V novej štúdii spoločnosti Microsoft zameranej na aktivity mozgových vĺn vedci potvrdili, že po
sebe nasledujúce virtuálne schôdzky neúmerne zvyšujú mieru únavy i stresu. Nové nástroje
pomáhajú nastaviť si medzi schôdzkami čas na odpočinok, ktorý pomáha únavu a stres znižovať.
Pandémia vo veľkej miere presunula bežné pracovné zvyklosti do digitálneho sveta, a tak má veľa
ľudí toto obdobie spojené s návštevou jednej virtuálnej miestnosti za druhou. Len čo sa jedna
videokonferencia skončí, hneď sa začína ďalšia a človek často nemá šancu sa ani natiahnuť, naliať si
pohár vody alebo si jednoducho len vyčistiť hlavu a odvrátiť na chvíľu zrak od obrazovky.
„Počas posledných 12 mesiacov sa stalo normou, že sa koná jedna schôdzka za druhou. To
jednoducho nie je udržateľné,” Jared Spataro, viceprezident pre Microsoft 365
So zvyšujúcim sa časom nepretržite stráveným na videohovoroch stúpa aj miera vyčerpania a stresu.
Klesá, naopak, naša pozornosť a schopnosť sústrediť sa. V globálnom prieskume Work Trend Index,
ktorú spoločnosť Microsoft publikovala na jar 2021, uviedlo 54 % respondentov, že sa cítia
prepracovaní, a štyria z desiatich respondentov sa v závere pracovného dňa cítia absolútne
vyčerpaní. To, čo už mnoho ľudí vypozorovalo aj zo svojej vlastnej skúsenosti, teraz potvrdil aj ďalší
rozsiahly výskum spoločnosti Microsoft. Ten však navyše ukázal, že existuje jednoduché riešenie –
krátke prestávky.
Štúdia monitorovala elektrickú aktivitu mozgu 14 dobrovoľníkov počas online schôdzok pomocou
elektroencefalogramu (EEG). Účastníci absolvovali celkovo dva bloky schôdzok – štyri po sebe idúce
30-minútové schôdzky a štyri 30-minútové schôdzky, ktoré boli preložené 10-minútovými
prestávkami. Počas týchto prestávok si účastníci oddýchli a meditovali s aplikáciou Headspace. Z
výskumu vyplynuli tri hlavné zistenia:
- Prestávky medzi schôdzkami umožňujú mozgu sa „zregenerovať“, čo znižuje stres, ktorý sa
hromadí v priebehu po sebe idúcich stretnutí. Keď mali účastníci možnosť si medzi stretnutiami
oddýchnuť, klesla aktivita beta vĺn, ktoré sú spájané s kumuláciou stresu. Ďalšiu schôdzku tak začali
uvoľnenejšie v porovnaní s tými, ktorí prestávku nemali a stres u nich stúpal. - Na seba nadväzujúce stretnutia môžu znižovať schopnosť sa aktívne zapojiť a sústrediť. Keď sa
mozog musí vyrovnávať so stresom, je oveľa ťažšie sa sústrediť a aktívne zapájať. Účastníci s
možnosťou odpočinku vykazovali počas stretnutia výrazne vyššiu mieru interakcie. Tí bez prestávok
boli, naopak, odťažitejší a do debát sa zapájali menej. - Prechod z jednej schôdzky rovno do druhej môže spôsobiť prudký vzostup úrovne stresu. Vedci si
tiež všimli, že účastníkom, ktorým boli prestávky odopreté, počas prechodu medzi videohovormi
prudko stúpla beta aktivita, čiže úroveň stresu.
„Z nášho prieskumu vyplýva, že prestávky sú naozaj dôležité. Nielenže sme vďaka nim na konci dňa
menej vyčerpaní, ale zlepšujú dokonca našu schopnosť sústrediť sa a aktívne sa do stretnutí zapájať,
a teda aj odvádzať čo najlepšiu prácu,“ dodáva Michael Bohan, riaditeľ skupiny Human Factors
Engineering spoločnosti Microsoft, ktorý na projekt dohliadal.
V reakcii na tieto zistenia teraz spoločnosť Microsoft prichádza s novými nástrojmi na podporu
zdravšieho a efektívnejšieho fungovania v digitálnom prostredí. Jedným z nich je napríklad
nastavenie v programe Outlook, ktoré jednotlivcom i organizáciám umožňuje automaticky nastaviť,
aby zo schôdzok cez Microsoft Teams ubralo 5, 10 alebo 15 minút na potrebné prestávky medzi
videohovormi.
V priebehu uplynulého roka Microsoft zaviedol aj niekoľko ďalších funkcií, aby podporil celkovú
duševnú pohodu zamestnancov. Práve tá je v súčasnosti „nedostatkovým tovarom“.
Režim Spoločne v Microsoft Teams pomáha bojovať s únavou zo schôdzok. Virtuálna dochádzka stanovuje hranice medzi prácou a domovom a aplikácia Headspace (dostupná cez Microsoft Viva Insights) zase podporuje pozornosť.
„Ak si pomocou nových nastavení v programe Outlook vytvoríte čas na prestávky medzi stretnutiami,
zvážte, či úplne neodísť preč od počítača. Snažte sa využiť tých päť alebo desať minút naozaj na
oddych,“ dodáva Michael Bohan.
Okrem nových nástrojov prináša spoločnosť Microsoft aj niekoľko praktických tipov, ako si naozaj
zaistiť čas na kvalitný odpočinok a byť efektívnejší:
- Zmeňte svoj prístup. Považujte prestávky za nevyhnutnú súčasť svojho efektívne stráveného
pracovného dňa. Mať jednu schôdzku za druhou neznamená byť produktívnejší. - Nájdite si činnosti, ktoré upokoja vašu myseľ. Jednou z efektívnych možností, ako medzi
schôdzkami relaxovať a načerpať energiu, je potrebná meditácia alebo fyzická aktivita. Len ak na
chvíľu odvediete svoju myseľ inam, budete naozaj odpočívať. - Zvážte aj iné spôsoby komunikácie. Než naplánujete videokonferenciu, zamyslite sa nad tým, či
každá záležitosť nutne vyžaduje schôdzku. Niektoré jednoduché úlohy je možné rýchlejšie vyriešiť
napríklad v čete. - Uistite sa, že stretnutie má jasný cieľ. Najefektívnejšie a často najkratšie schôdzky sú tie, ktoré majú vopred stanovený cieľ. Zostavte a rozošlite program ešte pred začiatkom stretnutia a dodržujte harmonogram. Vďaka tomu sa nepripravíte o potrebnú prestávku.