Ako na administratívu materských škôl? So šikovnou aplikáciou.

Ceduľa na dverách? Newsletter, e-mail od učiteľky, webová stránka alebo nástenka v šatni? Kde sa dočítať všetko potrebné o prevádzke materskej školy a hlavne včas, aby ste nič nepremeškali? Problém väčšiny rodičov škôlkarov rieši aplikácia Twigsee. Zlučuje komunikačné kanály, aby rodičia nemuseli dohľadávať potrebné informácie na niekoľkých miestach a tiež sa vďaka aplikácii dozvedajú, akými aktivitami a témami sa ich deti v škôlke práve zaoberajú. Twigsee je navyše výkonným pomocníkom pre samotné škôlky. Automatizuje veľkú časť administratívy a šetrí tak učiteľkám i vedeniu škôlok stovky hodín ročne.

Twigsee priviedla na svet Vanda Horáčková Seidelová. Pri svojich pracovných pobytoch v zahraničí aj z pôsobenia v odbore finančných technológií bola zvyknutá na efektívnu komunikáciu a potom, čo jej syn Filip nastúpil do škôlky, ju opakovane prekvapovalo, ako sa všetko rieši postarom, koľko formulárov a papierov musia rodičia neustále vypĺňať a podpisovať. Vadil jej tiež nedostatok informácií o tom, čo deti v škôlke robia a čo nového sa učia. Hľadala preto nejaký komplexný komunikačný nástroj, ktorý by splnil jej predstavy. Keď žiadny neobjavila, založila startup a vrhla sa na vývoj novej aplikácie. Že sa trafila do čierneho, dokladá aj to, že ju Hospodárske noviny so serverom CzechCrunch zaradili medzi 20 najlepších inovátorov roku 2020.

Aplikácia Twigsee mala v prvom rade uľahčiť komunikáciu medzi učiteľkami a rodičmi. Od odovzdávania organizačných informácií cez zdieľanie fotiek z aktivít v triede po ospravedlňovanie neprítomnosti detí. Prvá verzia bola hotová za necelé dva mesiace a tvorcovia ju hneď začali testovať v škôlkach. „Nechceli sme vytvárať niečo, čo je odtrhnuté od reality. Chodili sme preto do škôlok, aby sme si overili, či aplikácia skutočne uľahčuje prácu personálu a ako ju vylepšiť. Ukázalo sa však, že škôlky možno potrebujú aj niečo ďalšie, pretože komunikácia je len časť agendy, ktorú rieši,“ popisuje vývoj Horáčková Seidelová.

 


“Chodili sme preto do škôlok, aby sme si overili, či aplikácia skutočne uľahčuje prácu personálu a ako ju vylepšiť. Ukázalo sa však, že škôlky možno potrebujú aj niečo ďalšie, pretože komunikácia je len časť agendy, ktorú rieši,” popisuje vývoj Vanda Horáčková Seidelová.

 


 

Twigsee odovzdáva informácie a počíta školné

Twigsee teda dnes poskytuje oveľa viac, než len efektívnu komunikáciu medzi rodičmi a škôlkou. Pre materské školy je to ucelený systém, ktorý spracováva takmer všetku ich administratívu. Koľko šetrí času, je vidieť na príklade dochádzky a ospravedlňovanie neprítomnosti detí. Rodič ospravedlní na pár kliknutí dieťa a nikto sa ďalej nemusí o nič starať. Učiteľky v triede prehľadne vidia, koľko detí budú mať daný deň v triede. Kuchárky včas vedia, koľko obedov majú pripraviť. Informácie sa prepíšu do systému, ktorý vypočíta rodičom platby za obedy a škôlku. Hospodárka alebo riaditeľka majú súhrnné informácie o dochádzke za mesiac, evidenciu povinných ospravedlneniek predškolákov a tak podobne. Aplikácia im tiež vygeneruje výkazy, exporty a ďalšie dokumenty pre školskú inšpekciu, hygienickú stanicu a zriaďovateľa. Automatizáciou sa všetkým šetrí drahocenný čas, ktorý namiesto papierovanie môžu venovať deťom.

