Bezpapierový úrad? Pre Colnú správu ČR viac než len vízia

Colni sprava CR

Občania i podnikatelia dlhodobo volajú po zjednodušení vybavovania svojich záležitostí na úradoch.
Počuť náreky na tempo, akým sa na niektorých úradoch pracuje, a do hry čoraz viac vstupuje tiež
požiadavka udržateľnosti. Colná správa ČR je dobrým príkladom, ako k digitalizácii pristúpiť – aj úrad
s takou rozsiahlou pôsobnosťou možno previesť do digitálneho prostredia. Už pred príchodom
pandémie COVID-19 prebiehala časť agendy colnej správy prostredníctvom elektronických ciest a
dokumentov. Odbor IT mal pripravený plán digitalizácie s cieľom zrýchliť a zjednodušiť interné
procesy. Pandémia jeho realizáciu výrazne urýchlila a priblížila Colnú správu ČR k bezpapierovému
úradu.
Aby sme si predstavili, čo všetko bolo treba preniesť do digitálnej podoby, je potrebné si opísať, čo
má colná správa na starosti. Laicky povedané, je to finančný úrad aj bezpečnostný zbor zároveň.
Zamestnanci fyzicky kontrolujú výber mýta a dodržiavanie predpisov v oblasti dovozu a vývozu
výrobkov. Vyrubujú clá, pátrajú po podvodoch, overujú pôvod tovaru a odhaľujú falzifikáty. Colné
orgány ďalej vyberajú spotrebné dane napríklad z nafty, liehu a tabakových výrobkov. Len v minulom
roku na daniach, clách a výnosoch z pokút vybrali takmer 165,4 miliardy českých korún. V
kompetencii má úrad tiež dohľad nad prevádzkovaním hazardných hier a jeho zamestnanci chodia aj
fyzicky vykonávať kontroly do kasín a herní. Pridajme komunikáciu s mnohými inštitúciami v
zahraničí, plnenie medzinárodných legislatívnych povinností a prísnych pravidiel kybernetickej
bezpečnosti.
Niektoré aktivity colnej správy bežia v digitálnom prostredí už dlhší čas. Ani práca z domu nebola
pred prepuknutím pandémie tabu, no vyžívala sa len zriedka. Šírenie koronavírusu však náhle
vyvolalo potrebu umožniť prácu na diaľku takmer piatim tisícom ľudí a zďaleka nešlo len o to, ako
podporiť ich vzájomnú komunikáciu.
Cez vzdialený prístup museli zamestnanci colnej správy zrazu vykonávať daňové riadenie, fakturáciu,
agendu HR oddelenia a takisto analytické a právne služby. Okrem iného to znamenalo zabezpečiť
všetkým počítače na použitie na prácu na diaľku a zariadiť dostatočné pripojenie na internet,
poskytnúť zamestnancom technickú podporu aj zvýšiť kapacitu serverov a posilniť centrálnu prípojku
internetu. Popritom bolo nutné zaistiť bezpečnosť dát a komunikácie. Odbor informatiky bol
našťastie pripravený, už dlhšie sa chystal na rozsiahly prechod do digitálneho prostredia.

Digitalizácia šetrí čas i peniaze
Vedenie colnej správy zastáva filozofiu, že digitalizácia nesmie prácu komplikovať, ale urýchliť a
priniesť úsporu nákladov na chod celej organizácie. Riaditeľ odboru IT Petr Gavlas presadzuje okrem
iného nahradenie listinných dokumentov elektronickými. Platí to pre výkazy dochádzky, pracovných
ciest aj pre činnosti spojené s daňovým priznaním. Už sa nič netlačí, nearchivuje, zrýchlil sa prístup k
dokumentom a ich vyhľadávanie. Cieľom colnej správy je premyslená digitalizácia naozaj na všetkých
úrovniach. „Digitalizácia výrazne urýchľuje výmenu dokumentov s dodávateľmi a uzatváranie
verejných zákaziek. S papierom u mňa v kancelárii nikto nepochodí. Aj zmluvy podpisujem
elektronicky,“ dodáva so smiechom a na ďalšom príklade ukazuje, ako významne dokáže
elektronizácia šetriť čas. „Samozrejme, nie všetko je ideálne, ale keď sa pozriem napríklad na
vyraďovanie majetku, je to pre mňa potvrdenie, že ideme správnym smerom. Komplikovaný proces
vyradenia trval aj rok a dnes to urobíme za niekoľko dní.“

„Digitalizácia výrazne urýchľuje výmenu dokumentov s dodávateľmi a uzatváranie
verejných zákaziek. S papierom u mňa v kancelárii nikto nepochodí. Aj zmluvy podpisujem
elektronicky.” Petr Gavlas, riaditeľ odboru IT Colnej správy ČR

Aby všetko bolo čo najefektívnejšie, rozhodlo sa vedenie pre jedného poskytovateľa požadovaných
funkcií a ukázalo sa, že vhodné je komplexné cloudové riešenie Microsoft 365. Doterajší videosystém
nahradila aplikácia MS Teams, ktorú colná správa začala s nástupom pandémie využívať naozaj vo veľkom. Microsoft Meetings používa päťkrát viac ľudí ako predtým, či už pri pracovných poradách, ako aj pri rokovaní s verejnosťou pri colnom konaní, čo bolo predtým nepredstaviteľné. Všetky dôležité činnosti je navyše možné vykonávať flexibilne priamo v teréne vďaka dostupnosti všetkých potrebných aplikácií a služieb aj na mobilných zariadeniach. To zjednodušuje a zrýchľuje veľkú časť agendy.

Vzdelávanie online
Významným nástrojom digitalizácie sa stal SharePoint, ktorý je okrem internetu a systému pre
správu dokumentov tiež osobným portálom zamestnanca. Každý má na svojej stránke sústredené
všetky pracovné úlohy a navyše sa mu farebne pripomínajú podľa dôležitosti. Na prvý pohľad vidieť,
čo je potrebné urobiť a kedy sa blíži termín dokončenia. SharePoint je tiež „strážnym psom“ pre
vzdelávanie a vstupnou bránou k potrebným e-learningovým kurzom. Nič sa nemusí riešiť s
personalistom ani objednávať. Stačí len kliknúť na školenie, ktoré má zamestnanec absolvovať, a
vzdelávanie sa môže začať.
Vzdelávanie zamestnancov je veľmi významná oblasť, ktorej sa colná správa venuje. Všetci noví
príslušníci povinne absolvujú Základný colný kurz. Naň nadväzujú odborné kurzy, jazykové
vzdelávanie, školenia a testy v oblasti kybernetickej bezpečnosti. Inštitút vzdelávania colnej správy už
skôr používal e-learning, no teraz sa do virtuálnej podoby preklopilo prakticky všetko vrátane
záverečných skúšok.
Vďaka tomu, že bola colná správa na digitalizáciu pripravená, podarilo sa hlavné zmeny zaviesť bez
preháňania za pár dní. IT odbor má teraz v pláne digitalizáciu činností, ktoré sú spoločné s ďalšími
úradmi, ako je ministerstvo financií. Nasledovať bude elektronizácia personálnych dokumentov a
kompletná digitalizácia externých služieb colnej správy. Cieľom je, aby ľudia mohli celú
administratívu spojenú s preclievaním a spotrebnými daňami vybaviť bez nutnosti fyzickej návštevy
úradu.

Tags: ,