Por: Lukas Velush
Al colaborar con equipos de Microsoft, pudimos identificar los roles en los que los empleados podrían beneficiarse más de Copilot para Microsoft 365. A continuación, trabajamos con los principales usuarios avanzados para desarrollar y socializar escenarios de héroes para usar Copilot en esas funciones.
No hay duda: Copilot para Microsoft 365 ha comenzado a cambiar la forma en que se realiza el trabajo aquí en Microsoft y más allá. Un asistente digital inteligente con acceso a cualquier dato de la empresa que necesite y que puede procesar y realizar solicitudes a través lenguaje natural, es un poderoso impulsor de la productividad.
Pero, ¿cómo concentrarse en los escenarios y casos de uso que más importan a los empleados individuales?
En Microsoft Digital, la organización de TI de nuestra empresa, ayudamos a nuestros empleados a obtener el máximo valor de esta nueva y poderosa herramienta a través de identificar los roles en los que la asistencia de IA puede generar el mayor impacto inicial y, a continuación, desarrollar escenarios principales para ayudarlos a comenzar a usar Copilot. El resultado es nuestro cuaderno de estrategias de escenarios de Copilot for Microsoft 365 Hero, un marco funcional que ayuda a los equipos a descubrir formas en que roles específicos pueden adoptar Copilot en su trabajo e impulsar el valor.
Cuando comenzamos a implementar Copilot para Microsoft 365 en toda la empresa, nuestra prioridad en Microsoft Digital era dar a tantos empleados como fuera posible la oportunidad de explorar esta nueva y emocionante herramienta. En cierto sentido, les dimos a todos las llaves del coche y les invitamos a conducir por la carretera abierta de la IA.
Este es el comienzo de una meta-habilidad nueva por completo. Las personas piensan en nuevos hábitos y formas de trabajar a medida que aprenden lo que Copilot es capaz de permitir.
— Don Campbell, director sénior de éxito de la experiencia del empleado, Microsoft Digital
El resultado fue una gran cantidad de exploración, un mayor uso y algunos primeros usuarios muy ansiosos. Para ayudar al mayor número posible de personas a ponerse al día con Copilot, centramos nuestros esfuerzos iniciales de adopción en un personaje profesional común: el trabajador de la información moderno.
«Este es el comienzo de una meta-habilidad nueva por completo», señala Don Campbell, director senior del equipo de Éxito de la Experiencia del Empleado de Microsoft Digital. «La gente piensa en nuevos hábitos y formas de trabajar a medida que aprenden lo que Copilot es capaz de permitir».
Debido al entusiasmo en torno a la IA, la adopción fue rápida y entusiasta. Nuestro siguiente paso fue aprovechar esa oleada inicial de adopción y experimentación para generar un impacto más profundo y específico.
Queríamos explorar cómo podíamos hacer que Copilot fuera más real para el individuo. Se preguntan cómo pueden usar esto de maneras que sean específicas para su rol, en su función, en su organización.
— Don Campbell, director senior de éxito de la experiencia del empleado, Microsoft Digital
Inspiración para la acción: Construir un camino hacia escenarios de héroes
A medida que el uso de Copilot para Microsoft 365 comenzó a madurar en toda la empresa, vimos oportunidades para aprovechar este impulso mediante la presentación de aplicaciones más contextuales para la IA. Dentro de Microsoft Digital, decidimos crear un proceso estandarizado para definir escenarios de héroes de Copilot en roles en los que las aplicaciones iniciales de IA podrían tener el mayor impacto. Los escenarios concretos resonarían con esos profesionales al abordar los desafíos del mundo real que enfrentan todos los días, ahorrándoles tiempo y ancho de banda.
En última instancia, teníamos un objetivo: acelerar el tiempo de creación de valor para los usuarios de Copilot.
«Queríamos explorar cómo podíamos hacer que Copilot fuera más real para el individuo», dice Campbell. «Se preguntan cómo pueden usar esto de maneras que sean específicas para su rol, en su función, en su organización».
