Microsoft Teams aumenta la colaboración en el lugar de trabajo moderno de Microsoft

Por: Equipo de Inside Track.

En Microsoft, aumentamos la capacidad de colaboración de los equipos de toda la empresa con Microsoft Teams.

Hemos iniciado un cambio fundamental en la forma en que nuestros empleados interactúan y se comunican, con Microsoft Teams como centro para comunicarse, reunirse y llamar. Usamos los procesos de administración de cambios y la educación para que nuestros empleados puedan adoptar y usar Teams en toda su capacidad. A medida que crece la adopción, aprendemos del proceso y modificamos nuestra estrategia para ayudar a las personas a realizar el cambio cultural de manera más eficiente al lugar de trabajo moderno con Teams.

Aceleración de la transformación digital con Microsoft Teams

El trabajo en equipo es un aspecto importante del lugar de trabajo moderno y un elemento clave para permitir la transformación digital en Microsoft. Microsoft Teams reúne herramientas y métodos de comunicación y es un centro para el trabajo en equipo. Aquí, en el equipo de Microsoft Digital, estamos en nuestro propio camino hacia la transformación digital y creemos que Teams tiene el potencial de ofrecer una forma de trabajo nueva y más eficiente. Teams ofrece cambios significativos en la colaboración, el trabajo en equipo y la productividad dentro del kit de herramientas universal de Microsoft 365 que queremos realizar en el lugar de trabajo moderno de Microsoft. Los cambios que ofrece Teams incluyen:

• Microsoft Teams es el centro para el trabajo en equipo dentro de Microsoft 365. Teams satisface las necesidades de colaboración y comunicación de una fuerza laboral diversa, que incluye chat, reuniones, voz y video. El aspecto y la sensación de estas funciones son rápidos y fluidos, tienen poca sobrecarga y son familiares al instante.
• Microsoft Teams se integra con todas las aplicaciones que usan nuestros empleados. Teams se integra con Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, la aplicación de administración de tareas de Planner, el portal de vídeo de Stream, incluso Power BI, para que los empleados tengan la información y las herramientas que necesitan. Los miembros del equipo también pueden incluir otras aplicaciones y servicios en sus espacios de trabajo, tanto para el equipo como para la organización. Teams permite personalizar áreas de trabajo con pestañas, conectores y bots. Para nuestra comunidad de desarrolladores, Teams tiene una plataforma extensible para crear aplicaciones con un amplio conjunto de funcionalidades para admitir equipos de alto rendimiento.
• Microsoft Teams ofrece una experiencia de reunión completa. Con la llegada de los dispositivos de conferencia compatibles, Teams moderniza la experiencia de las reuniones. Antes de una reunión, los miembros del equipo pueden revisar las conversaciones; Durante una reunión, los equipos pueden compartir contenido y usar audioconferencias y vídeo. Teams admite capacidades de reuniones privadas y grupales, capacidades de programación y disponibilidad de calendario de disponibilidad.
• Microsoft Teams tiene seguridad integrada. Teams viene con la seguridad de nivel empresarial integrada con Microsoft Purview y Microsoft Azure Active Directory. Encaja a la perfección en nuestra solución principal para la gestión de identidades y accesos, y nos permite mantener el control sobre nuestros datos y entorno.

Microsoft Teams, en combinación con Microsoft 365, crea un centro para la colaboración moderna y el trabajo en equipo eficaz. Permite a nuestros empleados comprometerse con el negocio y entre sí, de una manera que transforma nuestro negocio para mejor, para acercar a toda nuestra organización a la plena realización de la transformación digital. Queremos trasladar nuestro centro de gravedad a Teams para acelerar la productividad de los empleados y la velocidad de la comunicación.

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Hacer que la adopción suceda con la gestión del cambio

En Microsoft, la decisión oficial de implementar un cambio de estilo de trabajo por lo general se toma a nivel organizacional o ejecutivo. Sin embargo, el ímpetu para el cambio comienza antes, en respuesta a las necesidades comerciales cambiantes de nuestra gente o partes de nuestra organización. Tenemos grupos diversos que necesitan trabajar de diferentes maneras, y adaptarse a los estilos de trabajo modernos es justo de lo que se trata la adopción de Microsoft Teams. Nuestra gerencia reconoce que cada uno de estos grupos tiene necesidades únicas, y esas necesidades influyen en gran medida en la forma en que gestionamos el cambio organizacional.

