O que estamos aprendendo sobre a adoção bem-sucedida da IA com as empresas que acertam
Se 2023 foi totalmente baseado na promessa da IA, 2024 será totalmente dedicado à prova dessa tecnologia.
As organizações que adotaram a IA generativa já estão vendo os benefícios. De acordo com o nosso último Índice de Tendências de Trabalho, 70% dos usuários do Microsoft Copilot afirmaram que, após apenas três meses, estavam mais produtivos e 68% afirmaram que a ferramenta melhorou a qualidade do seu trabalho. E os usuários mais eficientes do Copilot? Eles economizaram mais de 10 horas por mês.
Mas estes ganhos de produtividade só ocorrem quando as empresas adotam uma abordagem intencional e programática na sua implementação. “Tornar-se uma organização movida a IA não acontece com o apertar de um botão”, afirma Jared Spataro, vice-presidente corporativo de trabalho moderno e aplicativos de negócios da Microsoft. “A IA é diferente de qualquer tecnologia que já vimos, o que significa que requer uma estratégia única para implantar e impulsionar a adoção. As organizações que adotarem uma abordagem ponderada e deliberada serão as que colherão os benefícios da IA”.
Aqui estão cinco etapas para acertar na implementação da IA, juntamente com lições importantes de empresas que lideram o processo.
Coloque seus dados em ordem.
O que aprender
A magia do Copilot é sua capacidade de raciocinar sobre todos os dados e conteúdos de sua organização, permitindo-lhe fornecer respostas personalizadas, relevantes e acionáveis. Ele herda automaticamente os dados e as permissões de segurança existentes do Microsoft 365, o que torna essencial ter práticas sólidas de gerenciamento de conteúdo e governança de dados antes do início da implementação.
A futurista Amy Webb aconselha os líderes a perguntarem às suas equipes: “Quando foi a última vez que vocês fizeram uma auditoria de dados?” Se você deseja um futuro em que possa obter todo o valor da IA, diz ela, você precisa fortalecer sua infraestrutura interna. Todos os seus arquivos previstos estão rotulados? Você vai querer ter certeza de que seus dados estão rotulados corretamente para que apenas aqueles que deveriam estar de olho em um arquivo tenham acesso.
Em que os primeiros usuários estão acertando
No setor de serviços financeiros altamente regulamentado, a segurança é uma prioridade máxima. “Queríamos encontrar uma solução de IA que pudesse nos proporcionar grandes benefícios de economia de tempo, sem nos fazer sentir como se estivéssemos nos colocando em riscos desnecessários”, diz Vicki Holman, proprietária de uma plataforma de colaboração na Hargreaves Lansdown, uma empresa de serviços financeiros com sede no Reino Unido. Com o Copilot for Microsoft 365, “encontramos uma alternativa altamente segura às soluções de IA que os funcionários usavam fora do nosso ambiente bem protegido”.
Como o Copilot herda automaticamente as políticas de segurança, conformidade e privacidade de uma organização para o Microsoft 365, Holman e seus colegas sentiram-se confiantes de que sua nova aposta em IA protegeria seus dados. “Ficamos tranquilos ao usar o Copilot porque já temos nossas licenças do Microsoft 365 E5 e estamos bastante maduros em termos de segurança e conformidade que já implementamos”.
Para construir uma organização impulsionada pela IA, os líderes precisam ajudar suas equipes a adotar novas mentalidades e hábitos. Antes de iniciar qualquer projeto, documento, e-mail ou apresentação, pergunte-se primeiro: como a IA pode me ajudar nessa tarefa?
Seja intencional sobre sua implementação.
O que aprendemos
Para maximizar o retorno do seu investimento em IA, você precisará garantir que as primeiras pessoas que tenham acesso sejam as que obterão o maior valor. Com o Copilot, descobrimos que uma abordagem em três frentes é mais eficaz:
- Forneça a tecnologia a equipes inteiras dentro de uma função comercial específica, como atendimento ao cliente ou vendas. Dessa forma, eles podem compartilhar ideias e aprender uns com os outros, multiplicando o impacto da tecnologia.
