Eduvos simplifica a experiência de matrícula dos estudantes de 90 dias para instantânea com a Microsoft e o Dynamics 365
“Estávamos constantemente desenvolvendo insights acionáveis”, diz Dr. Riaan Steenberg, Diretor Executivo da Eduvos, uma instituição de ensino superior sul-africana que antes enfrentava um cenário de relatórios fragmentados. Os processos manuais foram transformados através da colaboração da Eduvos com a Braintree, aproveitando as soluções do Dynamics 365. Como resultado, a Eduvos obteve insights em tempo real, permitindo uma operação mais suave e oferecendo mais oportunidades de aprendizado para os estudantes na África do Sul. Com o Microsoft 365 e o Azure, a instituição também simplificou as interações dos estudantes, desde a matrícula até a conclusão do curso, proporcionando uma experiência educacional mais satisfatória.
As raízes da Eduvos remontam a 1979, quando o visionário Instituto de Tecnologia da Computação foi fundado. Ao longo dos anos, a Eduvos evoluiu para uma instituição de ensino superior sul-africana comprometida em facilitar a autoeducação. “Meus parceiros e eu temos uma grande visão para a África – que o poder da educação pode elevar o continente africano ao seu pleno potencial”, compartilha o Dr. Riaan Steenberg, Diretor Executivo da Eduvos.
Em 2021, a Eduvos assumiu as operações de uma empresa anterior e passou a gerenciar 12 campi na África do Sul. “Este foi um grande passo em direção à nossa visão, mas enfrentamos uma janela desafiadora de 90 dias para nos afastarmos dos sistemas do proprietário anterior”, relembra o Dr. Steenberg. Na educação, as métricas de vendas, financeiras e acadêmicas devem estar alinhadas para fornecer uma visão coesa de cada aluno. As ambições de crescimento da Eduvos impulsionaram a necessidade de unificar esses elementos em uma única plataforma. “Nosso principal obstáculo era a integração – sem ela, os diferentes departamentos não conseguiam se comunicar entre si, e estávamos constantemente negociando indicadores-chave de desempenho (KPIs) para determinar a verdade. A visibilidade, ou a falta dela, foi o principal motivador para iniciar nossa transformação digital.”
“Estávamos constantemente negociando KPIs e tentando determinar a verdade. A visibilidade, ou a falta dela, foi o principal motivador para iniciar nossa transformação digital.”
Dr. Riaan Steenberg, Diretor Executivo, Eduvos
Superando a divisão digital
Buscando uma transformação extensiva que facilitasse a integração, a Eduvos procurou soluções. Ajudando a Eduvos ao longo do caminho estava a parceira de tecnologia da Microsoft, Braintree. “Sabíamos que a mudança não envolvia apenas os sistemas. Precisávamos encontrar um caminho da organização que éramos para a nova entidade que queríamos ser, e a equipe da Braintree poderia nos guiar até lá”, relembra o Dr. Steenberg.
A Eduvos escolheu construir a base de suas operações no Microsoft 365, Dynamics 365 e Azure. A instituição agora usa o Dynamics 365 Marketing e o Dynamics 365 Sales para simplificar a matrícula dos estudantes, o Dynamics 365 Customer Service para a gestão dos estudantes, o Dynamics 365 Finance para processos financeiros, bem como o Dynamics 365 Human Resources para lidar com questões de emprego. “Cada faceta do nosso ciclo de vida do estudante é gerenciada via Dynamics 365”, diz o Dr. Steenberg. “À medida que crescemos, monitorar a qualidade acadêmica se torna ainda mais crucial. Com a integração que o Dynamics 365 nos proporciona, podemos garantir qualidade e evitar possíveis desafios de serviço.”
Através desta plataforma, a Eduvos coleta insights vitais de seus sites e marketing, permitindo estabelecer uma visão unificada de seus clientes e interações com eles. “Ter isso nos permite manter os potenciais estudantes informados, pois há uma transição suave entre as equipes de marketing e vendas”, compartilha o Dr. Steenberg. “Com ferramentas omnichannel, podemos interagir com futuros estudantes em diferentes plataformas como WhatsApp e Facebook, e manter um registro de consultas para oferecer uma melhor experiência de serviço.” Além disso, os estudantes também ganham acesso ao Microsoft 365, permitindo-lhes acessar todos os recursos necessários em quase tempo real.