Hacer del cambio una realidad más práctica

Si bien queremos que cada empleado de Microsoft esté capacitado para adoptar Microsoft Teams de la manera que mejor se adapte a su estilo de trabajo, también nos damos cuenta de que identificar los usos más comunes de las herramientas de colaboración ayuda a nuestra gente a ver cómo Teams puede beneficiarlos todos los días. Por lo tanto, les damos una instantánea de «un día en su vida digital». Incorporamos nuestra visión de Teams en las tareas más comunes en el lugar de trabajo moderno. Por ejemplo:

• Ponerse al día durante el café de la mañana. Usen Microsoft Outlook para consultar el correo electrónico y administrar el calendario, Microsoft Teams para comprobar los chats y mantenerse al día con los proyectos, y las aplicaciones de productividad de Microsoft 365, OneDrive y SharePoint para crear o revisar documentos.
• Mantenerse conectados en su viaje. Usen Microsoft Teams para unirse a reuniones personales o chatear con voz y texto, Teams y Microsoft Stream para ver videoconferencias en directo y Microsoft Outlook para conectarse a una reunión desde un correo electrónico o un elemento de calendario.
• Organizar reuniones en la oficina. Usen Microsoft Teams tanto para reuniones pequeñas como para reuniones grandes con hardware de sala de conferencias y participantes anónimos.
• Colaborar con su equipo. Usen Microsoft Teams para comunicarse mediante chat, vídeo, uso compartido de pantalla y para crear archivos en coautoría dentro de un equipo. Usen OneDrive y SharePoint para guardar y compartir documentos desde y hacia la nube.
• Conéctense en toda la empresa. Usen Microsoft Viva Engage y Yammer para realizar un seguimiento de las actualizaciones de la organización, compartir conocimientos y encontrar expertos y respuestas. Usen SharePoint para crear y administrar sitios de comunicación y publicar noticias para amplios grupos de partes interesadas.

En el centro de la gestión del cambio organizacional está la comprensión de cómo gestionar el cambio con una sola persona. Debido a que la adopción general depende de la amplia adopción por parte de nuestros empleados, gran parte de nuestro proceso de gestión del cambio gira en torno a satisfacer las necesidades de cada empleado. Las necesidades esenciales son:

• Conciencia de la necesidad de cambio.
• Motivación para adoptar o apoyar el cambio.
• Una comprensión de cómo hacer que el cambio suceda.
• La capacidad de implementar o adquirir las habilidades y comportamientos deseados para realizar el cambio.
• Apoyo y refuerzo organizativo para que el cambio sea permanente.

Establecer una estructura para el cambio

También reconocemos la necesidad de un proceso estructurado y documentado para ayudar a nuestro equipo de adopción a coordinar el cambio. Necesitamos proporcionarles un conjunto de herramientas comunes para que lo usen y permitirles escalar el cambio inicial para su adopción en toda la empresa. Hemos adoptado cuatro pilares que nos ayudan a lograr un cambio bien gestionado de principio a fin.

Concientización

El pilar de la concientización consiste en aterrizar el mensaje. Incluso antes de que nuestros empleados recibieran capacitación, sabíamos que necesitábamos causar una buena primera impresión, abordar los puntos que les interesarían y encontrar el mensaje que entusiasmara a los empleados sobre Microsoft Teams. El pilar de sensibilización abarca varias tareas importantes:

• Identificar los roles clave para utilizar los equipos y describir el valor y el impacto. Nuestra guía de campo y rol ayuda a nuestro equipo de adopción a identificar cómo Microsoft Teams proporciona valor a nuestros empleados. Examinamos los diferentes roles dentro de Microsoft e identificamos cómo la funcionalidad de Teams sirve a esos roles.
• Crear una campaña visual para generar conciencia. Nuestra campaña visual mundial utilizó una combinación de publicidad y señalización física y digital en los campus de Microsoft, así como en nuestros portales internos y plataformas de redes sociales para que Microsoft Teams llegara de manera eficiente a la mayor cantidad de personas posible. Queríamos que Teams fuera reconocible y queríamos que nuestros empleados fueran conscientes de su disponibilidad y beneficios.
• Utilizar los canales sociales internos para involucrar a las comunidades y generar entusiasmo. La participación de la comunidad consiste en preparar a la organización para la adopción y aumentar la conciencia general. Ampliamos el alcance de nuestros materiales de concienciación a los portales de la empresa. Usamos Yammer para difundir nuestro mensaje en toda la organización y fomentamos el diálogo entre los empleados.
• Inspirar la adopción con una comunidad de apoyo de usuarios avanzados e influencers. La creación de una comunidad de usuarios avanzados y fans inspirará la adopción dentro de sus esferas de influencia, responderá preguntas, ayudará con el compromiso social y dará comentarios sobre el producto. Los campeones son clave para garantizar el éxito de las comunidades. Contar con la aceptación de los ejecutivos reforzó la campaña. Cuando la gerencia describe cómo usan Microsoft Teams de manera personal en un mensaje o discurso, las personas se dan cuenta.

Compromiso

El pilar de participación se basa en la concienciación y comienza a poner Microsoft Teams en manos de nuestros usuarios, al tiempo que se asegura de que tengan la formación, la orientación y las herramientas necesarias para tener éxito con él. El compromiso consiste en integrar Teams en el lugar de trabajo moderno de nuestros empleados de una manera que aumente la productividad colaborativa.

• Ejecuten un programa piloto para probar la preparación. El piloto es uno de los componentes más cruciales del proceso de adopción. Los primeros usuarios de Microsoft probaron Microsoft Teams y nos ayudaron a identificar cómo y por qué nuestros empleados querrían usarlo. Utilizamos el programa piloto para probar y encontrar áreas en las que la capacitación o la configuración fomentarían una adopción más amplia.
• Creen aceptación con las partes interesadas a través del diseño de compromisos para generar impulso. En estos compromisos, nos sentamos con nuestros equipos empresariales para brindar orientación práctica y en persona sobre el uso de Microsoft Teams. Ofrecimos escenarios comunes para usar Teams, mostramos las características de Teams y dimos instrucciones generales. Nos permitió centrarnos en un equipo empresarial y mostrar cómo se utilizaría Teams en su trabajo diario.
• Establecer oportunidades para preguntas y respuestas. Nuestro recorrido por el arte del trabajo en equipo fue un foro abierto a gran escala para que presentáramos nuestra visión de Microsoft Teams en Microsoft. Identificamos casos de uso importantes y comunes y mostramos cómo se podía usar Teams. Presentamos no solo los beneficios de Teams al individuo, sino también a todo Microsoft. Explicamos a nuestros usuarios cómo encaja Teams en nuestra organización.
• Desarrollen recursos internos para soporte técnico e información sobre el uso de Microsoft Teams. El kit de herramientas para el trabajo en equipo proporcionó a las personas recursos para ayudarles a avanzar con Teams. Ofrece recursos prácticos para aumentar la participación y fomentar el uso eficaz de Teams. El kit de herramientas incluye plantillas, recursos de capacitación, consejos y trucos.

Medición

El pilar de medición realiza un seguimiento de los pasos prácticos del pilar de interacción. Una vez que hemos involucrado a la comunidad de usuarios, debemos realizar un seguimiento de la efectividad de nuestros esfuerzos. La medición consiste en adquirir comentarios prácticos sobre el proceso de adopción y utilizar esos comentarios para perfeccionar y mejorar el proceso.

