Repensando a jornada de trabalho infinita

No nosso recente relatório anual do Work Trend Index 2025, destacamos o surgimento das “Frontier Firms” — impulsionadas por inteligência sob demanda, operadas por equipes compostas por humanos e agentes, e definidas por um novo papel para cada colaborador: o chefe-agente. Essas empresas estão redesenhando seus processos de negócios em torno da IA e de agentes para escalar rapidamente, operar com agilidade e gerar valor mais rápido do que empresas tradicionais. 

Mas as organizações nunca concluirão sua jornada rumo a se tornarem Frontier Firms se focarem apenas em processos. Nossa pesquisa, baseada em trilhões de sinais de produtividade agregados e anonimizados do Microsoft 365, revela um novo obstáculo desafiador: uma jornada de trabalho aparentemente infinita. 

A IA oferece uma saída desse ciclo, especialmente se combinada com um novo ritmo de trabalho. Caso contrário, corremos o risco de usar a IA para acelerar um sistema quebrado. Para entender melhor essa barreira à transformação, vamos começar nossa jornada de trabalho infinita. 

Manhã: o dia começa antes de você 

A jornada de trabalho frequentemente começa antes mesmo de muitas pessoas saírem da cama. Às 6h, muitos usuários do Microsoft 365 já estão vasculhando caixas de entrada lotadas na tentativa de se antecipar às demandas do dia. Nossos dados de telemetria mostram:   

• 40% das pessoas online às 6h estão revisando e-mails para definir as prioridades do dia.  

• O trabalhador médio recebe 117 e-mails por dia — a maioria é apenas visualizada rapidamente, em menos de 60 segundos.  

• E-mails em massa com mais de 20 destinatários aumentaram 7% no último ano, enquanto conversas individuais estão em queda (-5%).  

A caixa de entrada ainda pode ser a porta de entrada para o trabalho, mas muitas vezes ela se abre para uma enxurrada de caos não priorizado. 

________________________________________________________

O caos da jornada de trabalho infinita 

Ela começa cedo, principalmente por e-mail, e rapidamente se transforma em uma enxurrada de mensagens, reuniões e interrupções que drenam o foco. 

Às 8h, o Microsoft Teams ultrapassa o e-mail como principal canal de comunicação, acelerando o ritmo do dia.   

• O trabalhador médio recebe 153 mensagens no Teams por dia útil.  

• O volume de mensagens por pessoa aumentou 6% ano a ano globalmente — mais de 20% em regiões como Europa Central e Oriental, Oriente Médio e África, e mais de 15% no Reino Unido e Coreia do Sul.  

Cada notificação de e-mail ou mensagem pode parecer pequena, mas juntas elas estabelecem um ritmo frenético para o dia que está por vir. 

Meio-dia: tempo de foco é uma miragem 

As horas mais valiosas do dia de trabalho muitas vezes são dominadas pela agenda de outras pessoas. Metade (50%) de todas as reuniões ocorre entre 9h – 11h e 13h – 15h — justamente quando, segundo pesquisas, muitas pessoas atingem um pico natural de produtividade, devido ao ritmo circadiano. Mas nossos dados mostram que esse tempo é preenchido com reuniões, deixando pouco espaço para foco profundo. As terças-feiras agora concentram a maior carga de reuniões (23%), enquanto as sextas caem para apenas 16%. Em vez de trabalho concentrado, essas horas nobres são gastas em um carrossel de chamadas. 

________________________________________________________

Reuniões tomam o tempo ideal de foco 

Estudos mostram que muitas pessoas têm dois picos naturais de desempenho por dia, mas nossos dados revelam que um deles é ocupado por reuniões, deixando pouco espaço para trabalho focado. 

Mas as reuniões não são a única força que fragmenta a atenção. Às 11h — pico de produtividade para muitos — a atividade de mensagens também dispara, com 54% dos usuários ativos. Segundo nossos dados de telemetria, esse é o horário mais sobrecarregado do dia, quando mensagens em tempo real, reuniões agendadas e trocas constantes de aplicativos convergem, tornando quase impossível focar em uma única tarefa. 

