Rovaniemen kaupunki uudistaa digitaalista työympäristöään – tavoitteena sujuvampi yhteistyö ja parempi tietoturva
Rovaniemen kaupunki on ottanut merkittävän askeleen digitalisaatiopolullaan siirtymällä kattavasti Microsoft 365 -pilvipalveluun. Muutoksen tavoitteena on sujuvoittaa yhteistyötä kumppaneiden kanssa, vahvistaa tietoturvaa ja luoda vankka perusta tulevaisuuden digitaalisille palveluille, tekoälyn hyödyntämiselle ja tiedolla johtamiselle.
Aiemmin kaupungin digitaalinen työympäristö oli pirstaloitunut, mikä loi haasteita erityisesti saumattomalle yhteistyölle eri sidosryhmien, kuten muiden viranomaisten, kanssa. Yhtenäisen alustan puute vaikeutti myös sisäistä tiedon jakamista ja tiedonhallintaa sekä hidasti prosesseja.
”Tarvitsimme nykyaikaisen ja yhtenäisen ratkaisun, joka tukee joustavia etäkokouksia, sujuvaa yhteydenpitoa sekä materiaalien hallintaa suomalaisten ja kansainvälisten kumppaneiden kanssa sekä takaa tietoturvan ja tietosuojan kaikissa tilanteissa”, kertoo Rovaniemen kaupungin henkilöstö- ja hallintojohtaja Antti Määttä.
Ratkaisuna yhtenäinen ja älykäs pilvialusta
Ratkaisuksi valittiin siirtyminen Microsoft 365 E5 -ympäristöön. Päätös perustui kaupungin perusteelliseen arviointiin, jossa korostuivat Microsoftin alustan monipuoliset ominaisuudet, edistynyt tietoturva sekä parempi yhteentoimivuus muiden organisaatioiden sekä kolmannen osapuolen järjestelmien, sovellusten ja laitteiden kanssa. Kaupungille tärkeää oli myös laaja tuen ja osaajien saatavuus sekä Microsoftin pilvialustan tarjoamat mahdollisuudet tulevaisuuden digitaalisten palveluiden kehittämiseen. Hankkeen kumppanina ja migraation toteuttajana toimi LapIT Oy, jonka asiantuntemus varmisti sujuvan siirtymän uuteen ympäristöön.
Kaupungin noin 2 500 työntekijän käytössä on nyt laaja valikoima Microsoft 365 -työkaluja, kuten Outlookin sähköposti- ja kalenteritoiminnot, Teams-alusta videokokouksiin ja dokumenttien jakoon sekä OneDrive- ja SharePoint-palvelut dokumenttien hallintaan ja intranetiin. Työkalut muodostavat henkilöstön digitaalisen työn selkärangan tehostaen sisäistä viestintää, nopeuttaen tiedonkulkua ja mahdollistaen joustavan hybridityön.
”Rovaniemen kaupungin digiuudistus on hyvä esimerkki siitä, miten julkinen sektori voi kehittää toimintaansa pitkäjänteisesti ja turvallisuus edellä”, sanoo Microsoft Oy:n julkisen sektorin asiakkuuksista vastaava johtaja Salla Aromaa. ”Panostus yhtenäiseen digitaaliseen työympäristöön tukee sekä organisaation omaa kehitystä että laadukkaiden ja luotettavien palveluiden tarjoamista kaupunkilaisille.”
Tulevaisuus rakennetaan tiedon ja tekoälyn varaan
Rovaniemen kaupungin työntekijöiden siirtyminen Microsoft 365 -ympäristöön tapahtui sujuvasti ja ongelmitta. Henkilöstöllä oli ollut myös aiemmassa ympäristössä käytössä esimerkiksi Microsoft Word- ja Excel-työkaluja, ja ketterämpi yhteistyö muiden viranomaisten ja kumppaneiden kanssa sujuvoitti arkea.
Microsoft 365 -alusta ei ole ainoastaan tehostanut nykyisiä toimintatapoja, vaan se on myös avannut ovet tulevaisuuden innovaatioille. Rovaniemellä seuraavana tavoitteena on kaupunkistrategian digiohjelman mukaisesti hyödyntää dataa tehokkaammin päätöksenteossa ja tiedolla johtamisessa Power BI -analytiikkatyökalun avulla. Lisäksi kaupunki valmistautuu ottamaan käyttöön Microsoftin tekoälyratkaisuja, kuten Copilot-työkaluja, jotka auttavat henkilöstöä muun muassa analysoimaan tietoa ja tehostamaan rutiinitehtäviä.
”Palveluiden onnistunut siirto oli Rovaniemen kaupungin, Microsoftin ja LapIT:n hyvän suunnittelun ja tiiviin yhteistyön tulos. Kyse oli ennen kaikkea toimintamallien muutoksesta, jossa henkilöstön osaamisen muutosjohtaminen ja viestintä korostuvat. Muutoksen jälkeen palveluiden käyttö on sujunut hyvin ja mahdollistaa kaupungin toiminnalle lukuisia digitalisaation kehitysmahdollisuuksia”, kuvaa kaupungin omistaman ICT-kumppanin LapIT Oy:n toimitusjohtaja Klaus Kianen.
”Siirtymä Google Workspace -työympäristöstä Microsoft 365:een on ollut paljon enemmän kuin pelkkä teknologiaprojekti. Se on organisaatiokulttuurimme muutos kohti avoimempaa, yhteisöllisempää ja tehokkaampaa työskentelytapaa. Sujuva yhteistyö Microsoftin ja LapIT:n kanssa läpi hankkeen on ollut avainasemassa muutoksen onnistumisessa. Emme ole vain ostaneet lisenssejä, vaan olemme saaneet asiantuntemusta ja aitoa tukea”, Määttä kertoo. ”Seuraavaksi keskitymme ottamaan käyttöön M365-pilviympäristössä uusia työkaluja ja toiminnallisuuksia. Esimerkiksi tekoälyn integrointi osaksi työprosesseja auttaa meitä hyödyntämään tietoa ja palvelemaan kaupunkilaisia ja muita sidosryhmiä entistä paremmin.”
Lisätietoja:
Hennariikka Niinistö, viestintäjohtaja, Microsoft Oy,
040 845 8066,
[email protected]