Desde el principio, nos propusimos articular nuestros objetivos y nuestros entregables, y luego trabajamos a partir de ahí. En lo que respecta a la investigación, confiamos en nuestro estudio de EX para obtener orientación paso a paso sobre el compromiso con propósito.
— Heather Layne, directora de gestión de programas, éxito de la experiencia del empleado, Microsoft Digital
Identificamos cinco objetivos principales para ayudarnos a lograrlo:
- Comprender las principales responsabilidades, desafíos, necesidades y deseos de los roles prioritarios.
- Articular y comunicar escenarios de héroes para esos roles y represente formas para que Copilot habilite su trabajo.
- Describir los bloqueadores y aceleradores para la adopción de Copilot y los escenarios principales.
- Generar comentarios para los grupos de productos con el fin de mejorar Copilot.
- Compartir los resultados del libro de jugadas con nuestro grupo de marketing de productos y publicarlos en nuestro Copilot Lab, nuestro repositorio disponible de manera pública de indicaciones de Copilot, para aportar valor a los usuarios externos.
«Desde el principio, nos propusimos articular nuestros objetivos y nuestros entregables, y luego trabajamos a partir de ahí», dice Heather Layne, directora de administración de programas en el equipo de Éxito de la Experiencia del Empleado en Microsoft Digital. «En lo que respecta a la investigación, confiamos en nuestro EX Studio para obtener una guía paso a paso sobre el compromiso con propósito».
Ese proceso se desarrolló en un enfoque estratificado. En primer lugar, identificamos las organizaciones de Microsoft que estaban mejor posicionadas para recibir nuestro soporte. Gracias al gran interés y a una sólida cohorte de usuarios pioneros, las ventas, los recursos humanos y las finanzas fueron excelentes candidatos para nuestros primeros esfuerzos.
En RRHH, por ejemplo, nos aseguramos de que hubiera una reflexión completa sobre una reimaginación de la arquitectura funcional de nuestro negocio. Identificamos los roles clave y los flujos de trabajo correspondientes que podrían beneficiarse de manera directa de Copilot para Microsoft 365 al eliminar tareas mundanas y repetitivas y proporcionar información sobre las soluciones creativas necesarias para ofrecer valor empresarial.
— Christopher Fernandez, vicepresidente corporativo de recursos humanos de Microsoft
A partir de ahí, trabajamos con las partes interesadas y los equipos de adopción de IA dentro de cada una de esas organizaciones para priorizar los roles de acuerdo con una rúbrica de criterios. Esos criterios se centraron en el entusiasmo por la adopción, la preparación para el siguiente nivel de compromiso, el número de personas representadas por ese rol dentro de su organización y la aplicabilidad de Copilot para su trabajo, en especial para tareas repetitivas, ricas en contexto o de comunicación intensiva.
«En RRHH, por ejemplo, nos aseguramos de que hubiera un pensamiento completo con respecto a una reinvención de nuestra arquitectura funcional empresarial», dice Christopher Fernandez, vicepresidente corporativo de RRHH. «Identificamos los roles clave y los flujos de trabajo correspondientes que podrían beneficiarse de manera directa de Copilot para Microsoft 365 al eliminar tareas mundanas y repetitivas y proporcionar información sobre las soluciones creativas necesarias para ofrecer valor empresarial».
Después de identificar esos roles, pasamos a sesiones de grupos focales con 10 a 20 participantes, todos seleccionados porque habían estado usando de manera activa Copilot y podían proporcionar ideas y sugerencias prácticas. Fue una oportunidad para aprovechar el talento dispuesto y dejar que nuestros líderes lideraran.
El resultado de esas sesiones se redujo a tres escenarios principales por rol, cada uno con seis pasos y seis mensajes de Copilot para impulsar esos procesos, así como las herramientas de Microsoft relevantes donde se aplicarían los mensajes. También nos aseguramos de que estos escenarios se alineen con los principios de IA responsable de la empresa.
Por ejemplo, nuestro equipo de Finanzas identificó al gerente de operaciones como un rol prioritario. Uno de sus escenarios clave incluía la gestión de contratos, y demuestra cómo las indicaciones se unen en varias aplicaciones para crear un proceso reforzado y optimizado por la automatización.
