Por Jared Spataro, CMO de IA en el Trabajo de Microsoft.
Al comenzar 2025, una resolución de Año Nuevo que escuché varias veces es que las personas quieren ser más inteligentes con la IA. Incluso si ya usan la IA en el trabajo todos los días, siempre hay más que aprender. Todavía tengo momentos de «sorpresa» todo el tiempo, en los que me doy cuenta de que el factor limitante de lo que puedo hacer con la IA no es la tecnología en sí, sino mi propia imaginación.
Con ese espíritu, me gustaría compartir algunos escenarios de Copilot que me parecen más útiles en el trabajo. El denominador común aquí es que la IA es mucho más poderosa cuando la conectan a sus propios datos de trabajo únicos (sus correos electrónicos, archivos, reuniones), por lo que sus respuestas se basan en la realidad de su negocio específico. Muchos usuarios de IA, incluso los más expertos, no aprovechan al máximo esa oportunidad. Y, sin embargo, esos son los escenarios de IA que desbloquean la mayor magia.
Escenario 1: Priorizar su correo electrónico
Puede ser difícil mantenerse al tanto del correo electrónico: nuestra investigación muestra que los usuarios que más usan Microsoft 365 reciben más de 250 correos electrónicos al día. Me identifico: mi bandeja de entrada a veces se siente como un lugar donde la gente tan solo acumula elementos en mi lista de tareas pendientes. Con Copilot, todas esas preguntas son mucho más fáciles de gestionar y priorizar.
Les doy un ejemplo. Regresé de las vacaciones con una montaña de mensajes. Para ponerme al día de manera rápida, utilicé la función «priorizar mi bandeja de entrada» de Copilot. Copilot analizó mi bandeja de entrada y colocó los mensajes más importantes en la parte superior, explicó por qué esos correos electrónicos eran críticos y me dio elementos de acción específicos en cada caso. Miren cómo funciona aquí.
Copilot no solo se fija en el remitente y la línea de asunto, sino que analiza todo el mensaje y toma una decisión informada sobre cómo priorizarlo para mí. Una nota de un colega con el asunto «¿Café y una rosquilla?» puede no parecer demasiado apremiante. Pero Copilot se daba cuenta de que el remitente quería discutir un gran acuerdo potencial para firmar al final de la semana, y me lo señalaba.
También pueden enseñarle a Copilot qué correos electrónicos son más importantes para ustedes (un cliente importante, por ejemplo, o su gerente). Le pido a Copilot que esté atento a los mensajes de mi jefe para asegurarme de que nunca me pierda nada esencial de él. Y si hay un problema urgente con el cliente del que tengo que estar al tanto, también puedo hacer que Copilot esté atento a esos correos electrónicos.
El resultado: si solo utilizan la IA para escribir correos electrónicos, y no para ayudarse a reducir la sobrecarga de correo electrónico, se pierden de algo importante.
Más prompts para ayudar a mantener su correo electrónico bajo control:
- «Muéstrame los correos electrónicos más urgentes de hoy».
- «Resume los correos electrónicos no leídos de los últimos 15 días, con especial atención a los de mis principales colaboradores y gerentes. Identifica los correos electrónicos más urgentes e importantes para leer primero».
- «Resalta todos los correos electrónicos con elementos de acción o plazos en mi bandeja de entrada».
Escenario 2: Incorporar la inteligencia del lugar de trabajo en su prompt
Muchas personas con las que hablo todavía usan prompts genéricos («Escribe un correo electrónico de agradecimiento que diga X, Y y Z»). A veces, copian y pegan datos de otros archivos en su mensaje cuando quieren que Copilot haga referencia a ellos. Pero hay una mejor manera.
Para obtener respuestas relevantes y personalizadas, pueden remitir a Copilot a archivos de trabajo específicos para que pueda extraer el conocimiento y los datos de su empresa sin problemas. De esa manera, no perderán el tiempo en buscar información en documentos y pegándola en sus prompts.
Otro ejemplo: si reciben un documento de estrategia importante pero extenso y necesitan responder rápido con información, hagan que Copilot les dé una ventaja inicial al resumir el documento y resaltar las brechas y las señales de alerta. Solo tienen que citar el nombre del archivo en el mensaje y Copilot hará referencia a los datos de origen originales, sin necesidad de copiar y pegar.