Os calendários podem mostrar uma pausa nas reuniões após o almoço, mas isso também pode ser uma miragem. Nesse período, vemos um aumento no uso do Word, Excel e PowerPoint (WXP), à medida que os funcionários tentam realizar trabalhos focados como redigir textos, analisar dados e criar apresentações — mas esse tempo é fragmentado. Nossa telemetria mostra que, em média, os funcionários que usam o Microsoft 365 são interrompidos a cada 2 minutos por uma reunião, e-mail ou notificação. Esse ruído digital concorrente não aparece no calendário, mas como muitos trabalhadores da informação podem atestar, ele é profundamente sentido. De fato, nossa pesquisa global do Work Trend Index  mostra que quase metade dos funcionários (48%) — e mais da metade dos líderes (52%) — dizem que seu trabalho parece caótico e fragmentado.  

O problema não é apenas o volume — é a dispersão. Nossos dados mostram que os modos de comunicação estão mudando, a coordenação está mais complexa e a carga mental é maior.   

• 57% das reuniões são chamadas ad hoc, sem convite no calendário — e 1 em cada 10 reuniões agendadas é marcada de última hora.   

• Reuniões grandes (com 65+ participantes) são o tipo que mais cresce — provavelmente resultado de equipes cada vez mais complexas e multifuncionais.  

• Quase um terço das reuniões agora abrange múltiplos fusos horários — um aumento de 35% desde 2021.  

• E nos 10 minutos finais antes de uma reunião, as edições no PowerPoint aumentam 122% — o equivalente digital a estudar de última hora para uma prova.  

Para muitos, a jornada de trabalho agora parece navegar no caos — reagindo às prioridades dos outros e perdendo o foco no que realmente importa. Em um momento em que cada hora conta, essa dispersão pode silenciosamente drenar energia e atrasar o progresso dos negócios.  

Noite: o pico triplo ainda não atingiu o limite  

A mudança para o “dia de três picos” iniciada durante a pandemia já não é mais uma tendência — para muitos, virou norma. A jornada de trabalho atual se estende bem até a noite. Nossos dados de telemetria mostram que as reuniões após as 20h aumentaram 16% ano a ano, com equipes globais e flexíveis sendo as principais responsáveis por esse crescimento. E não são apenas reuniões: o funcionário médio agora envia ou recebe mais de 50 mensagens fora do horário comercial, e até as 22h, quase um terço (29%) dos trabalhadores ativos volta à caixa de entrada, indicando um aumento constante na atividade fora do expediente.  

Mas “trabalhar até tarde” pode ser vivido de formas diferentes. Um estudo recente da Microsoft Research descobriu que trabalhadores remotos frequentemente veem o período da noite como uma janela produtiva para colocar tarefas em dia com tranquilidade. Já os trabalhadores híbridos tendem a vivenciar esse mesmo horário como uma fonte de estresse. Para gestores e líderes, isso não é apenas um detalhe — é um sinal que pode ajudar a estabelecer expectativas mais claras, moldar a cultura da equipe e oferecer melhor suporte aos times. 

E para alguns, essa pressão se estende até o fim de semana — fazendo com que o domingo pareça apenas mais uma segunda-feira.   

• Nossos dados de telemetria mostram um aumento notável no uso de e-mails aos fins de semana. Quase 20% dos funcionários que trabalham aos fins de semana verificam seus e-mails antes do meio-dia no sábado e no domingo — acordando para trabalhar, mesmo em dias normalmente de folga. E mais de 5% voltam ao e-mail no domingo à noite (após as 18h) — o famoso “medo do domingo” é real e mensurável.  

• Embora os padrões de e-mail imitem os dias úteis, outros aplicativos contam uma história diferente: nos fins de semana, o uso de Word, Excel e PowerPoint supera as mensagens no Teams, à medida que os funcionários finalmente encontram tempo para realizar trabalhos focados e sem interrupções. 

________________________________________________________

A jornada de trabalho infinita invade noites e fins de semana 

As fronteiras estão se desfazendo, à medida que 1 em cada 3 funcionários afirma que o ritmo de trabalho dos últimos cinco anos tornou impossível acompanhar. 

Isso revela uma verdade maior: para muitos, a jornada de trabalho moderna não tem um início ou fim claros. À medida que as demandas dos negócios se tornam mais complexas e as expectativas continuam a crescer, o tempo que antes era reservado para foco ou descanso agora pode ser usado para colocar tarefas em dia, se preparar ou buscar clareza. É o equivalente profissional de precisar montar uma bicicleta antes de cada pedalada. Gasta-se energia demais organizando o caos antes que o trabalho significativo possa começar. 

