Toastmasters, la organización sin fines de lucro que apoya a quienes temen hablar en público, adopta con valentía la IA
En una noche reciente, 19 personas se reunieron después del trabajo en una biblioteca pública en el centro de Minneapolis para una reunión de Toastmasters International, la organización sin fines de lucro que ayuda a cualquier persona interesada a perfeccionar sus habilidades para hablar en público.
Cada uno tenía sus motivos.
Uno tenía un próximo seminario de trabajo. Uno quería grabar un video promocional. Otro tenía una boda en el horizonte.
A Simon Lual, uno de los cuatro oradores, le dijeron que tenía gestos con las manos buenos y naturales. También que parecía un poco apresurado hacia el final de su discurso y dijo «correcto» mucho.
Fue una retroalimentación «en verdad buena», dijo el empresario de 24 años, y agregó: «Voy a dejar de decir ‘correcto’ al final de cada oración».
Tales experiencias en persona son el sello distintivo de Toastmasters International, que celebró 100 años el año pasado. Hay contacto visual, apretones de manos, aplausos.
Sin embargo, detrás de escena, la organización sin fines de lucro pasa por una transformación digital, impulsada por los desafíos de la pandemia de Covid-19, cuando la membresía disminuyó a medida que las reuniones se volvieron en línea, así como por las demandas de una inscripción cada vez más global.
Si bien las reuniones físicas están de vuelta en su mayoría, esa transformación continúa, de manera más reciente con el lanzamiento de Microsoft 365 Copilot, un asistente de IA, para ayudar a respaldar una organización que ahora tiene más miembros fuera de los EE. UU. que dentro.
Miedo a hablar
El miedo a hablar en público es tan común que incluso tiene su propio nombre: glosofobia. Glossa significa lengua en griego y phobos significa pavor.
Desde 1924, cuando comenzó el primer club Toastmasters en el sótano de una YMCA en Santa Ana, la organización se ha extendido por los EE. UU. y el mundo. A lo largo de los años, la fórmula básica se ha mantenido igual: práctica regular con una audiencia en vivo de apoyo y retroalimentación estructurada.
Los miembros abarcan la sociedad e incluyen profesionales, políticos, podcasters y, sí, aquellos con próximas bodas. «Es una habilidad tan útil», dice Devlin Shaughnessy, presidente del Minneapolis Toastmasters Club.
Voluntarios como Shaughnessy, cuyo trabajo diario es pintar casas, dirigen clubes locales con la ayuda de la sede en Denver. Allí, un personal de 150 personas apoya a la red global: recaudan cuotas y donaciones, preparan materiales educativos, brindan soporte de TI y responden preguntas de los miembros. Quizás lo más destacado es que organizan el Campeonato Mundial de Oratoria cada año, que culmina en la Convención Internacional de Toastmasters, a la que asisten miles de personas.
La organización se enfrenta a desafíos. Desde 2010, la membresía nacional ha disminuido, un destino compartido por muchas organizaciones fraternales. La inscripción internacional ahora representa casi dos tercios de la membresía, impulsada por el rápido crecimiento en lugares como India y China.
Covid-19, cuando la gente no podía reunirse en persona, golpeó duramente a la organización. La membresía general cayó de un máximo de 367 mil en 2020 a 270 mil en la actualidad.
Como parte de los esfuerzos de recuperación, la organización agilizó las operaciones. Hace tres años, Toastmasters firmó un acuerdo empresarial para trasladar sus operaciones digitales a las plataformas de Microsoft.
Por ejemplo, todas sus comunicaciones, desde el chat hasta el correo electrónico y el teléfono, se trasladaron de cuatro plataformas diferentes a la plataforma omnicanal de Microsoft el año pasado. «Nuestro centro de llamadas es más productivo», dice Jess Harris, gerente senior de soporte y servicios de TI. «Todo está en un solo lugar. No lidian con cuatro aplicaciones diferentes».
Atender al mundo
También el año pasado, la organización comenzó a explorar el uso de Microsoft 365 Copilot, un asistente de IA para Microsoft 365 (antes conocido como Microsoft Office).
Hasta ahora, entre 30 y 40 empleados, o cerca del 20 por ciento del personal, tienen licencias de Copilot. Lo utilizan para revisar contratos, generar informes de progreso de TI, resumir reuniones y correos electrónicos, y mejorar las presentaciones de PowerPoint, entre otras cosas, señala Harris. El objetivo es que todos los empleados tengan acceso a Copilot para fines de 2026, dice.
El equipo del centro de llamadas de Toastmasters también utiliza Copilot para la gestión de casos de las más de 8 mil llamadas y chats que recibe cada mes de los miembros.
Después de responder preguntas sobre todo, desde cómo iniciar sesión en el sitio web hasta cómo administrar mejor un club, cada llamada o chat se transcribe en automático en Omnichannel. El equipo usa Copilot para resumir la transcripción, luego corta y pega el resumen en archivos de administración de casos para facilitar la recuperación y el seguimiento.
«Hace que la gestión de casos sea una sola voz», dice Danie Carver, coordinadora del departamento de calidad y apoyo a los socios del club. «La persona que llamó lo hace sobre este tema. La resolución fue esta. No hay editorialización. El objetivo principal es la eficiencia».
