestnancami a tímami považujeme často za samozrejmosť, ktorú každý ovláda. Avšak pri množstve úloh, stretnutí a iných pracovných povinností sa nie raz mnohým z nás stalo, že napísaný e-mail zostal neodoslaný v konceptoch alebo sme kvôli preklepu v adrese odoslali správu nesprávnemu prijímateľovi. Mnoho zápisov z porád sa neskoro alebo vôbec nedostalo ku kolegom v tíme, lebo sme na nich pre iné úlohy zabudli . Zefektívniť a zlepšiť vzájomnú komunikáciu a zdieľanie informácií v tímoch medzi zamestnancami pomáhajú digitálne nástroje. Tieto používajú aj zamestnanci Slovnaftu, rafinérsko-petrochemickej spoločnosti a prevádzkovateľa najväčšej maloobchodnej siete čerpacích staníc na Slovensku, ktorý zamestnáva viac ako tritisíc ľudí.

Rozhodnutie implementovať platformu pre komunikáciu a zdieľanie Microsoft Office 365 prijal Slovnaft ako jeden z nástrojov procesu digitalizácie v rámci stratégie skupiny MOL Go On Digital už v polovici roka 2017. Samotná migrácia do tohto prostredia prebiehala postupne do konca roka 2019. Pre správne, aktívne a efektívne používanie v každodennom pracovnom procese však bolo dôležité naučiť zamestnancov, ako funkcie a jednotlivé aplikácie používať. V spolupráci s firmou exe bola v Slovnafte spustená interná adopčná kampaň.  Ako vysvetľuje Peter Mesík, projektový manažér zo spoločnosti exe, kľúčovou súčasťou procesu adopcie bol tréning zamestnancov pripravený systémom „train the trainer“: „Naši odborníci na úvod vyškolili  vybraných interných zamestnancov zo spoločnosti Slovnaft, ktorí sa stali pilotnými používateľmi všetkých aplikácií Microsoft Office 365. Z týchto zamestnancov sa časom stali tréneri alebo tzv. Office 365 GURU, ktorí mohli odovzdávať vedomosti ostatným kolegom.“

Hľadáme dobrovoľníkov – nadšencov

Hneď na začiatku sa projektový tím stretol s výzvou. Ako nájsť aktívnych pilotných používateľov, ktorí sa nadchnú pre túto zmenu, neskôr sa stanú ambasádormi a budú učiť ostatných kolegov, ako používať Microsoft Office 365? „Pre splnenie neľahkej výzvy sme zvolili tradičnú formu. Vypísali sme oficiálny interný inzerát na pracovnú pozíciu Office 365 GURU a ten sa stretol s veľmi pozitívnym ohlasom. O netradičnú dobrovoľnú aktivitu nad rámec bežnej práce prejavilo záujem takmer 50 nadšencov,“ odpovedá Ela Jakubovičová, ktorá bola zodpovedná za projekt O365 a sama je aktívnou členkou Office 365 GURU tímu v Slovnafte.

Školenia na mieru a zdieľanie vlastného know-how

Po úspešnom nábore nasledovala dôkladná príprava – tréning postavený na troch pilieroch: školenia, okamžitá podpora a vybudovanie komunity ambasádorov – budúcich GURU. Od začiatku adopčného procesu komunikoval projektový tím exe s budúcimi GURU prostredníctvom kanála v Microsoft Teams, aby mali včas k dispozícii potrebnú pomoc a podporu a mohli navzájom zdieľať informácie a skúsenosti. Budúci tréneri absolvovali workshopy šité na mieru podľa konkrétnych požiadaviek manažérov jednotlivých oddelení pod dohľadom školiteľov z exe. Materiály, informácie, webináre, krátke videá a návody sú od začiatku projektu ukladané a zdieľané v spoločnej tréningovej zložke. Každý z nich v nej nielen nájde informácie a pomôcky, ktoré potrebuje, ale môže zdieľať vlastné know-how, tipy, odporúčania či inštruktážne videá. Aktívny prístup a zdieľanie praktických skúseností GURU s používaním platformy Office 365 pomohli projektovému tímu exe napríklad zlepšiť školenia pre pracovníkov jednotlivých útvarov.

Nové zručnosti a zatvorené kancelárie

Vďaka aktívnej spolupráci GURU-ov a projektového tímu exe sa v rámci jednotlivých oddelení podarilo zamestnancom Slovnaftu získať nové digitálne zručnosti, ktoré im výrazne uľahčili prácu. Pomohli im pracovať pružnejšie a efektívnejšie. Naučili sa efektívne komunikovať cez Teams, kde si vytvorili tímy a navzájom začali zdieľať dokumenty, komunikovať a spolupracovať na projektoch z akéhokoľvek miesta s využitím či už firemného notebooku, alebo smartfónu. Členovia tímov sa tiež naučili nahrávať a ukladať si záznamy z interných konferencií a začali organizovať online stretnutia a využívať videokonferencie. Tieto nové spôsoby komunikácie, spolupráce a zdieľania informácií spolu so zmenou pracovných návykov pomohli v čase pandémie koronavírusu zamestnancom Slovnaftu bez problémov prejsť na prácu z domu, tzv. home office.  Tí, ktorí na jar tohto roku ešte nevedeli na sto percent s nástrojmi aplikácie Office 365 pracovať alebo potrebovali pomoc či radu, našli kontakt na svojho GURU na intranetovej stránke a mohli s ním svoje otázky kedykoľvek konzultovať.

„To, že sme mali zavedený Office 365 a vedeli sme s týmto nástrojom pracovať, nám neskutočne pomohlo počas prvej vlny pandémie koronavírusu. Do dvoch týždňov všetci, ktorým ich pracovné zaradenie umožňovalo pracovať z domu, prešli na Teams. A od marca 2020 už všetky online stretnutia prebiehajú iba na tejto platforme,“ vysvetľuje Dušan Bartoš, v tom čase riaditeľ IT v Slovnafte.

Nová situácia a  väčší počet kolegov, ktorí v krátkom čase potrebovali pomôcť či poradiť, vybraných GURU vôbec nezaskočili. Práve naopak, keď sa v marci zatvorili kancelárie aj v Slovnafte a časť  tímov sa presunula na prácu z domu, GURU sami od seba začali pre svojich kolegov robiť webináre a natáčať krátke videá #O365chuťovky do aplikácie Yammer.

Budúcnosť práce z domu?

A ako po intenzívnej skúsenosti so zatvorenými kanceláriami vnímajú v Slovnafte budúcnosť práce z domu? „Skúsenosť s home officeom ukázala, že zamestnanci, ktorým ich zaradenie umožňuje pracovať z domu, sú schopní takto plnohodnotne plniť úlohy. Ale naše kľúčové aktivity sa dejú každý deň vo fabrike, a preto teraz vedenie spoločnosti hľadá zlatú strednú cestu medzi prácou z domu a prácou v kancelárii,“ dopĺňa Dušan Bartoš.

Úspešné nasadenie Microsoft Office 365 v spoločnosti Slovnaft prinieslo IT firme exe ocenenie Microsoft Finalist v kategórii Výroba a predaj, spracovateľský priemysel a distribúcia komodít v súťaži Microsoft Awards 2019.

Tags: ,