Por: Worklab
Ilustración de Leonardo Betti
Sigan estos pasos para ayudarles con la implementación de la IA
Si 2023 se trató de la promesa de la IA, 2024 se centrará en la prueba.
Las organizaciones que han adoptado la IA generativa ya han comenzado a ver los beneficios. Según nuestro último Índice de Tendencias Laborales, el 70 por ciento de los usuarios de Microsoft Copilot dijeron que, después de solo tres meses, eran más productivos, y el 68 por ciento dijo que mejoró la calidad de su trabajo. ¿Y los usuarios más eficientes de Copilot? Ahorraban más de 10 horas al mes.
Pero estas ganancias de productividad solo se producen cuando las empresas adoptan un enfoque intencional y programático para su implementación. «Convertirse en una organización impulsada por IA no sucede con solo presionar un interruptor», señala Jared Spataro, vicepresidente corporativo de trabajo moderno y aplicaciones de negocio en Microsoft. «La IA no se parece a ninguna tecnología que hayamos visto antes, lo que significa que requiere una estrategia única para implementarla e impulsarla. Las organizaciones que adopten un enfoque reflexivo y deliberado serán las que cosechen los beneficios de la IA».
A continuación, les presentamos cinco pasos para dar en el clavo con el despliegue de la IA, junto con las lecciones clave de las empresas que lideran el cambio.
Pongan sus datos en orden.
Lo que hemos aprendido
La magia de Copilot es su capacidad para razonar sobre todos los datos y el contenido de su organización, lo que les permite ofrecer respuestas personalizadas, relevantes y procesables. Hereda de manera automática los permisos de seguridad y datos de Microsoft 365 existentes, lo que hace que sea esencial contar con prácticas sólidas de administración de contenido y gobernanza de datos antes de que comience la implementación.
La futurista Amy Webb aconseja a los líderes que pregunten a sus equipos: «¿Cuándo fue la última vez que hicieron una auditoría de datos?» Si quieren un futuro en el que puedan obtener todo el valor de la IA, dice, necesitan apuntalar su infraestructura interna. ¿Están todos sus archivos confidenciales etiquetados como corresponde? Querrán asegurarse de que sus datos estén etiquetados de manera correcta para que solo aquellos que deberían tener ojos en un archivo tengan acceso.
Lo que los primeros usuarios han hecho bien
En la industria de servicios financieros, que cuenta con una alta regulación, la seguridad es una prioridad absoluta. «Queríamos encontrar una solución de IA que pudiera proporcionarnos grandes beneficios para ahorrar tiempo sin hacernos sentir que nos poníamos en un riesgo innecesario», dice Vicki Holman, propietaria de una plataforma de colaboración en Hargreaves Lansdown, una empresa de servicios financieros con sede en el Reino Unido. Con Copilot para Microsoft 365, «encontramos una alternativa con una alta seguridad a las soluciones de IA que los empleados usaban fuera de nuestro entorno bien protegido».
Dado que Copilot hereda de manera automática las directivas de seguridad, cumplimiento y privacidad de una organización para Microsoft 365, Holman y sus colegas confiaban en que su nueva apuesta de IA protegería sus datos. «Teníamos la tranquilidad de usar Copilot porque ya tenemos nuestras licencias de Microsoft 365 E5, y somos bastante maduros en términos de seguridad y cumplimiento que ya tenemos implementados».
«Para construir una organización impulsada por IA, los líderes deben ayudar a sus equipos a adoptar nuevas mentalidades y hábitos. Antes de comenzar cualquier proyecto, documento, correo electrónico o presentación, primero pregúntense: ¿cómo puede ayudarme la IA con esta tarea?»
Sean intencionales con su implementación.
Lo que hemos aprendido
Para maximizar el retorno de su inversión en IA, deberán asegurarse de que las primeras personas que tengan acceso sean las que obtengan el mayor valor. Con Copilot, hemos descubierto que un enfoque triple es más eficaz:
- Proporcionen la tecnología a equipos enteros dentro de una función comercial específica, como servicio al cliente o ventas. De esa manera, pueden compartir ideas y aprender unos de otros, para multiplicar el impacto de la tecnología.
