Sedan början av pandemin har Microsoft genomfört regelbundna undersökningar för att förstå hur förändringen påverkar våra kunder och medarbetare. I vår senaste Work Trend Index-rapport visar det sig att rekordhöga 90 procent av Microsofts anställda känner sig inkluderade. Detta trots att bolagets 160 000 medarbetare har arbetat på distans det senaste året samt att man anställt 25 000 nya medarbetare.
– Övergången till distansarbete som ägt rum de senaste 18 månaderna är en av de största förändringarna i arbetskulturen sedan den industriella revolutionen. Nu står många arbetsgivare inför en ny utmaning – en hybridparadox där många medarbetare vill jobba både på kontoret och hemma. Det ställer helt nya krav på tekniken som används på kontor runt om i Sverige och skapar nya förutsättningar för arbetskulturen hos tusentals bolag, säger Henrik Byström, affärsområdeschef för Microsoft 365 på Microsoft Sverige.
Men i det hybrida arbetslivet är medarbetarnas förväntningar ständigt i förändring. Förra årets Work Trend Index-rapport visade bland annat att 73 procent av medarbetarna vill ha möjlighet att fortsätta arbeta på distans, medan 67 procent vill träffa sina kollegor mer. Denna hybridparadox har blivit vårt nya normala.
Få organisationer är förberedda på det hybrida arbetssätt där medarbetarna växlar mellan distansarbete och att ses fysiskt. Medarbetare som deltar i digitala möten känner sig exkluderade och kollegorna som deltar från kontoret har inte alltid utrustningen som krävs för att skapa inkluderande hybrida möten. Ett konkret exempel är att de konferens- och mötesrum som blir navet för hybridmöten inte har rätt hårdvara, programvara eller möbler för att underlätta hybridmöten. Enligt konsultföretaget Frost och Sullivan är endast 7,8 procent av 60 miljoner mötesrum världen över videoaktiverade vilket skapar en dålig upplevelse för fjärrdeltagare.
Hybridmöten som utförs på rätt sätt gör att samtliga deltagare känner sig inkluderade vilket i sin tur skapar nya möjligheter för samarbete och produktivitet. Vi har identifierat tre tips för att möjliggöra inkluderande möten och skapa en grund för en flexibel arbetskultur:
- Ljud. Använd en Microsoft Teams-certifierad högtalarpuck om rummet inte har ett centraliserat A/V-system, så att alla kan höra den som talar. (Läs mer i vår guide för digitala möten).
- Ta med din bärbara dator. Ta med din dator även om du deltar från mötesrummet. Då kan du delta med kameran på, men med avstängd mikrofon och högtalare. Då kan du dessutom ta del av möteschatten, livereaktioner och funktioner som ”räck upp handen”.
- Samarbeta. Utse en mötesledare i rummet inför varje hybridmöte. Mötesledaren säkerställer att gruppen samarbetar genom att exempelvis moderera möteschatten.
Kostnadsfria kurser för hybrida chefer och team
Under ett event med Microsofts vd, Satya Nadella och Ryan Roslansky, vd på LinkedIn, presenterade båda bolagen nyheter kopplade till lärande och hybridarbete. LinkedIn presenterade bland annat en ny sökfunktion där arbetssökande kan filtrera bland jobbannonserna ifall de sker på distans, är platsbundna eller hybrida. Man har även gjort ett fyrtiotal LinkedIn Learning-utbildningar kostnadsfria till och med den 9 november i år. Utbildningarna kan exempelvis hjälpa dig som vill hjälpa ditt team i övergången till hybrida arbetssätt eller bli en bättre ledare. Ta del av samtliga nyheter från LinkedIn här.
Nyheter i Microsoft Teams och Office som gör hybridmöten enklare
I juni lanserade Microsoft nyheter som stöttar inkluderande hybridmöten, så som Front row i Teams Rooms, en uppfräschad Teams-upplevelse på Surface Hub och en utvecklad version av Microsoft Whiteboard. Nu presenterar vi nästa innovationsvåg i Teams Rooms med kategorin intelligent cameras. Intelligent cameras möjliggörs med hjälp av tre nya teknologier:
- AI-driven talspårning som gör det möjligt för kamerorna i rummet att med hjälp av ljud, ansiktsrörelser och gester upptäcka vem i rummet som talar och därefter rikta sig in på talaren.
