Por: Jared Spataro, vicepresidente corporativo de IA en el trabajo
Las personas todavía quieren flexibilidad en el trabajo: nuestra investigación muestra que es probable que casi la mitad (48%) de los empleados de todo el mundo pidan a su jefe directo un horario de trabajo o una ubicación más flexible en el próximo año.1 Pero mantener la conexión en el trabajo flexible requiere trabajo. Las organizaciones que no reúnen de manera activa a las personas en los momentos importantes ponen en riesgo la conexión: el 43% de los empleados se sienten desconectados de su empresa.1 La tensión entre flexibilidad y conexión en el trabajo no es nueva y, por lo tanto, requiere una solución innovadora. La innovación en IA ya ha comenzado a mejorar la forma en que trabajan; mejorar el lugar donde trabajan es la próxima oportunidad. Con Microsoft Places, una aplicación que reinventa el trabajo flexible, la IA puede facilitar aún más la coordinación del tiempo en la oficina y la conexión con los compañeros de trabajo.
Además de fomentar una mejor coordinación y conexión, Places optimiza la eficacia y el compromiso del lugar de trabajo. Es importante destacar que se puede acceder a las funciones de Places en todas las superficies que usan de manera habitual para la coordinación y la colaboración, como Outlook y Microsoft Teams, por lo que la coordinación y la conexión de trabajo flexibles pueden ocurrir dentro de su flujo normal de trabajo.
Coordinen cuándo y dónde van a la oficina
Programar el tiempo en la oficina con los compañeros de trabajo y planificar con anticipación para reservar habitaciones y un escritorio son desafíos citados con regularidad para los equipos flexibles. Cuando los empleados llegan a la oficina, no quieren ser recibidos por un mar de escritorios vacíos, quieren estar cara a cara con su jefe y los compañeros de trabajo con los que colaboran con más frecuencia. Casi la mitad (49%) de los trabajadores del conocimiento de todo el mundo han luchado contra esta situación durante el último año.1
Con Places, pueden coordinarse con mayor facilidad entre compañeros de trabajo y espacios de la oficina. El plan de ubicación de Places (Lugares) les permite establecer y compartir el horario de ubicación propuesto con sus compañeros de trabajo mientras ven sus planes.
La actualización o el ajuste de la ubicación siempre están disponibles en la aplicación Places, pero también se puede acceder a ella dentro del flujo de trabajo habitual en el calendario de Outlook. Con un clic, pueden ajustar su horario y acceder a la tarjeta de información, que muestra a sus colaboradores más cercanos que planean venir y permite un acceso rápido a la reserva de espacios. También hay un enlace en la tarjeta de visualización que les permite ver todos los horarios de los compañeros de trabajo en la aplicación Places.
Además de coordinar los horarios con los compañeros de trabajo, también pueden ver con facilidad las expectativas de horario de su gerente. Con la orientación del equipo en Places, los gerentes comunican qué días su equipo debe planear estar en la oficina y cuáles son las prioridades para cada día en la oficina. Proporcionar un propósito para los días de equipo en la oficina le da otra razón para venir a la oficina.
La integración de los datos de Places en Microsoft Copilot facilitará aún más la coordinación. A partir de la segunda mitad de 2024, podrán utilizar Copilot para comprender qué días son los mejores para ir a la oficina. Copilot incluso compartirá las razones por las que ciertos días son los mejores para ir, y destacará cosas como las reuniones en persona, la asistencia planificada de su gerente o si la mayoría de sus compañeros de trabajo planean estar en la oficina. Podrán pedirle a Copilot que ajuste su horario en función de esta información, para que puedan cambiar su ubicación de trabajo a la oficina en los días recomendados y reprogramar las reuniones en persona.
Una vez que hayan decidido qué días asistir, tendrán que encontrar los espacios adecuados para sus reuniones y su trabajo concentrado. Desde el software hasta el hardware, Microsoft ofrece una solución de reserva de extremo a extremo que proporciona una experiencia mejorada en el lugar de trabajo. A partir del buscador de lugares, al que se puede acceder desde Outlook, ahora pueden buscar salas y escritorios y recibir información adicional para guiar su decisión de reserva. El buscador de lugares muestra imágenes de la sala o del grupo de escritorios, incluye un mapa de dónde se encuentra el espacio en la oficina y ofrece detalles sobre la tecnología disponible u otros servicios. El buscador de lugares se puede mejorar cuando se combina con otras experiencias en el lugar de trabajo de Microsoft y nuestros socios de dispositivos. Con Teams, los usuarios pueden aprovechar las capacidades de escritorio que se pueden reservar y que permiten a los usuarios acercarse a un escritorio de trabajo compartido, conectar su computadora portátil al monitor y reservar el lugar de manera automática.
En su Calendario, Places también proporciona recordatorios útiles si no se han reservado habitaciones o escritorios para un día en la oficina. Pueden hacer clic en el marcador de ubicación en Calendario para abrir la tarjeta de visualización y buscar sugerencias de escritorios y habitaciones que mejor se adapten a sus necesidades para el día.