Os líderes estão sentindo essa pressão. Com orçamentos estagnados e uma cobrança crescente por resultados, 1 em cada 3 funcionários em nossa pesquisa global do Work Trend Index respondeu que o ritmo de trabalho dos últimos cinco anos tornou impossível acompanhar. Os sinais são claros: é hora de quebrar o ciclo. O futuro do trabalho não será definido por quanto trabalho repetitivo conseguimos automatizar, mas por aquilo que escolhemos reimaginar de forma fundamental. A IA pode nos dar a alavanca para redesenhar o ritmo do trabalho, redirecionar nossas equipes para tarefas novas e diferenciadas, e consertar o que se tornou uma jornada de trabalho aparentemente infinita. 

O caminho a seguir 

Adotar IA não é suficiente. O que você precisa agora é de uma mentalidade de Frontier Firm — uma que questione como o tempo é gasto, como o trabalho é feito e o que realmente gera impacto. Aqui estão três pontos de partida:  

1. Siga a regra 80/20: Em um mundo de orçamentos apertados e atenção limitada, atividade não é o mesmo que progresso. As organizações mais eficazes sabem disso — e agem com base nesse princípio. As Frontier Firms estão colocando o Princípio de Pareto em prática, focando nos 20% do trabalho que geram 80% dos resultados. A IA torna isso não apenas possível, mas escalável. Ao implantar IA e agentes para automatizar tarefas de baixo valor — reuniões de status, relatórios rotineiros, tarefas administrativas — os líderes podem recuperar tempo para o que realmente move o negócio: trabalho profundo, decisões rápidas e execução focada. As empresas que vencerão na era da IA não serão apenas mais trabalhadoras — serão mais inteligentes e precisas. Não sabe por onde começar? Assista à palestra de liderança da Microsoft 365 Community Conference sobre como construir a Empresa do Futuro.   

2. Reorganize com base no Work Chart: Hoje, as equipes são organizadas por funções estáticas como finanças, marketing e engenharia. Mas com expertise disponível sob demanda por meio de IA e agentes, estruturas rígidas adicionam fricção desnecessária. Pense em um lançamento de produto: o conteúdo está com o marketing, os dados com a área de analytics, o orçamento com finanças e a mensagem com a comunicação. Uma simples atualização de preço pode levar dias e várias reuniões. É hora de migrar do organograma tradicional para o Work Chart—um modelo ágil e orientado a resultados, no qual equipes enxutas se formam em torno de um objetivo e usam IA para preencher lacunas de habilidades e avançar rapidamente. Na Supergood, uma agência orientada por IA anteriormente chamada Supernatural, os funcionários usam uma plataforma alimentada por décadas de estratégia publicitária para acessar insights instantaneamente — sem precisar envolver um estrategista em cada briefing.  

3. Torne-se um chefe de agentes: Uma nova geração de profissionais está emergindo no meio do caos — não por trabalhar mais, mas por trabalhar de forma mais inteligente. Nós os chamamos de chefes de agentes. Veja o exemplo de Alex Farach, pesquisador da Microsoft que usa um trio de agentes para turbinar seu trabalho: um coleta novas pesquisas diariamente, outro realiza análises estatísticas e o terceiro redige resumos para conectar os pontos. Em vez de se afundar em tarefas manuais, Farach pode focar no que importa — insights rápidos e de alta qualidade que beneficiam toda a equipe. Esse é o futuro do trabalho: equipes compostas por humanos e agentes criadas para se adaptar e escalar. 

________________________________________________________

Metodologia  
 
Telemetria do Microsoft 365 
Todos os dados são baseados em sinais de produtividade agregados e anonimizados do Microsoft 365, com término em 15 de fevereiro de 2025. Os dados excluem locatários de educação (Edu) e da União Europeia (UE).  

• Interrupções 
  Os funcionários são interrompidos a cada dois minutos durante o horário de trabalho — 275 vezes por dia — por reuniões, e-mails ou chats. Calculado como uma soma contínua de 28 dias de pings (convites para reuniões, e-mails, chats) por usuário único por dia útil. O valor de dois minutos reflete o tempo médio entre pings durante uma jornada de trabalho de oito horas. O número 275 é baseado em um dia de 24 horas. Baseado nos 20% principais de usuários por volume de pings recebidos.  