- Asignen los puestos restantes a una variedad de roles y niveles, desde líderes sénior hasta administradores de TI y gerentes de proyectos. Recomendamos que la mayoría de los puestos se otorguen a empleados no ejecutivos.
- Definan objetivos claros sobre cómo cada equipo utilizará la nueva tecnología, como «reducir el volumen de tickets» para el servicio al cliente. Esto ayudará a guiar a los empleados hacia las necesidades empresariales más apremiantes.
Lo que los primeros usuarios han hecho bien
La empresa multinacional de tecnología Lumen Technologies fue la primera en dar Copilot a sus equipos de servicio al cliente, ventas y experiencia del cliente. El equipo de atención al cliente utiliza la IA para mostrar las políticas relevantes, resumir los tickets y acceder a las instrucciones de reparación paso a paso de los manuales, mientras que los equipos de ventas y experiencia del cliente la utilizan para enriquecer las interacciones con los clientes con profundidad y contexto adicionales. «Nuestra gente ha comenzado a ver mejoras inmediatas en la productividad con Copilot», dice la directora ejecutiva Kate Johnson, lo que en última instancia les ayuda a servir mejor a sus clientes y hace que sea más fácil hacer negocios con ellos.
Identifiquen a los campeones para que lideren el camino.
Lo que hemos aprendido
Los defensores de la IA son personas influyentes a nivel interno: muestran con exactitud cómo Copilot puede ayudar en su trabajo diario y entusiasman a sus amigos y colegas de trabajo para que lo prueben ellos mismos (sin necesidad de #contenidopromocionado). Pidan a los gerentes que identifiquen a un usuario avanzado de su equipo para que sea un representante y capacite a estos defensores para que dirijan capacitaciones internas, como una sesión de Copilot 101 para vendedores, y creen demostraciones rápidas en video que puedan propagarse de manera orgánica por toda la empresa.
Otra idea, del profesor de Wharton y experto en IA, Ethan Mollick: «No creo que sea negligente como líder de una empresa a gran escala de la lista Fortune 1000 tomar al 20 por ciento de las personas más creativas de su empresa, exigirles a todos que usen IA durante una semana y dar un premio de un millón de dólares a quien encuentre la mejor manera de automatizar partes de su trabajo, todo esto mientras prometes que no vas a despedir a nadie como resultado de esto».
Por supuesto, eso no será factible para muchas empresas. Otra forma de empezar: asignen a sus campeones internos la tarea de grabar vídeos cortos, al estilo de las redes sociales, de sus formas favoritas de utilizar la IA en su trabajo y compártalos con su gente en correos electrónicos regulares o en envíos de Teams.
Lo que los primeros usuarios han hecho bien
Nuestros primeros campeones de Copilot en Microsoft han descubierto formas ágiles de compartir sus habilidades (y su pasión) entre los equipos, para escalar de manera rápida los hábitos de IA y ayudar a todos a aprender. Han dirigido talleres de demostración virtuales, sesiones de Ask Me Anything y consejos de Copilot en canales de Teams en los que comparten sus indicaciones favoritas. ¿Una de las iniciativas más impactantes hasta la fecha? Sesiones de entrenamiento específicas de una función, en las que cada campeón dirigió un entrenamiento interactivo orientado al trabajo diario en, por ejemplo, marketing. «Los campeones de base han sido clave para la adopción de Copilot», afirma Daniel Vargas, director sénior de marketing de productos y embajador no oficial de Copilot en Microsoft. «Cuando las personas integran la IA en su trabajo diario y comparten las cosas que han hecho con ella, ayuda a otros a ver el potencial y los inspira a explorar la tecnología por sí mismos».
Prioricen las habilidades.
