A continuación, se muestra paso a paso cómo la IA puede ayudarles a simplificar sus procesos, ganar tiempo y ser más inteligentes a la hora de vender.
Las ventas siempre se han centrado en la conexión entre comprador y vendedor. Para generar confianza, hay que saber cuándo persuadir y cuándo girar, cómo escuchar y cómo contar una historia convincente. Y necesita una comprensión profunda de los problemas del cliente, incluidos aquellos que ni siquiera se dan cuenta de que tienen.
En otras palabras, las ventas son una habilidad fundamentalmente humana. Y, sin embargo, los vendedores a menudo se sienten abrumados por el ritmo y la cantidad de tareas digitales, como escribir mensajes de seguimiento o ingresar de manera manual datos de CRM. Como muchos trabajadores del conocimiento, los vendedores están profundamente endeudados a nivel digital y luchan por lidiar con una avalancha incesante de datos, correos electrónicos, reuniones y notificaciones.
La inteligencia artificial, los datos y el análisis pueden comenzar a aliviar estas cargas, ayudándolos a tachar de manera rápida las tareas de bajo valor de su lista de tareas pendientes. Algo que es por igual importante: la IA puede ayudarles a identificar y priorizar oportunidades de ventas y guiarles en su interacción con los clientes. A continuación se explica cómo utilizar la IA para ser más receptivos, más innovadores y, sobre todo, más útiles para los clientes.
Priorizar clientes potenciales
Es esa sensación de hundimiento de las 9 a.m. Revisas tu lista de tareas pendientes y te enfrentas a las docenas de correos electrónicos que necesitas revisar y responder. Te enfrentas a un largo día en el que tendrás que “sólo registrarte”, “retomar” y “esperar tener noticias tuyas”. Las personas en ventas dedican menos de un tercio de su tiempo a vender y más del 66 por ciento de su día administrando el correo electrónico, según una investigación encargada por Microsoft.
«Para mí, lo más importante es devolver tiempo a los vendedores, asegurándome de que dediquen más tiempo a los clientes y menos a los procesos internos, los procedimientos y el trabajo administrativo».
— Lindsay Myers, directora general de comercialización de Modern Work, Microsoft
Algunos días son más difíciles que otros. Supongamos que su empresa acaba de lanzar una campaña de marketing y están inundados de consultas y correos electrónicos entrantes. Por lo general, esto puede llevar semanas o incluso meses de trabajo: investigar prospectos, comunicarse con ellos, administrar su estado a lo largo del recorrido del comprador y responder mensajes (y sí, muchos “vueltas en círculos”).
El desafío: cuando se trata de correo electrónico, es difícil saber qué mensajes priorizar. ¿Quién está en verdad listo para comprar? ¿Quién es probable que se marchará? ¿Cuál es un posible callejón sin salida y qué podría tener un impacto significativo?
La solución: priorizar los clientes potenciales siempre será una habilidad exclusivamente humana, que dependerá de la intuición y la experiencia de un vendedor experimentado. Pero existen herramientas que pueden ayudar a ordenar la pila.
Las herramientas de inteligencia artificial y análisis de datos pueden ayudarlos a priorizar los clientes potenciales en función de todo, desde el historial de compras anteriores hasta si un cliente asistió a un evento reciente de la industria. Las puntuaciones predictivas de clientes potenciales, de 0 a 100, pueden ayudarles a clasificar su cola de clientes dentro de Microsoft Dynamics 365 Sales y, combinadas con su propia experiencia y percepción de cada comprador, puede determinar quién recibe su primer correo electrónico y el segundo. Además: cuando intentan clasificar largas cadenas de mensajes, Microsoft Sales Copilot puede extraer los puntos relevantes para que comprendan de manera rápida lo que importa.
«Mi equipo quedó encantado cuando utilicé la nueva función de resumen de hilos de correo electrónico en una reunión», dice David Swenson, director de información de Netlogic. “Recibimos toneladas de hilos de correo electrónico todos los días. Ahora podemos analizar estos seis puntos y entender qué hacer”.
Involucrar al comprador
Han identificado a su principal cliente potencial y están a punto de interactuar con el cliente en una llamada en particular prometedora. Pero hay muchos malabarismos por hacer. Piensan en qué características del producto destacar y cómo hacer avanzar la conversación para maximizar el tiempo juntos, mientras intentan tomar notas para un seguimiento (con suerte) rápido.
El desafío: han tenido tanto entre manos, hecho malabarismos con tantas tareas diferentes, que no han tenido suficiente tiempo de concentración para prepararse para esta llamada. Tienen miedo de olvidar mencionar los puntos clave o de tener que buscar cosas, lo que podría provocar pausas incómodas en la conversación.
Cerca de la mitad de los vendedores dicen que no tienen suficiente tiempo para concentrarse, y más del 60 por ciento dice que las tareas repetitivas o menores los alejan de trabajos más significativos, según el informe Índice de Tendencias Laborales (Work Trend Index) 2023 de Microsoft, que incluye una encuesta internacional de 31 mil trabajadores en todo el mundo en 31 mercados.
La solución: en un mundo ideal, todas sus reuniones con compradores incluirían a un compañero de equipo o copiloto a su lado, recomendándoles temas pertinentes en los que quizás no pensaron y recordándoles las cosas que olvidaron mencionar. Hoy en día, las herramientas de inteligencia de conversaciones pueden hacer justo eso. Durante una reunión, pueden recibir notas en tiempo real sobre qué discutir a continuación, en función de factores como el estado de ánimo del cliente y los KPI relevantes. Dentro de Microsoft Sales Copilot, su copiloto con tecnología de IA captura elementos de acción y muestra información empresarial que es relevante para la conversación. Como lo expresó un usuario: “Cuando estoy listo para hablar con un cliente, puedo abrir la ventana y ver toda la información sobre los asistentes a la llamada. Es como tener un asistente personal pero mejor”.