- Aloque os cargos restantes para diversas funções e níveis, desde líderes seniores até administradores de TI e gerentes de projeto. Recomendamos que a maioria das vagas seja destinada a funcionários não executivos.
- Defina objetivos claros sobre como cada equipe utilizará a nova tecnologia, como “reduzir o volume de tickets” para atendimento ao cliente. Isso ajudará a orientar os funcionários em direção às necessidades comerciais mais urgentes.
Em que os primeiros usuários estão acertando
A empresa multinacional de tecnologia Lumen Technologies forneceu o Copilot primeiro para suas equipes de atendimento ao cliente, vendas e experiência do cliente. A equipe de atendimento ao cliente está usando IA para apresentar políticas relevantes, resumir tickets e acessar instruções de reparo passo a passo em manuais, enquanto as equipes de vendas e experiência do cliente a usam para enriquecer as interações com os clientes com profundidade e contexto adicionais. “Nosso pessoal está vendo melhorias imediatas de produtividade com o Copilot”, diz a CEO Kate Johnson, o que, em última análise, os ajuda a atender melhor seus clientes e torna mais fácil fazer negócios com eles.
Identifique campeões para liderar o caminho.
O que aprendemos
Os defensores da IA são influenciadores internos: eles mostram exatamente como o Copilot pode ajudar em seu trabalho diário e deixam amigos e colegas de trabalho entusiasmados para experimentarem eles próprios (não é necessário #promocode). Peça aos gerentes que identifiquem um usuário avançado de sua equipe para ser um representante e capacite esses defensores para conduzir treinamentos internos – como uma sessão do Copilot 101 para vendedores – e criar demonstrações rápidas em vídeo que podem se espalhar organicamente por toda a empresa.
Outra ideia, do professor da Wharton e especialista em IA, Ethan Mollick: “Não acho que você seria negligente, como líder de uma grande empresa da Fortune 1000, se escolhesse 20% das pessoas mais criativas da sua empresa, pedisse que todos usassem IA por uma semana e desse um prêmio de um milhão de dólares para quem encontrar a melhor maneira de automatizar partes de seu trabalho, ao mesmo tempo em que promete que não vai demitir ninguém por causa disso.”
Claro, isso não será viável para muitas empresas. Outra maneira de começar: encarregue seus colaboradores de filmar vídeos curtos, no estilo de mídia social, sobre suas maneiras favoritas de usar IA em seu trabalho e peça que compartilhem por e-mail ou Teams.
Em que os primeiros usuários estão acertando
Nossos primeiros usuários do Copilot na Microsoft estão descobrindo maneiras ágeis de compartilhar suas habilidades — e suas paixões — entre equipes, ampliando rapidamente os hábitos de IA e ajudando todos a aprender. Eles conduziram workshops de demonstração virtuais, sessões Ask Me Anything e canais de dicas do Copilot Teams onde compartilham comandos favoritos. Uma das iniciativas mais impactantes até agora? Sessões de treinamento específicas para funções, onde cada pessoa conduziu um treinamento interativo voltado para o trabalho diário, por exemplo, de marketing. “Os campeões de base têm sido fundamentais para a adoção do Copilot”, afirma Daniel Vargas, Diretor Sênior de Marketing de Produto – e embaixador não oficial do Copilot – na Microsoft. “Quando as pessoas incorporam a IA no seu trabalho diário e partilham o que fizeram com ela, isso ajuda os outros a ver o potencial e inspira-os a explorar a tecnologia por si próprios”.
Priorize a qualificação.