Lo que hemos aprendido
Sin una formación continua, la IA no supondrá una gran diferencia en sus resultados. Es por eso que es vital crear y mantener espacios virtuales para que las personas compartan consejos, hagan preguntas y encuentren recursos. Las organizaciones deben alentar a las personas a compartir sus prompts de IA más poderosos con sus equipos, señala A.J. Brush, investigadora de interacción humano-computadora y gerente de grupos de socios en Microsoft, quien mantiene una lista actualizada de sus favoritos que recibe de sus compañeros de trabajo. (Uno bueno que escuchó hace poco: «Revisa mis correos electrónicos marcados y clasifica los cinco primeros en importancia»). Copilot Lab, nuestra colección de consejos rápidos y orientación rápida, puede ayudar a las empresas a desarrollar ese músculo.
Lo que los primeros usuarios han hecho bien
Para sacar el máximo provecho de Copilot, Morula Health, una pequeña empresa que brinda servicios de redacción médica regulatoria a la industria de la salud, ha construido su propia biblioteca de prompts. Compartir excelentes prompts ayuda al equipo a ahorrar tiempo, ya que utilizan Copilot para mantener los elementos de acción en el buen camino, escribir los primeros borradores de blogs y redactar documentos. Ese proceso, dice Philip Burridge, Director de Operaciones y Estrategia de Morula, «garantiza una producción sostenida de alta calidad, lo que nos permite integrar la tecnología a la perfección sin comprometer la consistencia».
Ayuden a las personas a desarrollar nuevos hábitos de trabajo.
Lo que hemos aprendido
Para construir una organización impulsada por IA, los líderes deben ayudar a sus equipos a adoptar nuevas mentalidades y hábitos. Antes de comenzar cualquier proyecto, documento, correo electrónico o presentación, primero pregúntense: ¿cómo puede ayudarme la IA con esta tarea?
Trabajar de manera eficaz con IA requiere la capacidad de delegar, ejercer un buen juicio y aplicar la experiencia en la materia, en otras palabras, deben pensar como un gerente. También tendrán que volver a aprender a buscar. En nuestra encuesta global de 18.100 personas, los encuestados dijeron que pasan más tiempo en la búsqueda de información (27% de su día) que creándola (24%), comunicándose (24%) o consumiéndola (25%). La IA alivia este dolor al escanear todo su universo de datos (correos electrónicos, reuniones, chats, documentos y más, además de la web) para encontrar lo que está buscando.
Lo que los primeros usuarios han hecho bien
En la división de Crop Science de Bayer, una empresa global centrada en la sanidad y la agricultura, los investigadores y científicos de datos pueden utilizar algunas frases clave en Copilot in Teams para localizar de manera rápida estudios y modelos predictivos en otras partes de la empresa. A través de un complemento personalizado de Teams, Copilot no solo llama a los modelos relevantes, sino que identifica quién es responsable de la investigación, lo que facilita la conexión con la fuente experta sobre un tema específico.
En un caso, un investigador de los Estados Unidos trabajaba en un proyecto que requeriría una cantidad significativa de tiempo para completarse. Al utilizar Copilot para investigar otros modelos que se creaban en la empresa, el investigador identificó un modelo predictivo desarrollado por un investigador en Alemania, lo que evitó que se desarrollara un modelo duplicado. Eso ahorró de dos a tres meses de trabajo y aceleró el tiempo que se tardaba en ofrecer una solución a los agricultores.
Y en la agencia de publicidad global dentsu, Copilot ha cambiado por completo los flujos de trabajo. «Antes, nos sentábamos con un cliente en una sala para una sesión de ideación, se nos ocurrían ideas juntos, tomábamos esa información y, días o semanas después, volvíamos con visualizaciones creativas de estas ideas», dice James Thomas, director global de tecnología de Dentsu Creative. «Con Copilot, ya tenemos imágenes e ideas preliminares de cómo podrían verse las cosas con el cliente en la sala, lo que significa que podemos llegar a la idea correcta más rápido».
La IA puede transformar su organización, pero solo si la adoptan con intención y estrategia. Y aunque no existe un enfoque único para hacerlo bien, estos conocimientos pueden ayudar a guiar a los líderes que desean aprovechar al máximo su inversión en IA.