La reserva de extremo a extremo se mejorará aún más con Copilot en la segunda mitad de 2024. Basándose en las sugerencias de reserva, la gestión de reservas de Copilot encontrará y reservará el espacio adecuado para las necesidades de su reunión para reuniones recurrentes en las que una sala podría no estar disponible semana a semana.
Habiliten más conexiones en la oficina
Una de las ventajas de estar en la oficina es una conversación improvisada con los compañeros de trabajo. Con la presencia ampliada, una nueva característica de Places que aparece en las aplicaciones de Microsoft 365, pueden ver a los compañeros de trabajo que están cerca. Con el conocimiento de quién está cerca, se pueden realizar charlas rápidas en persona o se puede programar un almuerzo atrasado. Al ajustar la presencia para indicar cuándo un empleado está en la oficina o en qué edificio se encuentra, los compañeros de trabajo ven con facilidad cuándo están cerca.
En los chats grupales de Teams, los compañeros de trabajo pueden ver las ubicaciones de los participantes o escribir @nearby para notificar a quienes los rodean sobre una actividad o un cambio en la sala de reuniones.
Es importante tener en cuenta que, para asegurarse de que el trabajo flexible «funcione», toda la recopilación de datos de ubicación se adhiere a los estrictos estándares de privacidad de Microsoft. Los controles de inclusión y exclusión para ampliar la presencia están disponibles tanto en el nivel de administrador de inquilinos como en el de usuario, se limitan a señales sobre ubicaciones en la oficina y se agregarán y anonimizarán en los informes sobre las tendencias de ocupación de la oficina.
Optimicen con confianza la eficacia del lugar de trabajo
Los administradores de TI y los profesionales de bienes raíces e instalaciones (RE&F, por sus siglas en inglés) también se han encontrado con desafíos en el trabajo flexible. Los edificios estáticos no han seguido el ritmo de la naturaleza evolutiva de cómo y dónde trabajan los empleados. La IA puede desempeñar un papel en la mejora de la gestión del espacio al destacar de manera activa las áreas de oportunidad para la optimización.
Cualquier decisión sobre la optimización del lugar de trabajo debe comenzar con la comprensión de qué espacios están disponibles y cómo se utilizan. La combinación de los patrones de intención y ocupación real disponibles en Places permite a los administradores ver una imagen más clara del espacio disponible y de lo que en verdad se necesita.
La utilización de los espacios es otro insumo importante en la gestión del lugar de trabajo. Con una funcionalidad de registro más integrada para las salas de conferencias y los grupos de escritorios, los administradores pueden ajustar las políticas para liberar de manera automática las salas o escritorios no utilizados que se han reservado, lo que crea claridad sobre la utilización real de los espacios que se pueden reservar. Microsoft ofrece información y análisis de uso en todos los productos del lugar de trabajo. Además de las capacidades de implementación y administración de dispositivos, Microsoft Teams Rooms Pro Management proporciona valiosos datos de uso de espacios y dispositivos para espacios de reunión y colaboración y escritorios compartidos que pueden ayudar a validar los datos de intención en Places.
A partir de la segunda mitad de 2024, los datos de Places permitirán a Copilot proporcionar inteligencia adicional para guiar a los administradores de TI y a los profesionales de RE&F sobre cómo gestionar y adaptar el espacio, como sugerencias sobre la consolidación de pisos en días de baja ocupación, el ajuste de los servicios de comida para evitar el desperdicio o la adición de más salas de reunión para respaldar nuevas formas de trabajo. Los administradores podrán ejecutar análisis adicionales sobre los datos del lugar de trabajo conectado que han recopilado para tomar decisiones aún más informadas o comprender mejor los patrones y tendencias existentes. Los ajustes pueden tener un impacto material en el presupuesto operativo y los objetivos de sostenibilidad de una organización.
Comiencen hoy mismo
A medida que continuamos con la creación de soluciones en el lugar de trabajo conectado, nos asociamos de manera activa con empresas de todo este mercado. Con Microsoft Places, comenzamos con un subconjunto de un ecosistema de socios (que se enumeran a continuación) que se basarán en la plataforma de Places con soluciones nuevas y existentes, que aprovechan y mejoran los datos relacionados con las personas, la ubicación y el espacio. A medida que las capacidades de Places crezcan y se expandan, también lo hará el ecosistema de socios.
Los lugares se licenciarán como parte de Microsoft Teams Premium, lo que contribuirá a la visión de Teams de crear un lugar de trabajo inteligente. Comiencen hoy mismo con las funciones de coordinación y conexión de Places y regístrense para acceder a funciones adicionales. Las integraciones de Copilot estarán disponibles en la segunda mitad de 2024, lo que mejorará el lugar donde trabajan.
Para conocer los últimos conocimientos de investigación sobre el futuro del trabajo y la IA generativa, visite WorkLab.
Encuesta del Índice de Tendencias Laborales del 1 de mayo de 2024, Microsoft.