Ilustración de Miguel Porlan.
Las reuniones pueden generar ideas, resolver problemas y fortalecer equipos, pero también pueden ser una fuente de estrés. Más de un tercio de las personas dicen que tienen demasiadas reuniones y que la mayoría son ineficientes, según nuestra encuesta global realizada a más de 18 mil personas.1 «La cantidad de tiempo que pasamos en las reuniones va más allá de cualquier otro uso de nuestro tiempo», dice Nicole Herskowitz, vicepresidenta de Microsoft 365 y Teams. «Si no las hacemos más intencionales, entonces lo que hacemos es quemar a nuestro recurso más importante: nuestra gente».
¿La buena noticia? Las organizaciones pueden utilizar la IA para ayudar a crear una cultura de reuniones más reflexiva, con menos y mejores registros; agendas y seguimientos claramente definidos; y un compromiso intencionado. Las personas pueden acceder con rapidez a resúmenes de las reuniones perdidas y preguntar a Microsoft Copilot por los puntos clave, los elementos de acción y los próximos pasos, «un gran ahorro de tiempo», señala Herskowitz.
Una cultura de reuniones más intencional ayuda al resultado final: tengan en cuenta que una reunión de una hora con cinco personas que ganan $100 mil USD al año cuesta $350, según una calculadora de Harvard Business Review. Multipliquen eso en toda la organización y esas sumas se acumularán con rapidez. Como anécdota, los líderes empresariales dicen que las mejores reuniones también tienen otros beneficios, desde reducir la frustración de los empleados hasta acelerar la resolución de problemas. Así es como la IA puede ayudar a mejorar las reuniones, ahora y en el futuro.
Prepararse para el éxito: Como ejecutiva de producto, una gran parte del trabajo de Herskowitz es reunirse con los clientes y, a menudo, hay poco tiempo para prepararse. Así que usa Copilot para sacar con rapidez a la luz el contexto que necesita. «A menudo le pido a Copilot que me muestre todos los correos electrónicos, chats y documentos relevantes sobre el cliente y nuestras interacciones anteriores. Me ayuda a ponerme al día para poder responder mejor a las preguntas de los clientes», dice Herskowitz. Copilot puede extraer datos de todas sus herramientas de trabajo (correos electrónicos, reuniones, chats, documentos y más), lo que le ahorra tiempo en la búsqueda y recopilación de la información que necesita.
Afinar la agenda: Cuando las personas están ocupadas, no hacen lo suficiente para planificar las reuniones, «en especial cuando se trata de expresar el objetivo de la reunión», señala Sean Rintel, investigador principal sénior de Microsoft que ha estudiado la colaboración durante más de una década. «Y he aquí que tenemos muchas reuniones ineficaces». Para combatir esa tendencia, utilicen la IA para redactar una mejor invitación a una reunión que incluya una agenda. Cuenten a Copilot sobre tu reunión y, a continuación, pídanle que elabore una invitación que articule con claridad el objetivo e incluya puntos específicos de la agenda y los resultados deseados, sugiere Rintel.
¿Qué mejoraría las reuniones?
Las personas quieren objetivos claros y predefinidos cuando se reúnen
Liberar calendarios: La Dra. Carrie Goucher, fundadora de la consultora FewerFasterBolder, tiene un dicho: Consulta con amplitud, conoce a lo pequeño. En lugar de llevar a un grupo grande de 10 o más personas a una reunión de toma de decisiones, los líderes pueden prepararse con anticipación a través de recopilar comentarios del equipo más amplio (pidiéndole a Copilot que sintetice las respuestas si son en particular numerosas), luego invitar a un grupo pequeño que representará esos puntos de vista y tomará la decisión final. Es una forma de «reducir la carga de reuniones y hacer suficiente espacio para que las personas puedan hacer su verdadero trabajo de pensamiento en la jornada laboral, no en casa a las 10 de la noche», dice Goucher. Tener una reunión más pequeña también permite una conversación más sincera.
También permite que otros reduzcan las reuniones innecesarias. Según nuestro Índice de Tendencias Laborales 2023, la principal razón por la que las reuniones valieron la pena fue porque: «Recibiré información que me ayudará a hacer mejor mi trabajo». Debido a que la IA convierte las reuniones en algo más que un momento fugaz de tiempo, libera a las personas de asistir a una sincronización de una hora para obtener un minuto de información crítica para el trabajo. En su lugar, pueden consultar a Copilot sobre lo que se perdieron, y puede mantener su reunión solo para los jugadores esenciales.
Recibir comentarios en tiempo real: ¿Les preocupa hablar demasiado en una reunión? ¿No es suficiente? Copilot puede hacérselo saber. Durante las reuniones, Goucher también le hace preguntas a Copilot como: ¿Puedes decirme los pros y los contras de la sugerencia de esta persona? ¿Qué pregunta podría hacer para ayudarnos a progresar? ¿Cómo podemos acelerar esta decisión? ¿Quién no ha hablado mucho? ¿Quién ha hablado más hoy? Como dice Goucher, Copilot puede ser «una especie de entrenador de reuniones personales».