- Fler videoströmmar som ger mötesdeltagarna i mötesrummet en egen videoruta.
- Användarigenkänning som identifierar och visar profilnamnet för registrerade användare i videofönstret.
När intelligent cameras kopplas ihop med Dynamic view i Teams kan mötesupplevelsen bli mer inkluderande. När mötesdeltagarna går med i mötet justerar Teams automatiskt så att fjärrdeltagarna enkelt ser rummet. Genom våra samarbeten med branschledande partners som Jabra, Neat, Poly och Yealink blir funktionerna tillgängliga för OEM-tillverkare under kommande månader och kommer att rullas ut som uppdateringar under nästa år.
För att uppmuntra mötesdeltagarna att vara mer aktiva under mötet uppdaterar vi Companion mode i Teams i mobilen. Deltagarna ges då snabb åtkomst till funktioner som främjar engagemang så som chatt, livereaktioner och Microsoft Whiteboard. Det blir även enklare att komma åt mötes- och enhetskontroller, som till exempel att ansluta till mötet och slå på och stänga av rumskamerorna. Uppdateringen blir tillgänglig under kommande månader.
Nya funktioner i Outlook plockar upp information om när och var kollegorna arbetar och hur de kommer att delta i möten. Genom den nya designen i Working hours-funktionen kommer du att kunna inkludera schemaspecifikationer direkt i kalendern, så att dina kollegor vet när och var du ska arbeta. Med den nya RSVP-funktionen kan du ange ifall du ska delta i ett möte på plats eller digitalt, så att mötesplanerarna kan på bästa sätt förbereda mötet genom att boka ett rum med videokonferensresurser eller ta med en högtalarpuck. Den nya funktionen i Outlook börjar rullas ut i början av nästa år.
Den nya hot desking-upplevelsen på Microsoft Teams-skärmar gör det möjligt för personer att hitta och reservera flexibla arbetsytor på kontoret. Boka ett utrymme från enheten eller i förväg med Outlook eller Teams och få tillgång till din personliga Teams-kalender, chattar och möten. Funktionen förväntas vara tillgänglig på Lenovo ThinkSmart View i slutet av 2021.
Effektiva hybridmöten med nya funktioner i PowerPoint och Teams
Hybridmöten och presentationer handlar inte bara om att leverera innehåll, utan också om att engagera mottagarna. Cameo är en ny PowerPoint-upplevelse som sömlöst integrerar ditt Teams-kameraflöde i presentationen, erbjuder layoutrekommendationer och låter dig anpassa hur och var du vill visas på bilderna. Cameo börjar rullas ut i början av 2022.
Speaker coach i Microsoft Teams använder AI för att dela tips om din takt, meddela dig ifall du avbryter någon och påminna dig om att stämma av din publik. Speaker coach i Microsoft Teams kommer att finnas tillgänglig i början av 2022.
Vår senaste automatiska funktion Lighting corrections korrigerar svagt ljus och blir tillgänglig under kommande månader.
Få ökad ljudkvalitet i dina möten med nya Logi Dock. Dockningsstationen har en inbyggd högtalartelefon med pekkontroller, utformad för att fungera sömlöst med Teams. Med bara en knapptryckning kan du delta i Teams-möten, justera ljudet och mycket mer. Logi Dock kommer att finnas tillgänglig under kommande månader.
I och med att Teams kommer till Apple CarPlay den här månaden kan du snart ansluta till Teams-möten och ringa in med hjälp av Siri.
Microsoft Viva bidrar med kunskap, insikter och lärande i arbetsflödet. Med Viva Connections kan du hålla dig informerad om företagets nyheter och uppdateringar direkt via Teams. Du kan hitta anpassade meddelanden, företagskonversationer och en instrumentpanel med resurser för åtgärder, så som att skicka in en hälsokontroll eller utgiftsrapporter. Inom kort kommer Viva Connections-mobilapp att finnas tillgänglig som offentlig förhandsversion.
Att använda funktionen Apps in Teams meetings stärker interaktionen i realtid och gör samarbetet mer produktivt. Nu kan du dela och använda apparna som möjliggör för visuell problemlösning under mötet. Kom i gång med apparna Miro, MURAL, LucidSpark och Freehand. Läs mer på vår Tech Community-blogg.