Todos hemos escuchado historias de terror sobre empleados que conectan documentos confidenciales a herramientas de IA centradas en el consumidor y filtran de manera inadvertida información confidencial. Pero Copilot es seguro. Las solicitudes y los datos nunca se usan para entrenar modelos de lenguaje de gran tamaño. Y el cifrado sólido y la autenticación multifactor garantizan que solo los usuarios autorizados puedan acceder a sus documentos.
Escenario 3: Usar un agente de SharePoint
Cada día se cargan más de 2 mil millones de archivos en SharePoint. Mi equipo (como la mayoría de los equipos) tiene una cantidad abrumadora de archivos compartidos, y lleva mucho tiempo revisarlos todos para rastrear la información que necesito. En su lugar, utilizo agentes de IA de SharePoint para responder preguntas sobre el contenido de cualquier sitio o biblioteca de SharePoint al que tenga acceso.
Cada vez que tengo una reunión con un cliente, recibo un documento informativo que me brinda una descripción general de la cuenta, una agenda y los temas que se deben abordar durante la conversación. Todos estos documentos se guardan en un solo sitio de SharePoint, por lo que puedo usar un agente de SharePoint para ponerme al día antes de la reunión. Siempre me sorprendo cuando le pido «Prepáreme para mis reuniones con los clientes esta semana». El agente extrae información directo del sitio de SharePoint que consulto y sé que los resultados son precisos porque provienen directo de los archivos de origen originales.
Cualquier persona que tenga permisos de edición en un sitio de SharePoint puede crear agentes para tareas específicas y compartirlos con su equipo. Y crear estos agentes no podría ser más fácil, solo se necesitan unos pocos clics. Mírenlo en acción aquí.
Los agentes de SharePoint son útiles en todas las funciones. Digamos que se dedican a las finanzas. Pueden crear un agente personalizado con acceso a los informes financieros de los últimos cinco años y, a continuación, pedirle que les recomiende movimientos que ahorren costos. En TI, podrían crear un agente que pueda analizar los comentarios de los clientes para identificar tendencias y detectar oportunidades para productos futuros.
Piensen en los agentes de SharePoint como expertos en la materia virtual, que siempre están listos para desenterrar lo que necesitan (y, a veces, lo que no se dieron cuenta que necesitaban).
Escenarios empresariales comunes para agentes de SharePoint
Amplíen la experiencia individual y de equipo para ayudar a ahorrar tiempo y optimizar los procesos empresariales.
Resultado empresarial: Menor tiempo medio de resolución (ART)
Cómo pueden ayudar los agentes: Obtengan respuestas precisas más rápido, basadas en documentos de implementación específicos
Resultado empresarial: Aumento de la tasa de conversión de ventas
Cómo pueden ayudar los agentes: Proponer modelos de productos basados en criterios específicos, junto con alternativas recomendadas
Resultado empresarial: Menor tiempo del ciclo de análisis
Cómo pueden ayudar los agentes: Obtengan recomendaciones de ahorro de costos mediante el análisis de años de informes financieros
Resultado empresarial: Disminución del tiempo de comercialización
Cómo pueden ayudar los agentes: Proporcionar una opción para las actualizaciones de productos basada en la documentación más reciente del producto
Resultado empresarial: Reducción del tiempo de incorporación
Cómo pueden ayudar los agentes: Optimicen el aprendizaje y el consumo de información con agentes de incorporación específicos de la función
Resultado empresarial: Mejora de la coherencia de los contratos y del tiempo de revisión
Cómo pueden ayudar los agentes: Acceso a la experiencia en contratos, documentos similares y criterios específicos al revisar documentos
Resultado empresarial: Aumento de la puntuación de satisfacción del usuario
Cómo pueden ayudar los agentes: Análisis de los comentarios de los clientes en busca de tendencias y oportunidades para informar la hoja de ruta del producto
En resumen
Si solo utilizan prompts genéricos o una IA que no está vinculada a los datos de su lugar de trabajo, se pierden las mayores ventajas de la tecnología. La IA es mucho más poderosa cuando tiene conocimiento sobre su rol, su equipo y su negocio. Eso es algo que deben tener en cuenta a medida que continúan sus exploraciones de IA en el próximo año.
Para obtener más información sobre la IA y el futuro del trabajo, suscríbanse a este boletín.