Read in English here
Setiap hari, ratusan ribu warga bergerak dari pagi hingga malam menggunakan armada bus Transjakarta. Mereka menempelkan kartu, mencari tempat duduk, dan melanjutkan perjalanan. Namun, di balik rutinitas tersebut, terdapat armada dan halte yang harus dirawat serta layanan yang harus terus berjalan. Semua itu ditopang oleh satu proses yang jarang terlihat: bagaimana dana publik direncanakan, dibelanjakan, dan dipertanggungjawabkan secara tepat.
Bagi PT Transportasi Jakarta (Transjakarta), kemampuan tersebut semakin penting untuk menjaga akuntabilitas anggaran publik seiring terus bertambahnya skala layanan yang dikelola, mulai dari pertumbuhan armada dan rute hingga jumlah pelanggan yang dilayani. Transjakarta menilai proses
pengadaan, pembayaran, serta konsolidasi pelaporan yang sebelumnya berjalan pada beberapa sistem terpisah perlu disatukan agar dapat mengimbangi laju pertumbuhan tersebut.
Berangkat dari kebutuhan tersebut, Transjakarta berinisiatif merancang dan menjalankan transformasi sistem pengelolaan keuangannya dengan mengimplementasikan Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, didukung oleh Microsoft Power BI untuk pelaporan dan analitik internal serta infrastruktur cloud berbasis Microsoft Azure. Transformasi ini tidak hanya ditujukan untuk mendigitalisasi pekerjaan administratif, tetapi juga untuk membangun fondasi informasi yang lebih terintegrasi agar Transjakarta dapat memahami kondisi keuangan dan penggunaan sumber dayanya dengan lebih cepat dan akurat.
“Sebagai perusahaan yang menjalankan layanan transportasi publik yang terus bertumbuh, selain memastikan operasional tetap lancar, kami juga perlu memastikan bahwa setiap sumber daya di balik operasional tersebut dapat dipertanggungjawabkan. Ketika informasi keuangan dapat dilihat dengan lebih utuh dan secara real-time, manajemen memiliki dasar yang lebih baik untuk memahami kebutuhan perusahaan dan menentukan prioritas,” ujar Raditya Maulana Rusdi, Direktur Sistem Teknologi Informasi dan Pelayanan, PT Transportasi Jakarta.
Menyatukan Proses yang Sebelumnya Terpisah
Transjakarta mulai mengeksplorasi transformasi ini sejak 2023, dilanjutkan dengan tahap desain dan konfigurasi sistem pada Agustus 2024. Dynamics 365 mulai digunakan pada Januari 2025, sementara perluasan integrasi dan optimalisasi penggunaannya terus berlanjut hingga Juni 2026. Implementasi ini dilakukan bersama PT Wahana Ciptasinatria, dengan pengadaan lisensi dan solusi melalui mitra resmi Microsoft.
Kini, Transjakarta menjalankan dua rangkaian proses utama menggunakan Dynamics 365, yaitu Procure to Pay dan Order to Collection. Sistem tersebut digunakan oleh 175 pengguna dari fungsi Keuangan, Akuntansi, Pajak, Penjualan, dan Teknologi Informasi. Jurnal otomatis, rekonsiliasi bank, dan pemrosesan pajak berjalan dalam satu sistem yang sama, sementara laporan posisi keuangan harian dapat diakses oleh manajemen untuk memantau kondisi keuangan perusahaan. Dynamics 365 juga terhubung dengan CMS (Cash Management System) bank untuk mendukung proses pembayaran. Dalam pengelolaan dokumen, sistem ini terintegrasi dengan Balai Sertifikasi Elektronik dan Peruri untuk penggunaan tanda tangan elektronik dan meterai elektronik pada dokumen seperti purchase order dan invoice. Dengan demikian, lebih banyak tahapan administrasi dapat dilakukan melalui alur digital.
