Se seus dias de trabalho estão cheios de reuniões, você não está sozinho. De acordo com o recente relatório do Índice de Tendências de Trabalho da Microsoft, o tempo que as pessoas gastam nessas agendas aumentou quase três vezes desde 2020, e nem sempre são produtivas. O levantamento aponta que a reuniões improdutivas são a principal barreira para conclusão de tarefas importantes.
Caso se atrase, esteja despreparado ou precise por todos os participantes na mesma página, reunimos nove situações nas quais o Microsoft Copilot e outras ferramentas de IA podem ajudar qualquer um a se tornar um mestre das reuniões.
Se estiver atrasado
Caso não consiga chegar a uma reunião a tempo, o Copilot no Microsoft Teams pode ajudá-lo, resumindo os pontos-chave em tempo real para que você possa acompanhar o que aconteceu até o momento e entrar na conversa sem perder o ritmo. Se não pegou um contexto importante, basta perguntar ao Copilot onde as pessoas concordam ou discordam, e até obter um resumo em linguagem menos técnica.
Reuniões marcadas no mesmo horário
Quando você não puder participar de uma reunião porque tem outra ao mesmo tempo, pode pedir ao Copilot no Teams um resumo do que foi dito, decisões que foram tomadas e tarefas que você precisa fazer. Também é possível solicitar informações como uma tabela de prós e contras das ideias apresentadas e detalhes sobre a opinião de cada pessoa. Em breve, os usuários do Copilot terão acesso a resumos inteligentes de reuniões, que apresentam notas geradas automaticamente e tarefas de acompanhamento sugeridas. Em março, será possível “seguir” uma reunião que não puder comparecer no Outlook. Será solicitado ao organizador gravar a reunião no Teams, garantindo que um resumo esteja disponível mais tarde.
A discussão não está saindo do lugar
Quando sua reunião está ficando monótona com silêncios constrangedores ou distrações, o Copilot no Teams pode ajudá-lo a se concentrar e movimentar mais. Você pode fazer perguntas como “O que posso perguntar para levar a reunião adiante?” ou “Quais questões ainda estão sem solução?”, com respostas visíveis apenas para você. O Copilot irá vasculhar a transcrição para dar sugestões em tempo real sem interromper a discussão.
Quando há barulho no local de trabalho
Quando você não pode evitar o barulho externo, a capacidade de supressão de ruído do Teams analisa seu feed de áudio para reter apenas a fala enquanto remove ruídos indesejados como digitação no teclado, crocância de saco de batatas fritas ou crianças brincando pela casa. Em breve, o Teams também contará com isolamento de voz, que reconhecerá a sua e suprimirá outras vozes e ruídos de fundo, para que apenas você seja ouvido quando estiver falando.
Quando sua sala/casa está uma bagunça
Caso seu escritório esteja bagunçado e a próxima reunião já vai acontecer, a ferramenta Decorate your background no Teams Premium poderá ajudar. Com o efeito de fundo generativo, você pode melhorar seu ambiente real, removendo a bagunça e adicionando um fundo com plantas, decorações e outros toques que embelezam seu espaço.
As pessoas estão entediadas durante sua apresentação
Se suas apresentações precisam de algum polimento, o Speaker Coach está aqui para ajudar. Ele analisa sua fala – incluindo ritmo, tom e uso de palavras de preenchimento e linguagem repetitiva – para fornecer insights ao vivo e uma avaliação posteriormente. Ele também analisa em seu discurso o uso de palavras culturalmente sensíveis e fornece recomendações para linguagem inclusiva.
Não deu tempo para se preparar
Quando não houver tempo para se preparar para uma reunião, o aplicativo Meet no Teams reúne os materiais da chamada em um só lugar para que consiga visualizar tudo rapidamente, incluindo agendas e documentos. Você também pode checar insights inteligentes como conteúdo sugerido para reuniões futuras e se alguma está fora do seu horário de trabalho. Em breve, o Copilot no Outlook tornará a preparação para a reunião ainda mais fácil, fornecendo resumos do tema da reunião, etapas que você precisa para se preparar e documentos relevantes.
Você gostaria de ter um assistente
Agendar reuniões pode ser difícil, mas o Copilot no Outlook pode facilitar essa tarefa para você. A ferramenta já consegue resumir um tópico de e-mail e, a partir de março, também sugerirá ações como agendar uma chamada de acompanhamento. Caso selecione essa opção, o Copilot abrirá automaticamente um formulário de reunião, dará um título e sugerirá participantes e horários disponíveis. Também incluirá uma agenda, arquivos relevantes e um resumo do tópico do e-mail. Após isso, uma reunião é agendada em alguns cliques!
Uma ajuda com as barreiras linguísticas
As reuniões são difíceis quando as pessoas não falam a mesma língua ou têm diferentes línguas em que se sentem mais confortáveis. A tradução ao vivo para legendas e transcrições no Teams Premium pode ajudar a manter a conversa contínua. Disponível em 40 idiomas, as traduções em tempo real ajudam os participantes da reunião a lerem legendas e transcrições em sua própria língua.
As imagens para ilustrar esta história foram criadas com Designer’s Image Creator e Microsoft Designer.