En la Universidad Autónoma de Tamaulipas (UAT), cada día hay reportes que entregar, normas que cumplir y procesos que deben avanzar sin margen de error. Durante mucho tiempo, resolver una duda significaba detenerse: levantar el teléfono, mandar un correo, esperar.

La historia de AurIA—una herramienta de IA diseñada por la UAT para acompañar a los usuarios en el sistema financiero de la institución y resolver sus dudas en el momento– comienza en esas pausas que interrumpían el trabajo de las personas.

Demasiadas preguntas, poco tiempo para atenderlas

Desde la Secretaría de Finanzas, el equipo de Sistemas de Información observó un patrón que se repetía todos los días. Las áreas administrativas llamaban una y otra vez para resolver dudas básicas del sistema financiero: cómo hacer una requisición, en qué módulo estaba un trámite o dónde encontrar un reporte.

La necesidad no era automatizar procesos complejos, sino quitar fricción al día a día. Crear una herramienta que respondiera en el momento correcto, con el contexto correcto. Fue hace un año y medio aproximadamente cuando el equipo decidió pasar a la acción y comenzar el desarrollo de una herramienta impulsada por IA, diseñada en específico para acompañar a las personas dentro del sistema de información financiera de la universidad.

Así nació AurIA.

Construir mientras se aprende

El desarrollo fue interno, colaborativo y progresivo, liderado por el propio equipo de la universidad. El equipo exploró distintas alternativas hasta decidir apoyarse en el ecosistema tecnológico que ya formaba parte de la institución: herramientas de Microsoft que permiten almacenar, procesar y conectar la información financiera, como SQL Server para bases de datos y aplicaciones desarrolladas en .NET.

La pieza clave fue Microsoft Copilot, que permitió a la UAT construir la solución con herramientas de bajo código, es decir, con menos necesidad de programar desde cero, y avanzar más rápido de lo que habían imaginado.

En pocas semanas lograron un primer demo funcional. Tras una reunión con Microsoft en enero del año pasado, , el proyecto se consolidó y decidieron llevarlo a producción. Para marzo, AurIA, un asistente conversacional integrado al sistema financiero que permite a los usuarios hacer preguntas y recibir respuestas en el momento, ya operaba en las áreas donde este sistema es parte central del trabajo diario: contabilidad, presupuestos, egresos y nómina.

Cuando el trabajo mantiene su ritmo

Aunque AurIA comenzó a operar en 2025, su adopción se extendió de manera gradual. Para inicios de este año, usuarias como Daniela Caballero Hernández, jefa del Departamento de Contabilidad en la Facultad de Ingeniería y Ciencias de la UAT, ya la utilizaban en su día a día.

Antes, enfrentar una duda operativa podía detener todo. “Si tenía alguna duda y no me contestaban el correo o el teléfono, yo ya no podía continuar con mi trabajo. Eso sí generaba mucho estrés”, menciona Caballero Hernández.

En la Dirección de Contabilidad de la UAT, el cambio se mide en días que antes se invertían en procesos que hoy se resuelven en minutos.

María Isabel Lucio Cepeda, directora de Contabilidad, explica que antes una aclaración sobre un reporte podía tardar varios días entre correos, evidencias y seguimientos, mientras los plazos legales seguían corriendo.

“Yo no tengo cuatro días para esperar una respuesta, porque tengo términos que cumplir”. Con AurIA, el flujo cambió. “Ahora hago la solicitud y prácticamente en el momento tengo respuesta. Mientras tanto, yo puedo avanzar con otros pendientes.”

Uno de los cambios más visibles ocurrió dentro de los equipos de trabajo. Lucio Cepeda explica que antes su equipo acudía de manera constante a ella para resolver dudas operativas. Hoy, AurIA resuelve ese problema. “Ellos avanzan y yo también. El trabajo fluye mejor y se aprovecha mucho más el tiempo.” Caballero Hernández coincide: la inmediatez de AurIA ha reducido interrupciones y ha ayudado a disminuir el estrés, sobre todo en fechas límite.

Trabajar de manera distinta

AurIA no responde desde información genérica. Está entrenada con la normatividad y los documentos que rigen los procesos contables de la universidad.

Para Lucio Cepeda, esto es clave en un entorno donde la emisión de estados financieros está ligada de manera estrecha a la normativa del Consejo Nacional de Armonización Contable. Antes, validar un criterio implicaba revisar documento por documento. Hoy, la consulta llega acompañada del fundamento legal correspondiente, lo que acelera decisiones y da mayor certeza.

Desde el inicio, el equipo tuvo claro que la información financiera exigía controles estrictos. “Somos muy conscientes de la sensibilidad de la información que se maneja en el sistema financiero. La seguridad fue una prioridad desde el primer momento”, comenta Cindy Nallely Muñiz Pérez, del equipo de implementación de AurIA.

El acceso está limitado a usuarios con cuenta institucional, permisos definidos y conexión a la red universitaria. Para la autenticación y el control de accesos, AurIA utiliza la identidad de Azure vinculada a las cuentas institucionales, lo que permite saber quién consulta qué información y limitar permisos según el rol de cada persona.

Más allá de la tecnología, el impacto de AurIA se refleja en algo más simple: cómo se vive el trabajo. Los usuarios afirman sentir que la tecnología no las reemplaza, sino que las respalda. “Tenerlo todo automatizado nos da más tranquilidad, porque yo puedo avanzar con otro punto mientras otra persona ya atiende mi petición”, finaliza Lucio Cepeda.

Imagen principal: Edificio de Rectoría de la Universidad Autónoma de Tamaulipas. Todas las fotos y videos cortesía de la Universidad Autónoma de Tamaulipas.