Künstliche Intelligenz (KI) hält zunehmend Einzug in Schulen und Universitäten, auch das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung (BMBWF) beschäftigt sich intensiv mit den Möglichkeiten dieser Technologie für die eigene Verwaltung. Die Herausforderung: eine Lösung zu entwickeln, die nicht nur Prozesse effizienter gestaltet, sondern auch den Arbeitsalltag erleichtert, ohne Kompromisse beim Datenschutz einzugehen. Statt auf externe Anbieter zu setzen, entschied sich das Ministerium für einen mutigen Schritt – die Entwicklung einer sicheren, maßgeschneiderten KI-Plattform auf Basis von Microsoft Azure OpenAI.
Von der Idee zur Umsetzung: KI für den Arbeitsalltag
Schon früh erkannte das BMBWF das Potenzial generativer KI – da insbesondere nachgeordnete Dienststellen großes Interesse zeigten und die Nachfrage nach entsprechenden Lösungen wuchs. Das Ziel war klar: eine einfache, sichere und intuitiv nutzbare KI-Plattform, die Mitarbeitende gezielt unterstützt, ohne hohe Kosten oder komplizierte Zugänge.
„Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollten KI nutzen, hatten aber Bedenken – vor allem wegen der Datensicherheit“, erklärt Thomas Egger, Leiter der Abteilung Informations- und Kommunikationstechnologie beim BMBWF. „Als Ministerium hatte für uns der Datenschutz von Anfang an oberste Priorität. Deshalb haben wir eine eigene Plattform entwickelt, die genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist und höchste Sicherheitsstandards erfüllt.“
Die Lösung wurde mittels Microsoft Azure OpenAI aufgebaut und ermöglicht den sicheren Zugriff auf leistungsstarke KI-Anwendungen direkt über das ministeriumsinterne Intranet. Das Besondere: Keine Daten werden gespeichert oder für Trainingszwecke verwendet, der gesamte Datentransfer ist verschlüsselt, und die Server stehen in Europa.
Effizienter arbeiten – mit maßgeschneiderten KI-Tools
Nach einer erfolgreichen Testphase mit 250 Nutzer*innen wurde die Plattform im Sommer 2024 für alle 1.200 Bediensteten des Ministeriums freigeschaltet. Seither nutzen sie die KI für eine Vielzahl von Aufgaben – von der Textzusammenfassung über Übersetzungen bis hin zur automatisierten Bildgenerierung. Um den Zugang möglichst einfach zu gestalten, wurden die wichtigsten Anwendungen in Form von klar strukturierten Kacheln in das Intranet integriert. Dazu gehören ChatGPT, Bildgenerierung, Text- und Datei-Zusammenfassungen sowie Übersetzungen.
Die KI-Plattform des BMBWF bietet Mitarbeitenden sicheren Zugriff auf KI-gestützte Tools.
Ein Paradebeispiel für die Arbeitserleichterung ist die Echtzeit-Transkription. Früher mussten Protokolle mühsam abgetippt und anschließend übersetzt werden – eine zeitraubende Aufgabe, die Konzentration und Geduld erforderte. Jetzt übernimmt eine KI-gestützte Spracherkennung diesen Schritt automatisch. Gesprochenes wird in Echtzeit in Text umgewandelt, Übersetzungen erfolgen mit wenigen Klicks, während die finale Kontrolle durch Mitarbeitende die Qualität sichert. Das reduziert die Arbeitslast spürbar und gibt den Mitarbeitenden Zeit für wichtigere Aufgaben.
„Das BMBWF beweist, dass KI nicht nur für Technologieunternehmen oder Start-ups relevant ist, sondern auch die öffentliche Verwaltung transformieren kann“, sagt Christian Wenzl, Education Lead bei Microsoft Österreich. „Die Lösung zeigt eindrucksvoll, wie moderne Technologien dazu beitragen, Effizienz, Datenschutz und Mitarbeiterzufriedenheit in Einklang zu bringen.“
Um den Zugang zu den KI-gestützten Funktionen flexibel und transparent zu gestalten, erhält jede*r Mitarbeiter*in ein monatliches Nutzungsguthaben. Da die Anwendungen sehr kosteneffizient sind – viele Funktionen bewegen sich im niedrigen Cent-Bereich – wird das Guthaben in der Regel nicht ausgeschöpft. In der Praxis hat sich gezeigt, dass damit eine Vielzahl an KI-gestützten Aufgaben wie Bildgenerierung oder Textzusammenfassungen problemlos abgedeckt werden kann. Diese Form der Kostenkontrolle stellt sicher, dass die KI-Unterstützung wirtschaftlich bleibt und sich am tatsächlichen Bedarf orientiert.
KI als Zukunftstechnologie in der Verwaltung?
Die ersten Ergebnisse zeigen bereits deutliche Erfolge: Mitarbeitende sparen wertvolle Zeit, wiederkehrende Aufgaben werden effizienter erledigt, und die Nutzung der KI-gestützten Tools ist intuitiv und unkompliziert. Doch das Ministerium plant bereits die nächsten Schritte.
Eine KI-gestützte „BMBWF-Wissensdatenbank“ soll künftig als zentrales digitales Nachschlagewerk den schnellen Zugriff auf relevante Informationen erleichtern – ein entscheidender Vorteil für eine Verwaltung, die mit einer Vielzahl komplexer Regelwerke und Dokumente arbeitet.
Ein weiteres zukunftsweisendes Einsatzfeld könnte die Mathematik-Zentralmatura sein. Hier unterstützt KI schon jetzt die Lehrkräfte bei der Erstellung von Prüfungsaufgaben mit gleichbleibendem Schwierigkeitsgrad – ein Prozess, der bislang aufwendig manuell durchgeführt werden musste. Die KI greift auf spezielle Vorgaben – sogenannte Prompts – zurück, um Aufgaben zu generieren, die in Format und Schwierigkeit den bisherigen Standards entsprechen. Dennoch bleibt eines klar: Die Fachabteilungen behalten die volle Kontrolle über den Prüfungsprozess. Die KI soll Lehrkräfte nicht ersetzen, kann aber als unterstützendes Werkzeug dienen, um Vorschläge zu liefern, während die finale Auswahl weiterhin von Menschen getroffen wird.
KI mit echtem Mehrwert – für eine moderne Verwaltung
Fest steht: Das BMBWF ist in Sachen KI einer der Vorreiter in der öffentlichen Verwaltung in Sachen KI und setzt mit seiner im Haus entwickelten KI-Plattform ein starkes Zeichen für die Zukunft. Die positiven Rückmeldungen aus dem Ministerium zeigen, dass der Einsatz von KI nicht nur Prozesse effizienter gestaltet, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen spürbar steigert.
„Alle sprechen immer von Leuchtturmprojekten. Aber was uns besonders freut, ist die Erleichterung im Arbeitsalltag“, betont Thomas Egger. „Unsere Kolleginnen und Kollegen können sich jetzt auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren, statt Zeit mit repetitiven Tätigkeiten zu verlieren. Das macht einen echten Unterschied.“
Mit dieser Entwicklung beweist das BMBWF, dass KI nicht nur eine technologische Spielerei ist, sondern eine Technologie, die den Verwaltungsalltag nachhaltig verbessert – und den Menschen in den Mittelpunkt stellt.