Si bien el 46% de las personas en ventas dicen que les preocupa que la IA reemplace sus trabajos, un número mucho mayor (69%) delegaría la mayor cantidad de trabajo posible a la IA para reducir sus cargas de trabajo.
— Fuente: Índice de Tendencias Laborales de Microsoft
Después de la llamada, ustedes obtienen de inmediato un resumen de la reunión, completo con una descripción general de cómo fue la conversación, así como elementos de acción y sentimientos de los clientes a lo largo de la llamada. (Bonificación: los resúmenes de reuniones y correos electrónicos se guardan en automático en el CRM, manteniéndolos actualizados). Y durante las conversaciones, su atención no se desvía tomando notas, y el resumen generado de manera automática les ahorra tiempo y les permite pasar con rapidez al siguiente paso del proceso: redactar un correo electrónico de agradecimiento.
Elaboración del seguimiento
Está entusiasmados por cómo fue la última llamada y seguros de haber establecido una conexión. Y ahora, con el resumen automatizado de la llamada a mano, que incluye una línea de tiempo, una transcripción completa, elementos de acción y palabras clave relevantes, tienen todo lo que necesitan para diseñar el seguimiento.
El desafío: el tiempo corre y miran una pantalla en blanco donde las primeras líneas de un correo electrónico de seguimiento deben aparecer de alguna manera. ¿Cómo se tocan justo las notas correctas que cerrarán este trato? ¿Cómo se escribe un correo electrónico eficaz que no parezca algo que acaba de escribir a otros 10 compradores?
Uno de los mayores puntos débiles de los seguimientos es el gran volumen. «Tienen una naturaleza repetitiva», dice Angela Byers, directora senior de marketing de productos y experiencia del cliente en Microsoft. «Estás agradeciendo al cliente, recapitulando lo que se discutió y repasando los próximos pasos».
Es evidente que necesitan ayuda, y el 78 por ciento de las personas en ventas estarían felices de que ese tipo de ayuda provenga de la IA, según el último Índice de tendencias laborales de Microsoft.
«La IA les brinda un primer borrador para editar e iterar, lo que les ahorra horas de redacción, búsqueda y edición».
— Jared Spataro, vicepresidente corporativo de Trabajo Moderno y Aplicaciones Empresariales de Microsoft
La solución: a veces todo lo que necesitan es un empujón. Las plantillas solían ser la opción preferida, pero la IA ofrece ayuda que va mucho más allá. Hoy en día, existen herramientas que pueden tomar la información que ya se ha incluido en el resumen de su llamada y redactar en automático un correo electrónico adaptado a su comprador específico, incluidos los datos relevantes de la cuenta. Lo vuelven a verificar, hacen algunos cambios y presionan enviar. Lo que antes les llevaba más de una hora ahora les lleva sólo unos minutos.
Enviar una propuesta
Éxito. Enviaron el seguimiento y su comprador responde con una solicitud de propuesta. En el pasado, se podrían haber esperado hasta mañana para responder, pero en 2023, todo el mundo necesita todo ayer.
Quieren enviar una propuesta esa misma tarde, pero también quieren asegurarse de hacer todo bien. ¿Este comprador califica para una tarifa más baja? ¿Existe una oferta especial sobre el producto particular que desean o un descuento por volumen?
“En ventas, gran parte de tu tiempo se dedica a recrear de memoria documentos y propuestas. Siempre desearías tener más tiempo para ser estratégico”.
— Kevin Sherman, líder de marketing de Microsoft 365 Copilot
El desafío: las propuestas dependen de datos, desde el historial del comprador hasta información específica del producto, y encontrar esos datos casi siempre lleva tiempo, a menudo más tiempo del que se tiene en un día: alrededor del 60 por ciento de las personas en ventas dicen que dedican demasiado de su jornada laboral en la búsqueda de información. «Diferentes clientes califican para diferentes ofertas», dice Byers. «Pero si no los conoces, no sabrás cómo buscarlos».
La solución: las nuevas herramientas de inteligencia artificial pueden generar, de manera automática, propuestas adaptadas a clientes y situaciones específicas basadas en datos que de otro modo habrían tenido que buscar. En lugar de tener que buscar precios en catálogos de productos o buscar correspondencia anterior para ver si un comprador asistió a un seminario web en particular, la IA puede elaborar un correo electrónico bien escrito que tenga todo eso en consideración y, a veces, incluso más.
«La IA alivia la carga antes, durante y después de la reunión de ventas».
— Angela Byers, Microsoft
Pulsan enviar y la pelota está en la cancha del cliente. Están a punto de cerrar el trato, y con mucho menos esfuerzo y frustración que en el pasado.
Reflexiones
Ustedes y su equipo quieren dedicar menos tiempo a trabajos de bajo valor y más tiempo a ayudar a los clientes. «La IA regala el tiempo: libera a las personas para que se concentren en el trabajo de mayor valor, el trabajo que sólo ellos pueden hacer», afirma Jared Spataro, vicepresidente corporativo de Trabajo Moderno y Aplicaciones Empresariales de Microsoft. Los equipos de ventas que adopten la IA ahora tendrán una ventaja temprana y una clara ventaja en cómo (y qué tan bien) pueden ayudar a los clientes.