Dari Menyusun Laporan hingga Menentukan Langkah Berikutnya
Setelah implementasi, sejumlah kegiatan pencatatan dan rekonsiliasi yang sebelumnya masih dilakukan secara manual mulai berjalan secara lebih otomatis dan terpusat. Transjakarta pun berhasil memangkas waktu penyusunan laporan keuangan dari hitungan minggu menjadi hitungan hari, dengan laporan yang kini dapat tersedia pada hari kelima bulan berikutnya secara lebih akurat. Data serapan anggaran yang tersedia secara real-time membantu tim keuangan dan manajemen memantau realisasi anggaran secara lebih dini serta mengoptimalkan alokasinya ke program yang lebih membutuhkan.ke program yang lebih membutuhkan.
Dengan demikian, data keuangan tidak hanya mencatat apa yang telah terjadi, tetapi juga membantu Transjakarta mengoptimalkan pemanfaatan anggaran dan menentukan langkah berikutnya dengan dasar yang lebih jelas. Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations kini digunakan secara penuh dalam pengelolaan anggaran Transjakarta. Sistem ini menghubungkan siklus pengelolaan anggaran, mulai dari penyusunan hingga pembayaran, didukung oleh penyempurnaan proses bisnis dan standardisasi master data. Berdasarkan evaluasi Transjakarta, implementasi tersebut membantu meningkatkan akurasi data, mempercepat penyusunan laporan, serta membuat monitoring anggaran dan serapan lebih efektif.
Perubahan Sistem Kerja Setelah Implementasi Teknologi
Menyatukan proses yang sebelumnya berjalan melalui sistem berbeda juga berarti mengubah cara orang bekerja. Dalam proses implementasi, Transjakarta perlu menyesuaikan proses bisnis akuntansi dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning), menstandardisasi master data, serta menyiapkan program pelatihan dan pendampingan bagi para pengguna agar proses transisi dapat berjalan dengan lancar. Tak kalah penting untuk memastikan bahwa setiap pengguna hanya dapat mengakses informasi sesuai kewenangannya secara aman. Untuk itu, Transjakarta menerapkan Role-Based Access Control, dengan akses yang disesuaikan berdasarkan tugas pokok dan fungsi masing-masing pengguna. Penggunaan sistem didukung oleh standar operasional prosedur dan instruksi kerja yang diselaraskan dengan alur bisnis perusahaan. Aktivitas pengguna kemudian dipantau melalui user log secara real-time, sementara audit dilakukan secara berkala.
Bangun Smart Mobility Warga Jakarta Lewat Data Yang Terhubung
Perjalanan transformasi ini belum selesai. Transjakarta berencana mengintegrasikan Dynamics 365 dengan SYNTRA, sistem kontrol operasional armada yang dikembangkan secara in-house, sehingga data operasional armada di lapangan dapat menjadi sumber bagi proses pengadaan, pembelian, dan pembayaran.
Transjakarta juga berencana memperluas fitur dashboard Power BI untuk kebutuhan analisis eksekutif. Dengan informasi operasional dan keuangan yang semakin terhubung, manajemen diharapkan memiliki dasar yang lebih utuh untuk membaca kebutuhan perusahaan dan menentukan prioritas.
“Kami bangga dapat mendukung Transjakarta dalam membangun pengelolaan keuangan yang lebih terintegrasi dan berbasis data. Kami berharap fondasi ini dapat membantu Transjakarta mengambil keputusan dengan lebih baik sekaligus terus menghadirkan layanan transportasi yang semakin terhubung bagi masyarakat Jakarta,” ujar Gunawan Susanto, Managing Director, Microsoft Indonesia.
Bagi pelanggan, perubahan ini memang tidak terlihat secara kasatmata. Bus datang tepat waktu, kartu tetap ditempelkan, dan hari tetap berjalan. Namun, di balik rutinitas itu, setiap sumber daya yang menopang perjalanan tersebut kini dikelola di atas fondasi yang lebih rapi. Di sanalah Transjakarta menyiapkan langkah berikutnya untuk terus menghubungkan dan melayani warga Jakarta.
###