Svenska HL Display väljer att lämna Googles samarbetsplattform i butikshyllan och satsar fullt ut på Office 365 när företaget ser över sin globala it-miljö. I samband med förändringen väljer HL Display även att satsa på Dynamics 365 som CRM-lösning.
– Under 2015 fattade vi beslutet att flytta tillbaka vår mail och dokumenthantering till Office 365. Vi valde att lämna Googles lösningar eftersom det var mer eller mindre internt kaos då vi satt på en plattform som inte fullt ut tillgodosåg våra behov. Office 365 var därför ett givet val för oss, säger Johan Ström, CIO på HL Display.
Att flytta HL Displays 1200 anställda till Microsofts mailplattform och rulla ut Office 365 lokalt på alla enheter har enligt Johan Ström varit en smidig process utan några oförutsedda utmaningar. Flytten är klar innan sommaren och HL Display räknar med att spara 900 000 kronor om året på att använda Office 365 istället för Google.
När mer än 5 miljoner olika dokument flyttas från Google Drive till Office 365 ser Johan Ström det som en möjlighet att få en nystart i företagets dokumenthantering.
– Tidigare fanns ingen gemensam filstruktur, alla ägde sina egna dokument och delade dessa enligt eget tycke och behov. Något som ibland innebar att dokument försvann när någon slutade. Nu har vi identifierat dokumentägare och sedan fördelat olika rättigheter för alla dokument. En process som varit mycket smidigt att göra i Office 365-grupper, säger Johan Ström.
I samband med att HL Display lämnade Googles plattform tog man hjälp av en konsult från Microsoft för att koordinera flytten och samtidigt etablera ett strukturerat modernt arbetssätt.
Den största utmaningen i projektet varit att utbilda alla användare i Office 365. IT-avdelningen har varit engagerade i att ta fram utbildningsmaterial bestående av filmer, lathundar och nya rutiner för att underlätta flytten och hjälpa alla att komma igång.
– En stor fördel med att satsa på Office 365 är att det är ett smörgåsbord av olika verktyg som kan tillgodose kända och okända behov inom organisationen. Till exempel har Yammer fått ett stort genomslag hos oss, något vi på IT inte riktigt var beredda på. Men det är kul att se att våra användare på egen hand hittar nya möjligheter att samarbeta och lösa arbetsuppgifter med lösningarna som vi tillhandahåller, säger Johan Ström.
I samband med satsningen på Office 365 väljer HL Display också att implementera Dynamics 365 som CRM-lösning på företaget. Det gjordes en jämförelse mellan Dynamics 365 och Salesforce där man konstaterade att Microsofts plattform är den mest kostnadseffektiva för HL Display. Dynamics 365 är redan implementerat i den polska verksamheten som ett pilotprojekt, men nu förbereder Johan Ström och hans kollegor sig för att under maj månad implementera Dynamics 365 i Sverige, Storbritannien och Frankrike.
Om HL Display
HL Display är ett svenskt bolag i grunden som idag är verksamt på 44 marknader, huvudsakligen i Europa och Asien. Företaget grundades i Borlänge 1954 med visionen om att underlätta försäljningen i butiker. HL Display har drygt 1200 anställda världen över, med merparten av arbetsstyrkan knuten till sina fyra fabriker i Sundsvall (Sverige), Gliwice (Polen), Harlow (Storbritannien) och Suzhou (Kina).
IT-avdelningen på HL Display består av 40 personer som primärt är stationerade i Stockholm, Sundsvall och Gliwice.