O que aprendemos
Sem treinamento contínuo, a IA não fará muita diferença em seus resultados financeiros. É por isso que é vital criar – e manter – espaços virtuais para as pessoas compartilharem dicas, fazerem perguntas e encontrarem recursos. As organizações devem encorajar as pessoas a partilharem os seus comandos de IA mais poderosos com as suas equipes, diz A.J. Brush, pesquisadora de interação humano-computador e gerente de grupo de parceiros da Microsoft, que mantém uma lista contínua de seus favoritos que recebe de colegas de trabalho (uma boa mensagem que ela ouviu recentemente: “Analise meus e-mails sinalizados e classifique os cinco primeiros em importância”). O Copilot Lab, nossa coleção de dicas e orientações imediatas, pode ajudar as empresas a desenvolver essa força.
Em que os primeiros usuários estão acertando
Para aproveitar ao máximo o Copilot, a Morula Health, uma pequena empresa que fornece serviços de redação médica regulatória para o setor de saúde, está construindo sua própria biblioteca. Compartilhar ótimos comandos ajuda a equipe a economizar tempo ao usar o Copilot para manter itens de ação sob controle, escrever primeiros rascunhos de blogs e redigir documentos. Esse processo, diz Philip Burridge, Diretor de Operações e Estratégia da Morula, “garante resultados sustentados de alta qualidade, permitindo-nos integrar tecnologia perfeitamente sem comprometer a consistência”.
Ajude as pessoas a construírem novos hábitos de trabalho.
O que aprendemos
Para moldar uma organização impulsionada pela IA, os líderes precisam ajudar as suas equipes a adotar novas mentalidades e hábitos. Antes de iniciar qualquer projeto, documento, e-mail ou apresentação, pergunte-se primeiro: como a IA pode me ajudar nessa tarefa?
Trabalhar de forma eficaz com IA requer a capacidade de delegar, exercer o bom senso e aplicar conhecimentos especializados no assunto – em outras palavras, você precisa pensar como um gerente. Você também precisará reaprender como pesquisar. Na nossa pesquisa global com 18.100 pessoas, os entrevistados disseram que passam mais tempo procurando informações (27% do dia) do que criando (24%), comunicando (24%) ou consumindo-as (25%). A IA alivia essa dor examinando todo o seu universo de dados – e-mails, reuniões, bate-papos, documentos e muito mais, além da web – para encontrar o que você procura.
Em que os primeiros usuários estão acertando
Na divisão Crop Science da Bayer, uma empresa global com foco em saúde e agricultura, pesquisadores e cientistas de dados podem usar algumas frases-chave no Copilot in Teams para localizar rapidamente estudos e modelos preditivos em outras partes da empresa. Por meio de um plug-in personalizado do Teams, o Copilot não apenas acessa os modelos relevantes, mas também identifica quem é o responsável pela pesquisa, facilitando a conexão com a fonte especializada em um tópico específico.
Em um caso, um investigador nos Estados Unidos estava trabalhando em um projeto que exigiria uma quantidade significativa de tempo para ser concluído. Ao utilizar o Copilot para investigar outros modelos que estão sendo criados na empresa, o pesquisador identificou um modelo preditivo desenvolvido por um pesquisador na Alemanha, evitando que um modelo duplicado fosse criado. Isso economizou de dois a três meses de trabalho – e acelerou o tempo necessário para levar uma solução aos agricultores.
E na agência de publicidade global Dentsu, a Copilot mudou completamente os fluxos de trabalho. “Antes, sentávamos com um cliente em uma sala para uma sessão de idealização, tínhamos ideias juntos, pegávamos essas informações e, dias ou semanas depois, voltávamos com visualizações criativas dessas ideias”, diz James Thomas, chefe global de tecnologia da Dentsu Creative. “Com o Copilot, já temos imagens e rascunhos de ideias de como as coisas poderiam ficar com o cliente na sala, o que significa que podemos chegar à ideia certa com mais rapidez”.
A IA pode transformar a sua organização, mas apenas se a adotar com intenção e estratégia. E embora não exista uma abordagem única para acertar, esses insights podem ajudar a orientar os líderes que desejam aproveitar ao máximo seu investimento em IA.