Otro uso de Copilot es revisar los materiales educativos. Toastmasters tiene una extensa biblioteca en línea de materiales para los funcionarios del club: cómo llevar a cabo una reunión exitosa, cómo reclutar nuevos miembros, así como para los miembros, que cubren habilidades de liderazgo, habilidades de debate y más.
A principios de este año, el equipo utilizó Copilot para editar materiales desde el nivel universitario hasta el nivel de lectura de octavo grado, en parte para atender a los miembros cuyo primer idioma no es el inglés. Si bien los materiales también están disponibles en más de una docena de otros idiomas, desde español hasta griego, hindi, chino y pronto maorí y jemer, muchos consideran a Toastmasters como una oportunidad para practicar inglés.
Kate Wingrove, directora de programas educativos y capacitación, dice que Copilot redujo casi a la mitad el tiempo que por lo general tomaría editar de 20 a 30 páginas de contenido de dos días a uno.
«Antes de ese momento, tal vez me sentía un poco resistente. A veces hay un poco de miedo de que las empresas reemplacen a los humanos con IA», dice.
Copilot sugirió oraciones más cortas, uso de voz activa y vocabulario más simple en general. Todavía se necesitaba un miembro del equipo para examinar las sugerencias y aceptar o rechazar los cambios, dice Wingrove. «Lo reconocí como una herramienta bastante poderosa que puede ayudar a los miembros del equipo a hacer su trabajo de manera más eficiente y efectiva sin hacerse cargo del componente humano de lo que hacen», dice.
Harris dice que el departamento de TI ahora ha comenzado a explorar la creación de agentes de IA en Copilot Studio para automatizar tareas como responder preguntas sobre políticas de recursos humanos y manejar amenazas de ciberseguridad.
Lo que no cambia
De cara al futuro, es probable que la organización se vuelva aún más global.
En India, por ejemplo, el crecimiento es impulsado por jóvenes profesionales y estudiantes que ven a Toastmasters como una plataforma de lanzamiento para la comunidad empresarial internacional, dice Deepak Menon, quien tiene su sede en Nueva Delhi y se desempeñó como presidente internacional en 2019/2020.
«Ha sido adoptado por los jóvenes en esta parte del mundo», dice Menon, un contador público en ejercicio.
Cuando se unió en 2002, dice Menon, había cinco clubes Toastmasters en India, concentrados en Nueva Delhi y Bangalore. Hoy en día, hay más de 1.400 clubes en India, Sri Lanka, Nepal, Bangladesh y Bután, con cerca de 30 mil miembros. «Estamos solo en la punta del iceberg en términos de nuestra membresía», dice Menon.
A medida que la organización continúa su crecimiento, sus líderes tienen claro que deben preservar lo que hace que Toastmasters sea especial. Los rivales ofrecen cursos de liderazgo y oratoria en línea, pero la reunión en persona es todavía un diferenciador clave para la organización.
Cuando las reuniones se volvieron en línea durante la pandemia, «a algunos miembros no les gustó eso», dice Stefano McGhee, primer vicepresidente de Toastmasters, cuyo trabajo diario es director senior de operaciones de tecnología en Harvard Business Publishing en Brighton, Massachusetts. «Había un sentimiento de que la gente lo enviaba por correo. La calidad bajó». Desde entonces, la mayoría de los clubes han vuelto a las reuniones físicas, aunque algunos todavía ofrecen opciones híbridas.
La IA generativa también ha llamado la atención.
«La gran preocupación que escuché fue que la IA se haría cargo de todo», dice. «La IA podría ser capaz de escribir tus discursos y eso negaría la necesidad de personas porque la IA podría hacer todo.
«Hacia lo que he tratado de dirigir a nuestros miembros es la idea de que la IA es un socio. Está aquí para ayudarte, no para hacer el trabajo».
De manera reciente, McGhee, quien está programado para asumir pronto el cargo de presidente internacional, escribía un discurso sobre el cambio de enfoque de la organización de agregar nuevos clubes a clubes de alto rendimiento en crecimiento.
«Los clubes más grandes tienen una mejor tutoría y son menos frenéticos», dice, porque hay alguien asignado a cada rol específico. Cada reunión requiere que alguien la dirija, un cronometrador, evaluadores y un gramático. «Con un número menor de personas, es posible que tengan que desempeñar múltiples roles».
Para obtener antecedentes, le pidió a Copilot que encontrara estudios sobre la disminución más amplia de la membresía de los clubes fraternales en los EE. UU. También le pidió a Copilot que planteara 10 preguntas que la audiencia podría hacerle. («¿Qué pasa con los clubes rurales?» fue uno).
En última instancia, dice McGhee, será él, basándose en su experiencia personal y sus poderes de persuasión, quien pronuncie el discurso. Tal vez deambulará por la habitación. Ponga su mano sobre una mesa. Hará contacto visual. Conectará.
«La IA no va a hacer eso por ti».
Foto superior: Una reunión de Toastmasters en Minneapolis, Minnesota, en julio de 2025. (Fotos cortesía de Toastmasters a menos que se indique lo contrario).