Platforma tiež rieši predškolskú matriku v súlade s legislatívou – v aplikácii sú na jednom mieste dostupné informácie o deťoch a ich prípadných zdravotných obmedzeniach alebo alergiách, kontakty na rodičov a informácie o tom, kto smie dieťa vyzdvihovať. Veľmi sa to hodí pri spájaní tried alebo suplujúcim pedagógom. V elektronickej triednej knihe môžu pre svojich kolegov zaznamenávať napríklad poznámky o tom, ktoré deti majú problémy v kolektíve či ako sa ktorému dieťaťu darí. Ako si zakladateľka priala, Twigsee je miestom, kde môžu rodičia vidieť fotografie z denných aktivít dieťaťa. Vedia tak, čomu všetkému sa učiteľky s deťmi venujú, a môžu na to nadviazať.

Za rok a pol je aplikácia vo fáze, keď vie riešiť až 80% organizačnej agendy a ďalej sa pracuje na ďalších funkciách. Dokáže generovať a tlačiť vybrané dáta tak, ako ich materské školy potrebujú, a pre väčšiu prehľadnosť v nej môžu zamestnanci pracovať v desktopovom prostredí. Aby s preklopením administratívy do digitálnej podoby nemali škôlky prácu, všetky dostupné údaje do systému zadá pridelený koordinátor, ktorý tiež v začiatkoch personál naučí s Twigsee pracovať. Ovládanie je ale z veľkej časti intuitívne a zmena tak môže byť blesková, v podstate do druhého dňa.

 

Ochrana dát na prvom mieste

Fotografie aj informácie o deťoch si pochopiteľne zaslúži tú najvyššiu ochranu. Ako úložisko sa preto využíva vysoko zabezpečený cloud Microsoft Azure. „Volím len to, čo chcem aj osobne pre svojho syna, ktorého škôlka Twigsee tiež využíva, teda zabezpečenie dát na najvyššej možnej úrovni,“ hovorí Vanda Horáčková Seidelová a dodáva: „Ďalším dôvodom pre spoluprácu s Microsoftom pre nás bola škálovateľnosť, teda to, že výkon aj kapacita úložiska reaguje na naše potreby, či už kvôli expanzii do zahraničia alebo preto, že chceme v Twigsee umožniť aj zdieľanie videí. 

“Našli by sme aj iných špičkových poskytovateľov služieb a technológií, ale ukázalo sa, že v Microsofte je skvelý tím, ktorý nám pomáha nájsť to najlepšie riešenie,” Vanda Horáčková Seidelová.

Potreba Twigsee sa naozaj môže v budúcnosti výrazne meniť. Len v SR je bezmála 5300 materských škôl, ktoré navštevuje skoro 355 tisíc detí. Twigsee zatiaľ využíva zhruba dvesto slovenských škôlok, existuje ale už v siedmich jazykových mutáciách a vykračuje za hranice. Testuje sa na Slovensku a pilotná prevádzka je pripravená pre Mexiko, Singapur a Keňu.

Aplikácia by navyše mohla byť užitočná aj za bránami škôlok a stať sa nástrojom pomáhajúcim obciam, mestám i krajom plánovať svoj rozvoj, a to vďaka dátam, ktoré škôlky o svojich zverencoch majú. Už teraz verejné materské školy každoročne vykazujú, koľko detí k nim chodí, v akom sú veku a koľko predškolákov bude mať odklad školskej dochádzky. Informácie úrady dostávajú od riaditeliek a riaditeľov škôlok v najrôznejších podobách a ešte je potrebné ich prepísať do rôznych tabuliek. Vďaka Twigsee by im táto práca odpadla. Obce pritom nemajú prehľad o tých predškolských zariadeniach, ktorých nie sú zriaďovateľom, ako sú súkromné ​​materské školy alebo lesné kluby. Twigsee by sa pre nich mohla stať dobrým prostredníkom.

Tags: , ,