Dejar que la IA tome notas: «Solía ser una de esas personas que toma notas de manera furiosa, durante todas las reuniones», dice Herskowitz. Pero en su búsqueda por capturarlo todo, no siempre estaba presente por completo en la conversación. Ahora confía en Copilot, hace preguntas sencillas después de la llamada: ¿Cuáles fueron los puntos clave de esta reunión? ¿Cuáles son los seguimientos? ¿Se tomó alguna decisión? Con el conocimiento de que Copilot hace un seguimiento de todo, Herskowitz dice: «En verdad puedo concentrarme en la discusión y estar involucrado».
Cuatro formas de sacar más partido a sus reuniones
1
¿Se perdieron a una reunión? Pónganse al día más tarde.
Si necesitan perderse una reunión no esencial, tal vez para concentrarse en el trabajo profundo, pueden pedirle a Copilot un resumen, una lista de elementos de acción o si alguien lo mencionó.
2
Pónganse al corriente cuando se unen tarde.
¿Corren entre reuniones consecutivas? Si se perdieron los primeros cinco minutos de una llamada, Copilot puede ponerlos al día. Pregúntenle a Copiloto: «¿Qué se ha discutido hasta ahora?»
3
Reciban una revisión visceral.
A veces se preguntan: ¿Hablo demasiado rápido? ¿Compartí el micrófono o lo acaparé? Pregúntele a Copilot. Incluso podrían preguntar: «¿Hubo alguna tensión en la reunión? ¿Cómo detectaste esa tensión?
4
Impulsen su pensamiento crítico.
A veces están tan atrapados en la conversación que podrían haber pasado por alto algo esencial. Pregunten a Copilot: ¿Cuáles son las preguntas que quedan sin respuesta aquí? ¿Qué más nos hemos perdido en esta reunión?
Adaptarse sobre la marcha: Los diferentes tipos de reuniones tienen diferentes objetivos. Las sesiones de lluvia de ideas pueden ser abiertas y gratuitas. Algunas reuniones requieren la toma de decisiones, otras actualizan al equipo y otras tienen que ver con la unión. «Usamos la misma palabra, ‘reunión’, para referirnos a todas estas actividades que en realidad son muy diferentes», dice Rintel. «Y por el momento, las interfaces de reuniones son de talla única». Pero, ¿qué pasaría si la interfaz pudiera adaptarse a objetivos diferentes o cambiantes? Ya puedes pedirle a Copilot que genere una pizarra colaborativa durante una sesión de lluvia de ideas para visualizar de qué se habla. Nuestros investigadores de Microsoft exploran lo que podría ser lo siguiente. Tal vez algún día la interfaz de la reunión cambie de forma automática, por lo que si su conversación pasa al análisis de datos, podría aparecer una hoja de cálculo. O si no tienen expertos relevantes a mano, uno o más agentes de IA con acceso a la experiencia adecuada podrían unirse a la conversación. La idea es aplicar la IA al contexto de la reunión de una manera más atractiva y menos fatigosa, y mejorar el propósito de cada reunión.
Mantenerse responsables: las herramientas de IA ya pueden articular los próximos pasos que surgen de una reunión, lo que ayuda a los equipos multifuncionales a trabajar mejor juntos. «¿Qué pasaría si Copilot pudiera hacer un seguimiento de esos próximos pasos, asegurarse de que la gente progresa en ellos y sugerir cuándo volver a ponerlos en la agenda?» Dice Herskowitz. «Quiero que Copilot sea ese socio proactivo, que nos ayude a hacer avanzar los proyectos, a hacer avanzar el negocio».
Las reuniones intencionales llegan a ideas y soluciones de manera más eficiente, y eso es bueno para algo más que sus resultados. «Si soy capaz de reducir el tiempo para resolver un problema de un cliente, eso es dinero real de vuelta a las manos de mi empresa, pero también es un beneficio real para el cliente», dice Herskowitz. También es un beneficio para su gente, ya que los libera para el trabajo más estratégico, creativo y, en última instancia, gratificante.
Y recuerden: si bien la IA puede ayudar a optimizar las reuniones, en última instancia, depende del organizador de la reunión garantizar que cada reunión tenga un propósito y que sea inclusiva. Ustedes son los pilotos, así que háganse cargo, establezcan la agenda y dirijan sus reuniones hacia el éxito.
1Nuestra encuesta fue realizada por una empresa de investigación independiente, Edelman Data x Intelligence, entre 18.100 trabajadores a tiempo completo o autónomos de 12 mercados entre el 21 de julio de 2023 y el 1 de noviembre de 2023. Para leer más resultados de esta encuesta, consulte nuestro Informe Especial del Índice de Tendencias Laborales.