• Utilizar los comentarios de su piloto para elevar las oportunidades, ofrecer información y ajustar el rumbo. Nuestro programa piloto incluyó una amplia muestra representativa de nuestra base de usuarios junto con algunos de nuestros adoptantes de Microsoft Teams más involucrados y apasionados. Los comentarios llegaron a través del personal de soporte, los canales sociales, UserVoice y los líderes representativos. El programa validó escenarios de casos de uso y nos mantuvo al tanto de los problemas y éxitos durante la implementación temprana.
• Crear las áreas clave que su organización usará para comprender la adopción y medir el éxito. Desarrollamos métodos y métricas de monitoreo para realizar un seguimiento del progreso. Recopilamos estadísticas de uso para medir la adopción general y correlacionar las tendencias con la hora del día, los eventos comerciales y los esfuerzos de participación.
• Establecer sistemas de escucha para medir el compromiso. Los sistemas de escucha proporcionaron una retroalimentación activa de nuestra base de usuarios. Usamos varios sistemas de escucha, incluido Yammer, para aumentar nuestro conocimiento de lo que decían nuestros usuarios y cómo respondían a Microsoft Teams. Nuestro servicio de asistencia interno identificó problemas y nos ayudó a prepararnos para mitigar los problemas comunes.

Administración

El pilar de gestión (o administración) es el último pilar de los cuatro y tiene la vida útil más larga de todos los pilares del proceso de gestión del cambio. La gestión consiste en ganar eficiencia y garantizar la satisfacción del usuario una vez que Microsoft Teams está en su lugar. La administración significa continuar con el soporte técnico a Teams y encontrar casos de usuario y oportunidades de aprendizaje adicionales para dar soporte a los usuarios de Teams en Microsoft.

• Mejorar la implementación a partir de los comentarios de los empleados. A medida que las personas continúan con el uso de Microsoft Teams, medimos su efectividad a través de los comentarios que recibimos. Esto nos ayuda a identificar adiciones o cambios de características, desarrollar instrucciones y formación adicionales, y ajustar la implementación de Teams, cuando sea necesario. También nos aseguramos de que la capacitación y el soporte sean relevantes para nuestra gente, para que puedan usar el producto de la mejor manera posible.
• Identificar las historias de usuario. Los casos de usuario nos ayudan a mostrar a nuestros empleados cómo usan Teams sus compañeros. Las historias también nos ayudan a identificar a los usuarios activos de Microsoft Teams que pueden ser campeones del producto en su ámbito de influencia en Microsoft. Tratamos de obtener una muestra representativa de historias que sean relevantes en toda la organización. Estas historias evolucionan en función de la implementación y las necesidades del negocio, y seguimos escuchando nuevas historias.
• Evaluar y mejorar de manera continua los procesos. Evaluamos de manera continua todos los procesos relacionados con Microsoft Teams. Descubrimos que algunas cosas en nuestros procesos generales funcionaban bien al comienzo del proceso de adopción, pero no funcionaban tan bien más adelante o una vez que nuestra implementación llegaba a audiencias globales y empleados en el campo. Es un proceso continuo de evaluación y mejora.
• Mantenerse informados sobre los cambios en los productos y las funciones. Realizamos un seguimiento de las actualizaciones de características y los posibles cambios en Microsoft Teams. Esto nos ayuda a comprender cómo afectan las nuevas funciones a nuestros casos de uso, para que podamos determinar mejor cómo implementarlas.
• Desarrollar soporte para casos de uso continuos y una base de usuarios madura. A medida que las personas se familiarizan con Microsoft Teams, encuentran nuevas formas de ser más productivas y colaborar de manera eficiente. Hemos descubierto que cuanto más capacitados están nuestros empleados para adoptar Teams, más encuentran sus propias formas de incorporar Teams en su flujo de trabajo.

Reconocer la adopción de Microsoft Teams como un cambio social y de comportamiento

Aprovechar el ingenio de los empleados es fundamental para el éxito general y la relevancia de una empresa. Al trabajar juntas, las personas generan más ideas y se sienten más conectadas con su trabajo, lo que mejora el compromiso y la retención. Nuestros empleados son cada vez más móviles y necesitan tener recursos y herramientas disponibles dondequiera que vayan. Para satisfacer las necesidades de este cambiante lugar de trabajo moderno, Microsoft Teams se creó como un área de trabajo basada en chat en Microsoft 365, con chat persistente, fácil acceso a archivos, características personalizables y extensibles, y la seguridad en la que confían los equipos. Hemos empezado a usar Teams para agilizar la comunicación, mejorar la colaboración y hacer más cosas juntos.