A mudança de um modelo tradicional de TI local para a nuvem Microsoft Azure também foi um grande avanço para a Eduvos em termos de segurança. “As instituições educacionais enfrentam uma miríade de desafios de segurança, tanto internamente quanto externamente. No entanto, fazer parceria com a Microsoft, que tem uma equipe dedicada de profissionais de segurança, nos ofereceu tranquilidade”, diz o Dr. Steenberg. “Realizamos uma avaliação de prontidão de segurança antes da transição e, mais recentemente, a Eduvos melhorou a pontuação de segurança em 12%.”
Inspirando mentes a crescer
Em um tempo notavelmente curto, a Eduvos obteve os insights necessários para ser a organização que buscava ser. “Em vez de processos complicados e KPIs conflitantes apresentados por cada equipe, levando a semanas de reconciliação, passamos para discussões orientadas por dados focadas no planejamento e na melhoria de nossas ofertas educacionais”, diz o Dr. Steenberg. “As coisas acontecem muito mais rápido agora. Antes, a matrícula dos estudantes levava quase 90 dias. Agora, é quase instantânea e o custo associado foi reduzido em 90%. Todos na organização sabem onde encontrar o que está acontecendo.”
“Antes, a aquisição de estudantes levava quase 90 dias. Agora, é quase instantânea e o custo associado foi reduzido em 90%.”
Dr. Riaan Steenberg, Diretor Executivo, Eduvos
A Eduvos testemunhou um impressionante crescimento de 50% ano a ano nas matrículas por dois anos consecutivos. A instituição passou de 5.800 estudantes para 12 mil estudantes e o crescimento das matrículas de 1.500 novos estudantes para impressionantes 7.400 – um testemunho da centralidade do estudante na instituição, que proporcionou uma jornada educacional satisfatória para cada jovem.
Ao substituir muitos dos processos manuais de matrícula por automação, a Eduvos espera matricular até 20 mil pessoas no próximo ano. “Tínhamos que passar por um documento de 80 páginas para cada inscrição que era assinada fisicamente, o que era tedioso para nossa equipe e para os estudantes. Desde que implementamos mais automação, nossa equipe tem mais tempo para discutir tópicos significativos com os estudantes, como desafios ou seu futuro, em vez de apenas submissões de documentos”, compartilha o Dr. Steenberg.
A eficiência aprimorada também levou a um avanço na gestão de dívidas. “Com sistemas integrados, podemos gerenciar as finanças de forma mais eficaz. Isso nos capacitou a oferecer mais bolsas, com 150 milhões de Rand disponibilizados anualmente. Já 60% desse valor está sendo concedido a estudantes elegíveis”, compartilha o Dr. Steenberg.
Traçando o futuro
À medida que a Eduvos refina continuamente suas estratégias, ainda busca mais melhorias tecnológicas. “Nosso objetivo é facilitar um modelo de autoeducação onde os estudantes possam supervisionar 90% do processo de matrícula de forma independente”, compartilha o Dr. Steenberg. Com tranquilidade em seus relatórios e operações comerciais, a Eduvos continua a melhorar a experiência acadêmica para seus estudantes e tem recebido feedback positivo por suas inovações. “Nosso modelo de aprendizado híbrido, que alterna entre uma semana no campus e uma semana fora dele tem sido eficaz. Recentemente, introduzimos um modo chamado ‘tempo integral após o expediente’, permitindo que os estudantes participem das aulas online durante a noite de qualquer lugar do país”, compartilha o Dr. Steenberg. “Isso é benéfico, especialmente para indivíduos como pais solteiros que precisam trabalhar, mas ainda desejam aprimorar suas habilidades.”
A instituição também busca realizar mais integração financeira e capacitar os estudantes a acessar extratos e documentos online. Também pretende usar inteligência artificial (IA) para reconhecer estudantes em risco de problemas. “Queremos usar IA para antecipar e reconhecer padrões que possam sugerir dificuldades, para que possamos apoiar os estudantes mais rapidamente”, diz o Dr. Steenberg. À medida que a jornada da Eduvos se desenrola, um sentimento permanece. “A educação na África ainda tem muito espaço para melhorias, e nosso objetivo é continuar expandindo nossos esforços. O Dynamics 365 é essencial para a Eduvos continuar oferecendo educação de qualidade. Cada vez que nosso sistema funciona corretamente, isso significa que mais uma pessoa está sendo educada. E isso é o que realmente importa para nós”, conclui o Dr. Steenberg.
“O Dynamics 365 é essencial para a Eduvos continuar oferecendo educação de qualidade. Cada vez que nosso sistema funciona corretamente, isso significa que mais uma pessoa está sendo educada. E isso é o que realmente importa para nós.”
Dr. Riaan Steenberg, Diretor Executivo, Eduvos