• Edições de última hora no PowerPoint   
  As edições no PowerPoint aumentam 122% nos 10 minutos finais antes de uma reunião. Calculado como uma soma contínua de 28 dias de ações de visualização e edição no PowerPoint por participante da reunião, medido em janelas de tempo fixas antes das reuniões.  

• Reuniões ad hoc  
  60% das reuniões são não agendadas ou ad hoc. Baseado em um volume contínuo de 28 dias de reuniões únicas por usuário por dia útil. Representa os 20% principais de usuários por volume de reuniões.  

• Chats fora do expediente   
  Os chats enviados fora do horário comercial padrão (9h às 17h) aumentaram 15% ano a ano, com uma média de 58 mensagens por usuário agora sendo enviadas antes ou depois do expediente. Calculado como uma soma contínua de 28 dias de chats enviados fora de segunda a sexta-feira, das 9h às 17h  

• Reuniões noturnas e trabalho entre fusos horários   
  As reuniões iniciadas após as 20h aumentaram 16% ano a ano, impulsionadas por um aumento na colaboração entre fusos horários. 30% das reuniões agora abrangem múltiplos fusos — um número que aumentou 8 pontos percentuais desde 2021. Medido como uma soma contínua de 28 dias de reuniões iniciadas entre 20h e 23h59, ajustado para o horário local de cada participante.  

Pesquisa do Work Trend Index   
A pesquisa do Work Trend Index foi conduzida por uma empresa de pesquisa independente, a Edelman Data x Intelligence, com 31.000 trabalhadores do conhecimento em tempo integral ou autônomos em 31 mercados, entre 6 de fevereiro e 24 de março de 2025. A pesquisa teve duração de 20 minutos e foi realizada online, em inglês ou traduzida para os idiomas locais. Foram entrevistados 1.000 trabalhadores em tempo integral por mercado, e os resultados globais foram agregados para fornecer uma média. Nos EUA, uma amostra adicional de 4.500 trabalhadores foi coletada em nove sub-regiões/áreas metropolitanas. 

Mercados globais pesquisados incluem: Argentina, Austrália, Brasil, Canadá, China, Colômbia, República Tcheca, Finlândia, França, Alemanha, Hong Kong, Índia, Indonésia, Itália, Japão, Malásia, México, Países Baixos, Nova Zelândia, Filipinas, Polônia, Singapura, Coreia do Sul, Espanha, Suécia, Suíça, Taiwan, Tailândia, Reino Unido, Estados Unidos e Vietnã. 

Sub-regiões/áreas metropolitanas nos EUA pesquisadas incluem: Atlanta, Austin, Boston, Região Metropolitana de DC, Houston, Nova York, Carolina do Norte, Pittsburgh e Área da Baía de São Francisco. 

Definições dos públicos mencionados no relatório:  

• Trabalhadores do conhecimento: Aqueles que normalmente trabalham em uma mesa (seja em escritório ou em casa), incluindo presenciais e remotos. 

• Líderes: Trabalhadores do conhecimento em cargos médios ou superiores (ex.: VP, Diretor Sênior, C-Level) com influência em decisões como contratação, orçamento, benefícios, comunicações internas, operações etc.  

• Funcionários: Trabalhadores do conhecimento que não ocupam cargos médios ou superiores e não têm influência nas decisões mencionadas.  

• Gestores: Trabalhadores do conhecimento que gerenciam uma equipe ou grupo. Podem ou não ser tomadores de decisão.  

• Frontier Firms: Líderes que afirmam que sua empresa implantou IA em toda a organização, acreditam que são líderes em investimento ativo em IA, e que estão medindo o ROI dessas iniciativas. Eles acreditam que agentes serão fundamentais para obter retorno sobre os investimentos em IA. Suas empresas já usam agentes ou ferramentas de IA que internalizam habilidades antes terceirizadas, ou sistemas multiagente que colaboram para atingir metas ou executar fluxos de trabalho complexos. Planejam incorporar agentes de forma moderada ou extensiva em suas estratégias de IA nos próximos 12 a 18 meses.