«Esa salida sirvió como entrada en algunos lugares diferentes», dice Campbell. «Lo transmitimos a la propia organización para ayudar a impulsar la ideación, la adopción y el uso, a nuestro grupo de marketing de productos para escenarios de clientes y a nuestro Copilot Lab para proporcionar ejemplos de indicaciones disponibles gratuitamente».
Como resultado, hemos podido impulsar la adopción y el uso de Copilot en Microsoft, para proporcionar oportunidades específicas y concretas para que las personas apliquen esta nueva forma de trabajar a sus roles.
Queremos que las organizaciones sepan que existen oportunidades para mantener este proceso controlado y estandarizado. Al alinearte con las rúbricas y establecer prácticas estándar, sabes que no solo dedicas tiempo a crear algo que no es útil o impactante.
— Heather Layne, directora de gestión de programas, éxito de la experiencia del empleado, Microsoft Digital
Creación de su propio Copiloto para escenarios principales de Microsoft 365
Este proceso tiene la ventaja de ser simple, modular y repetible a nivel estructural, tanto que lo hemos puesto a disposición de forma gratuita para cualquier organización que use Copilot para Microsoft 365 en forma de nuestro cuaderno de estrategias de escenario de Copilot para Microsoft 365 Hero. Ya sea que adopten Copilot en toda su organización, un departamento, un grupo empresarial o un equipo, les recomendamos que realicen este ejercicio.
«Queremos que las organizaciones sepan que hay oportunidades para mantener este proceso controlado y estandarizado», dice Layne. «Al alinearte con las rúbricas y establecer prácticas estándar, sabes que no solo dedicas tiempo a crear algo que no es útil o impactante».
Nuestro manual guía a los líderes de adopción a través de un proceso de cuatro etapas que incluye la preparación, el compromiso, la entrega de un producto y el intercambio de resultados con los empleados. Para acelerar el tiempo de creación de valor, hemos diseñado la implementación del proceso a lo largo de tres semanas.
Al seguir el cuaderno de estrategias a través de cuatro fases, puede lograr lo que hemos hecho en Microsoft: comprender lo que sus roles prioritarios necesitan para tener éxito, articular escenarios principales adaptados a su trabajo y compartir los resultados con su organización para acelerar el tiempo de creación de valor para los usuarios de Copilot.
Fase 1: Listo
Esta fase ayudará a su organización, departamento o equipo a prepararse para el proceso. Implica alinearse con el liderazgo y los patrocinadores que serán responsables de impulsar el valor de Copilot dentro de su organización. También es donde seleccionarán los roles prioritarios, redactarán esquemas de esos roles para que puedan aclarar su comprensión de sus necesidades y deseos, y buscarán comentarios de líderes, gerentes y expertos en la materia.
Fase 2: Participación
Comprometerse con los empleados ofrece el valor central de este ejercicio. En la fase de participación, identificarán a los participantes de sus funciones prioritarias que demuestren entusiasmo y aptitud temprana con Copilot. A partir de ahí, elijan un enfoque de participación que puede incluir sesiones grupales en persona, sesiones virtuales de Microsoft Whiteboard, entrevistas individuales, colaboración de Microsoft 365 Loop o cualquier modalidad que funcione mejor, luego comuniquen el proceso a los participantes y lleven a cabo su interacción.
Gran parte de la adopción se reduce a la pregunta de ‘¿Qué hay para mí?’ La capacidad de responder a esa pregunta a nivel de rol, a nivel de fidelidad que en verdad resuena con lo que hacen los empleados, crea un fuerte puente entre el reino de las posibilidades y la realidad cotidiana.
— Liz Friedman, directora sénior de transformación de IA de RRHH, Microsoft HR
Fase 3: Entrega
Idear escenarios de héroes es la forma en que descubres el valor. La fase de entrega define ese valor y lo organiza en un formato útil y consumible. Comienza con la revisión y el análisis de los resultados de sus sesiones para obtener información e identificar temas. Ahora es el momento de documentar los escenarios de sus héroes y el valor que agregan, así como los bloqueadores y aceleradores. Por último, proporcionarán su resultado: un mazo completo que incluye sus roles prioritarios, escenarios de héroes, próximos pasos y más.