Sin embargo, la adopción exitosa de Microsoft Teams no es solo la adopción de tecnología; representa un cambio en el comportamiento. Teams es más que un producto: es una forma diferente de trabajar. Este cambio tiene que ver con las personas. Descubrimos que la adopción tenía que ver tanto con los cambios y desafíos sociales y culturales como con la implementación de la tecnología y las herramientas. La adopción de Teams es un recorrido diferente al que le hemos pedido a nuestra gente que realice en el pasado. Con Teams, les pedimos que hicieran cuatro cambios fundamentales en el comportamiento:

• Chatear en lugar de enviar un correo electrónico. Alejarse del correo electrónico como método principal de comunicación para los equipos de rápido movimiento y la gestión de proyectos.
• Vivir en la nube. Usar todos los componentes de Microsoft 365 en la nube.
• Adoptar la flexibilidad. Capacítelos para que adopten la flexibilidad de Microsoft Teams para la personalización.
• Trabajar de manera móvil. Ayudar a las personas a trabajar de la manera y el lugar que más les convenga.

Para cumplir con este recorrido, necesitábamos educar a las personas mediante la gestión del cambio y ofreciéndoles habilidades de preparación que tal vez nunca hubieran adoptado para el lanzamiento de ningún otro producto. Incluso si un cliente avanzado tiene estas habilidades dentro de su organización, el cambio a los escenarios de colaboración y reunión puede beneficiarse de un nuevo enfoque.

Establecer un marco de comunicación: Generar una chispa, encender, crear una fogata

Después de entender que la adopción de Microsoft Teams tenía que ver con el cambio social y de comportamiento, utilizamos el marco de comunicaciones de chispa, encender y crear una fogata para lograr nuestros objetivos principales. Este marco:

1. Captura los mensajes, la ubicación y los métodos de comunicación para un cambio.
2. Define cómo se utilizarán estos mensajes para captar la atención de su audiencia y convertirla en un interés y compromiso sostenidos.
3. Aumenta el interés y el compromiso con los nuevos patrones de comportamiento, el cambio cultural y los resultados empresariales sostenibles.

Seleccionar nuestras chispas

Las chispas son el «qué» de la campaña. Alertan a su audiencia sobre cambios y oportunidades, y proporcionan los pequeños pero vitales comienzos de la comunicación del cambio. Las chispas de Microsoft Teams y cómo las usamos son:

• Identificar a su público objetivo. Nuestra audiencia principal para Microsoft Teams es toda nuestra organización. Queríamos una participación total en Microsoft, pero sabíamos que tendríamos que refinar nuestras comunicaciones en función de cuál de nuestros principales grupos demográficos tratábamos de involucrar. Usamos el trabajo realizado en el pasado con personas, o roles y puestos comunes de la empresa, que personalizamos para la implementación de Teams. Para cada persona, identificamos tareas y tendencias laborales comunes e identificamos cómo esa persona podría usar Teams en su vida laboral diaria. Las personas incluyen información sobre en qué parte de la empresa trabaja el empleado, sus métodos comunes de comunicación colaborativa y otra información sobre los puntos débiles que experimentó y la probabilidad de que adoptara nuevas tecnologías y estilos de trabajo. Utilizamos un enfoque segmentado y por etapas para controlar la velocidad de adopción y garantizar que nuestros procesos de adopción fueran lo más refinados posible.
• Definir su(s) mensaje(s) clave(s). Queríamos un mensaje clave que se dirigiera a nuestro público objetivo. En una audiencia tan amplia como Microsoft, utilizamos varios mensajes clave que tenían el suficiente enfoque como para generar interés e involucrar a nuestros empleados. Nuestros mensajes clave incluyeron:
  • Chat para los equipos de hoy. Comuníquense en el momento y mantengan a todos informados.
  • Un centro para el trabajo en equipo. Proporcionen a su equipo acceso rápido a todo lo que necesitan directo en Microsoft 365.
  • Personalizar para cada equipo. Adapten su espacio de trabajo para incluir el contenido y las capacidades que su equipo necesita todos los días.
• Elegir los mejores canales. Necesitábamos elegir dónde y cómo íbamos a transmitir nuestros mensajes clave. Elegimos una combinación de ubicación física y geográfica junto con la ubicación digital para asegurarnos de llegar a la audiencia global de Microsoft de la manera más efectiva y rentable. Entre ellos se encuentran:
  • Sitio web interno. Usamos CSEWeb, nuestro portal interno de SharePoint para la autoayuda de TI para varias piezas de comunicación de adopción. Era la ubicación central de todos los materiales de aprendizaje, el contenido y los anuncios internos sobre Teams. También contenía preguntas frecuentes, explicaba la necesidad de cambio y proporcionaba una hoja de ruta de alto nivel. Hospedó casos de usuario que mostraban éxitos de adopción de Teams.
  • Preparación y gamificación. Creamos cuestionarios y otras herramientas y mensajes gamificados para involucrar a los empleados. Usamos contenido pequeño y «bocadillos» para que sea rápido y fácil para nuestra gente aprender más sobre la adopción de Microsoft Teams.
  • Campaña social. Utilizamos plataformas de redes sociales dentro de Microsoft para hacer llegar nuestros mensajes de chispa a los empleados y compartir historias de éxito de los usuarios. Yammer nos brinda una gran oportunidad para llegar a nuestros usuarios. Lo utilizamos para enviar mensajes de marketing, involucrar a los usuarios y responder a las preguntas de los usuarios. Nos da un medio listo para el compromiso social dentro de nuestra organización.
  • Comunicaciones personales dirigidas. Seleccionamos audiencias específicas para que sean líderes y alentadores de la adopción de Microsoft Teams. Nuestro grupo de ventas era muy grande, ya que trabajan de manera constante en un espacio de trabajo con una alta cantidad de comunicación y dinamismo. Utilizamos personas para asegurarnos de que nuestro contenido y enfoques satisficieran las necesidades de muchos usuarios diferentes y abordaran diferentes desafíos en diferentes grupos de usuarios. También contamos historias de usuarios reales sobre personas en diferentes roles, para que los empleados pudieran identificarse con el caso de uso y aplicar las lecciones a su rol.
  • Correo electrónico. Usamos el correo electrónico para comunicar los próximos cambios críticos que afectarían la forma en que los empleados usan Microsoft Teams y los servicios que Teams reemplazaría.
  • Señalización. También adoptamos métodos tradicionales para poner Microsoft Teams frente a nuestros empleados. Esto incluyó la señalización en las carreteras del campus y en los edificios del campus. Utilizamos pantallas digitales en nuestros campus para reforzar los mensajes clave, resaltar los recursos y oportunidades de aprendizaje y resaltar las nuevas funciones.

Moverse para encender

Este es el «cómo» de la campaña. El encendido está diseñado para convertir la atención inmediata en un enfoque a corto plazo e iniciar nuestros pasos de adopción. Combinamos nuestras chispas en un compromiso continuo que encendió la acción de nuestra audiencia. Durante el proceso de ignición, utilizamos las siguientes tareas para hacer circular nuestras chispas:

• Elaborar un plan de comunicación y preparación. Construimos nuestro plan de comunicación y preparación basándonos en nuestra evaluación de nuestros empleados y en los detalles de comunicación que creamos con nuestras chispas. Creamos un evento de lanzamiento interno. El objetivo era crear conciencia y entusiasmo en torno a Microsoft Teams. El lanzamiento inició una campaña de meses de duración que incluyó muchos canales y enfoques diferentes.
• Crear un cronograma de comunicaciones detallado. Parte del proceso de planificación incluyó la programación de temas mensuales y la programación de los elementos principales de nuestro plan. Por ejemplo, ¿cuándo ofreceríamos capacitación presencial en nuestro campus principal en Redmond y cuándo comenzaríamos a implementar la capacitación en todo el mundo? Nos alineamos con la hoja de ruta del producto para poder promocionar nuevas funciones a medida que se lanzaban. También buscamos oportunidades para asociarnos con otros eventos corporativos. Por ejemplo, dimos a los participantes en el Hackathon anual orientación sobre cómo usar Microsoft Teams para colaborar mientras hackeamos. Los organizadores del evento pusieron la guía en el sitio de recursos para los hackers participantes.
• Producir contenido creativo para generar chispas. Creamos varios tipos de contenido para llegar a nuestros usuarios, tanto detallado como breve. También creamos material de preparación y aprendizaje que se adaptaba a diferentes estilos de aprendizaje.
  • Creamos historias de usuario para contar historias de éxito reales de empleados de Microsoft en diferentes roles en toda la empresa.
  • Desarrollamos contenido de preparación en forma de guías de Work Smart y contenido web para ayudar a los empleados que desean instrucciones paso a paso.
  • Producimos recursos promocionales visuales para captar la atención de los empleados: señalización digital, señalización física, promociones en línea para los principales portales internos y publicaciones de Yammer con imágenes y vínculos a más información.
  • Desarrollamos contenido para sesiones de aprendizaje presenciales y en línea y las impartimos en el campus. También impartimos presentaciones y sesiones de formación de formadores a los equipos de formación gestionados por nuestros equipos de operaciones de TI en todo el mundo, de modo que las sesiones estuvieran actualizadas sobre el producto y los mensajes fueran coherentes.
  • Desarrollamos una variedad de contenido de preparación. Tener contenido de preparación disponible en diferentes formatos es importante para adaptarse a diferentes estilos de aprendizaje. Teníamos guías escritas, capacitación en persona y videos de aprendizaje.
• Gestionar la ejecución de campañas. Nuestro equipo de campaña trabajó en conjunto para garantizar que nuestra comunicación se recibiera de manera efectiva y que las herramientas que implementamos se entendieran y usaran de manera correcta.
  • A veces teníamos que ajustar nuestra aproximación en pleno vuelo; por ejemplo, si no veíamos los números de asistencia que queríamos para la capacitación, buscábamos formas nuevas y creativas de correr la voz.
  • También escuchamos los comentarios y las ideas de nuestros usuarios y partes interesadas de confianza, y los ajustamos según fuera necesario.
• Generar y revisar informes de campaña, para ver el progreso en comparación con los objetivos. Utilizamos varias herramientas y métricas de informes para recopilar y medir el éxito de la adopción de Microsoft Teams en toda la organización.

A lo largo de la campaña, hicimos un seguimiento del progreso de nuestra adopción y nos centramos en el crecimiento entre los usuarios activos semanales. Publicamos de manera periódica un informe para las partes interesadas que también analizaba la eficacia de nuestros diversos canales: tráfico web, clics en promociones, asistencia a la formación, encuestas de satisfacción de la formación, actividad de Yammer y la frecuencia con la que se respondían las preguntas sobre Yammer.

Añadir a la fogata

Cada comunicación o campaña de cambio debe alimentar la fogata, que es un faro en constante crecimiento del éxito de la adopción de Microsoft Teams aquí en Microsoft. A medida que se logran y publicitan los éxitos, la fogata ayuda a:

• Lograr resultados empresariales sostenibles.
• Impulsar el cambio cultural dentro de la empresa.
• Establecer normas sociales que fomenten la adopción de medidas rápidas.
• Atraer a las personas para que actúen y se conecten de nuevas maneras.

El aspecto más importante de la fogata es que se suma y se integra con la estrategia tecnológica y cultural de alto nivel de la organización. Nuestra campaña de Microsoft Teams fue parte de un enfoque más amplio para la comunicación y la preparación del lugar de trabajo moderno. Proporcionamos claridad sobre «qué herramienta y cuándo» para nuestros empleados para ayudarlos a comprender cómo encaja Teams en el panorama general y cómo imaginamos que Teams encaja en su estilo de trabajo.

