הפתרון ל"יום העבודה שאינו נגמר": כך תרתמו את מיקרוסופט קופיילוט ואת סוכני ה-AI לעבוד בשבילכם

דוח מיוחד חדש של מדד מגמות העבודה המבוסס על טריליוני פיסות דאטא שנאספו באופן אנונימי ב-Microsoft 365 חושף מצב עבודה חדש: יום העבודה שאינו נגמר. הנתונים מצביעים על כך שהעבודה גולשת לשעות הבוקר המוקדמות, הלילות המאוחרים וכל מה שבאמצע — ומאשרת את מה שרבים כבר מרגישים:

• 40%  מהאנשים שמחוברים כבר ב-6 בבוקר מתחילים את היום בבדיקת מיילים.
• עובד ממוצע מקבל מעל 100 מיילים ו-150 הודעות Teams ביום.
• רוב האנשים שולחים או מקבלים מעל 50 הודעות Teams מחוץ לשעות העבודה הרשמיות.

כמעט שליש מהעובדים מרגישים שפשוט אי אפשר לעמוד בקצב. בעידן שבו עבודת המידע  (knowledge work) מגיעה לשיאים של חוסר יעילות, AI יכולה להיות חבל ההצלה, אך היא רק חלק מהפתרון. הגיע הזמן לשנות את הדרך שבה עובדים וצוותים מתנהלים: זה אומר להתמקד ב-20% מהעבודה שנותנים 80% מהתוצאה, לעבור למבנה גמיש יותר של צוותים ולשדרג כל עובד כך שיהפוך למנהל סוכנים.

הארגונים שמובילים את השינוי הזה, Frontier Firms, כבר רואים את ההשפעה ואת היתרונות. העובדים בארגונים אלו נוטים יותר לומר שהחברה שלהם משגשגת, שהם מסוגלים להתמודד עם יותר עבודה, ושהם מקבלים יותר הזדמנויות לעבודה משמעותית באמת.

בואו נבחן מקרוב שלוש אסטרטגיות שכל מנהל ומנהלת יכולים וצריכים לאמץ כבר עכשיו.

1. יישמו את חוק 80/20

שיטות העבודה של אתמול לא מספיקות בעידן ה-AI. החברות שיצליחו לא יהיו אלה שעובדות קשה יותר, אלא חכם יותר ומתמקדות ב-20% מהעבודה שמניבות 80% מההשפעה ומייעלות בחדות את כל השאר.

AI כיום מסוגלת להבין ולפתור בעיות מורכבות בצורה יוצאת דופן, ולספק לכל עסק אינטיליגנציה לפי דרישה שתשכתב את חוקי המשחק ותשנה את עולם עבודת הידע. באופן מסורתי, חברות הגדילו תפוקה באמצעות גיוס עובדים נוספים או השקעת הון נוסף (מימון, תשתיות, ציוד). עכשיו, הן יכולות להוסיף "כוח עבודה דיגיטלי" בדמות סוכנים מבוססי Reasoning.

קחו לדוגמה את הכלי Researcher ב-Microsoft 365 Copilot, סוכן שמתמודד עם מחקר מרובה שלבים בעבודה, ומספק תובנות באיכות ודיוק שלא היו אפשריים קודם לכן. הוא משלב את מודל המחקר העמוק של OpenAI עם האורקסטרציה והחיפוש המתקדמים של Copilot. מקרה שימוש נפוץ ל-Researcher: כתיבת ניירות עמדה. משימה שבעבר הייתה דורשת כמה ימים של מחקר, ניתוח, כתיבה ועריכה, היום ניתנת לביצוע עם Researcher בתוך כמה שעות.

2. עצבו מחדש את סידור העבודה

כיום, רוב החברות בנויות לפי מחלקות קלאסיות: שיווק, כספים, הנדסה וכו'. אך אלו תבניות נוקשות מידי מכדי למצות את ההזדמנות שטמונה בעבודה עם AI Frontier Firms. מאורגנות אחרת: הן מוותרות על התרשים הארגוני ובונות "תרשימי עבודה" — צוותים אג’יליים מוכווני תוצאה שמתגבשים סביב יעד מסוים ומשתמשים ב-AI  כדי לסגור פערי מיומנות. למשל, יש שמשתמשים במיקרוסופט ב"מודל הוליווד": הכישרון המתאים מתכנס כדי ליצור "שובר קופות", ואז עובר לפרויקט הבא. התוצאה: צוותים רזים, דינאמיים, שעובדים בספרינטים קצרים (אבל אינטנסיביים), מבצעים פיבוטים מהר ומשלבים סוכנים בצוות. כמו למשל הסוכן Analyst שחושב כמו מדען נתונים מיומן, כך שצוות יכול לעבור מנתונים גולמיים לתובנות תוך דקות. אפשר להשתמש בו כדי לבחון איך הנחות משפיעות על התנהגות לקוחות, לזהות לקוחות מובילים שלא מנצלים את המוצרים שרכשו, ולחזות מגמות שימוש ותחושת לקוח כדי להנחות החלטות שיווקיות.

3. שדרגו כל עובד ל"מנהל סוכנים"

אנחנו נכנסים לעידן שבו לא רק עובדים עם AI, אלא גם מנהלים אותו. "מנהל סוכנים" הוא עובד שיודע איך לבנות סוכני AI, להאציל להם משימות ולפקח עליהם. ככה כל אחד הופך לבוס של צוות דיגיטלי שמגדיל את ההשפעה שלו פי כמה.

יצרנו דרך פשוטה לבנות סוכנים ב- Microsoft 365 Copilot באמצעות Microsoft Copilot Studio. הסוכנים הללו יכולים לטפל באישורים, ליצור הזמנות, לנהל תהליכי עבודה ועוד. למשל, נציג מכירות למשל יכול להשתמש בסוכן אחד להכנת הצעות ללקוחות ובשני לזיהוי לידים חמים מתוך מערכת ה-CRM. או חוקר במיקרוסופט, שמשתמש בשלושה בשלושה סוכנים שמאיצים לו את כל תהליך העבודה: אחד סורק מחקרים חדשים, שני מבצע ניתוחים סטטיסטיים מורכבים, ושלישי כותב תדריכים וסיכומים. על ידי הורדת עומס המשימות השוחקות, הוא יכול להתמקד בניתוחים ברמה גבוהה וברעיונות חדשים. אחד העובדים אפילו מנהל את הסוכנים שלו כמו שמנהלים אנשים: נותן פידבק, עוקב אחרי ביצועים, ואפילו עושה להם שיחות הערכה.

עושים ריסט לקצב העבודה

עולם העבודה משתנה מול העיניים שלנו. למנהלים ולמנהלות עכשיו יש הזדמנות לעזור לכל עובד להשתלט על יום העבודה שלעיתים מרגיש בלתי נגמר באמצעות שילוב AI ולהפוך כל ארגון ל- Frontier Firm.