Fase 4: Compartir
La fase final de este proceso implica socializar sus escenarios en todo su equipo u organización para obtener valor. Si forman parte de una organización grande, es útil irradiar estos resultados más allá del grupo objetivo como una oportunidad para un mayor impulso de Copilot. Esta etapa incluye profundizar en los bloqueadores y aceleradores que pueden ayudar a su organización en su conjunto a acelerar el tiempo de creación de valor.
«Gran parte de la adopción se reduce a la pregunta de ‘¿Qué hay para mí?'», dice Liz Friedman, directora sénior de HR AI Transformation. «La capacidad de responder a esa pregunta a nivel de rol, a nivel de fidelidad que en verdad resuena con lo que hacen los empleados, crea un fuerte puente entre el ámbito de las posibilidades y la realidad cotidiana».
Con Copilot, desarrollamos nuevos conjuntos de habilidades, pero también nuevos hábitos. Eso requiere experimentación y aprendizaje, pero la recompensa es transformadora.
— Nathalie D’Hers, vicepresidenta corporativa de Microsoft Digital
Capturar el valor ilimitado de la IA
El cambio a la IA va más allá de la productividad. Se trata de nuevas formas de trabajar y nuevas formas de ser.
Gracias a la naturaleza modular de este marco, los equipos de Microsoft ahora pueden aplicar este proceso a sus propias necesidades profesionales. A medida que pasa el tiempo, el objetivo es que las diferentes organizaciones y roles descubran formas de trabajo sólidas y eficientes.
«Con Copilot, desarrollamos nuevos conjuntos de habilidades, pero también nuevos hábitos», dice Nathalie D’Hers, vicepresidenta corporativa de Microsoft Digital. «Eso requiere experimentación y aprendizaje, pero la recompensa es transformadora».
Al aprender de nuestra experiencia y trabajar a través del cuaderno de estrategias de escenarios de Copilot for Microsoft 365 Hero, su organización puede ejecutar procedimientos recomendados que aprovecharán al máximo su inversión en IA, ofrecerán valor más rápido, administrarán el cambio de manera efectiva y escalarán en toda su organización.
Accedan al cuaderno de estrategias de escenarios de Copilot para Microsoft 365 Hero aquí.
Conclusiones clave
Estos son algunos consejos para empezar a desarrollar escenarios específicos de la persona para los roles prioritarios de su empresa:
- Construyan asociaciones organizativas sólidas y agreguen este proceso a los esfuerzos de IA que los equipos ya tienen en marcha. Identifiquen a los líderes y campeones clave de IA en esos equipos.
- Este proceso es aditivo e iterativo, así que no se casen con el libro de jugadas. Comiencen con el marco, luego permitan que crezca en torno a los esfuerzos orgánicos.
- Enmarquen sus escenarios en torno a los procesos de negocio y, a continuación, apliquen la tecnología.
- Validen sus resultados a través de una comunicación activa, en especial después de haber socializado sus escenarios de héroe. De este modo, se garantiza la separación de la señal del ruido y la captura de un valor aún mayor en el futuro.
- Para sus grupos de trabajo, asegúrense de elegir equipos y personas que tengan un buen compromiso con la herramienta, en especial entusiastas y primeros usuarios. Esto también brinda a las personas la oportunidad de aprender unas de otras y aprovechar las ideas de sus colegas.
- Tengan un plan de juego sobre hacia dónde ir a continuación en términos de compartir y pilotar. Incluyan seguimientos y líneas de base para que estos resultados no se queden en el estante.
- Obtengan múltiples perspectivas. Ningún puesto es igual, aunque el título del puesto lo sea. Reunir a personas que hacen un trabajo similar y escuchar los puntos en común y las diferencias es muy útil y brinda la oportunidad de beneficiarse de una diversidad de perspectivas.
Prueben Copilot
¿Es la primera vez que utilizan Copilot para Microsoft 365? Comiencen hoy mismo y vean lo que es posible.