Conclusiones clave

Durante la adopción de Microsoft Teams, hicimos todo lo posible para estar al tanto del proceso, aprender cómo podíamos mejorar el proceso durante la adopción y proporcionar lecciones que podrían aplicarse a futuras iniciativas de adopción y administración de cambios en Microsoft. Estas son algunas de las cosas que aprendimos.

• Capitalizar el alcance de su campaña de marketing. Nuestra estrategia inicial fue en persona, a través de poner a Microsoft Teams frente a usuarios clave y trabajar con ellos. Si bien nos llevó mucho tiempo, más tarde descubrimos que podíamos llegar a audiencias globales y de campo por medio de métodos virtuales para ampliar nuestro alcance. Perdimos algunas oportunidades de capitalizar el entusiasmo de los pioneros dentro de esas audiencias y encontramos algunos campeones que creaban y compartían su propio contenido.
• Comprender los principales casos de uso de su organización. Nos acercamos a nuestra gente a través de la identificación de personas dentro de nuestra organización que definían las formas más comunes en que se usaría Microsoft Teams. Esto incluyó no solo escenarios típicos de uso diario, sino también una guía más profunda basada en escenarios para ayudar a las personas a tomar la decisión correcta.
• Comprender el conjunto de herramientas y los escenarios de uso adecuado. Descubrimos que abordar de manera directa qué herramienta deberían usar nuestros usuarios para las tareas de colaboración comunes ayudó a facilitar la transición y a frenar la confusión. El uso dirigido dio a los empleados un punto de partida y luego nos permitió medir, a través de la retroalimentación, si se necesitaban cambios o ajustes. Al principio de la campaña, no le dimos a la gente mucha orientación específica, lo que perjudicó la adopción general. Más tarde, desarrollamos una guía para casos de uso específicos y desarrollamos guías paso a paso para orientar a los usuarios a través de tareas importantes y comunes, lo que los dejó más capacitados y comprometidos con Microsoft Teams.
• Comprender el impacto de Microsoft Teams en sus herramientas de colaboración y trabajo en equipo existentes. Durante la adopción, aprendimos que había ocasiones en las que los usuarios no estaban seguros de qué funciones estaban disponibles, o si podían o debían usar una función, en especial cuando funcionaba como algo que ya usaban. Por el contrario, teníamos un grupo empresarial que no había usado Skype antes. Nos centramos en los escenarios esenciales y ofrecimos una orientación muy clara. Debido a que no habían sido usuarios de Skype, la estrategia y el enfoque de la gestión del cambio tenían que ser diferentes.
• Alinear las nuevas capacidades y características con la estrategia de su organización. Descubrimos que nuestra adopción de Microsoft Teams debía ser específica y moldeada para nuestra visión de comunicaciones transparentes y colaboración abierta. Alineen las capacidades con sus estrategias comerciales en lugar de permitir que la tecnología dirija su estrategia.
• Entender a su audiencia. En un principio, miramos a nuestros usuarios en un grupo, por lo general organizado por roles de trabajo. Esto funcionó bien para varias partes del proceso de adopción, pero no observamos tan de cerca a los grupos secundarios de usuarios en función de factores como la edad, el estilo de trabajo y la geografía. Una vez que examinamos estos grupos secundarios, encontramos un nuevo conjunto de casos de uso y escenarios que nos ayudaron a penetrar aún más a profundidad en nuestra base de usuarios.
• Planificar el patrocinio ejecutivo. En medio de la campaña, nos dimos cuenta de que no involucrábamos de manera adecuada a los líderes para ayudar a impulsar la adopción de Microsoft Teams. No dábamos a nuestro liderazgo una guía que fuera muy específica o simple como para que pudieran usarla con facilidad. Una vez que creamos una guía y un conjunto de herramientas para que ayudaran a defender a Teams, estaban mucho más comprometidos y dispuestos a poner su esfuerzo en la adopción de Teams dentro de su ámbito de influencia.

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• Descubran cómo empezar a usar Microsoft Teams.
• Obtengan instrucciones detalladas sobre la adopción de Microsoft Teams.
• Visiten la página del producto de Microsoft Teams.
• Exploren la transformación de Microsoft con Microsoft Teams: colaborar sin problemas, trabajar en equipo sin miedo.