Xu hướng làm việc của tương lai: cộng tác mọi lúc mọi nơi trong khi vẫn đảm bảo tính bảo mật
Tác giả: Jared Spataro, Phó chủ tịch phụ trách Microsoft 365
Tại Microsoft, chúng tôi tin rằng làm việc kết hợp là xu hướng của tương lai. Để hỗ trợ nhân viên đạt được thành công trong môi trường làm việc hiện đại, doanh nghiệp sẽ cần phải định hình lại tổ chức thông qua một mô hình vận hành mới cho nhân viên, địa điểm và quy trình. Microsoft cam kết xây dựng trải nghiệm cộng tác như nhau cho mọi người, dù là người đang có mặt trong một phòng hội nghị ở Atlanta, một người đang thuyết trình từ xa tại nhà, hay một người phải xem lại bản ghi cuộc họp khi ngày làm việc mới bắt đầu ở bên kia bán cầu.
Microsoft Teams là sản phẩm nòng cốt cho tầm nhìn của chúng tôi về một thế giới làm việc linh hoạt hơn. Điều khiến Teams trở nên độc đáo là tất cả các công cụ thiết yếu như họp, trò chuyện, gọi, cộng tác và tự động hóa quy trình kinh doanh đều có mặt trong một ứng dụng duy nhất. Kể từ khi đại dịch COVID-19 khiến hầu hết nhân viên văn phòng trên khắp thế giới phải làm việc tại nhà, chúng tôi đã không ngừng thúc đẩy cải tiến Teams nhằm: tạo ra trải nghiệm tự nhiên và giàu tính tương tác hơn; cho phép mọi người kết nối tốt hơn; và cung cấp các cách thức mới để thuyết trình từ xa hiệu quả hơn. Khi bước vào kỷ nguyên làm việc kết hợp (Hybrid work), chúng tôi sẽ tập trung vào việc xây dựng các trải nghiệm có thể giúp mọi tiếng nói đều được lắng nghe, kể cả những người không ở có mặt tại phòng họp, nhằm trao quyền cho mọi người kết nối và đóng góp ý tưởng, từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào.
Khi đại dịch Covid-19 bùng phát cũng là lúc chúng ta có cái nhìn nghiêm túc hơn về tình trạng mệt mỏi do các cuộc họp trực tuyến gây ra. Làm việc từ xa thực sự trở thành thách thức đối với sức khỏe thể chất lẫn tinh thần của người lao động. Để đối phó với vấn đề này, Microsoft đã xây dựng Microsoft Viva – nền tảng trải nghiệm nhân viên tích hợp trong Teams – để giúp nhân viên có thể tìm cách cân bằng thời gian làm việc – nghỉ ngơi ngay trong “dòng chảy” công việc của họ.
Hôm nay, chúng tôi chính thức công bố những cải tiến mới trong Teams, Microsoft Teams Rooms và Viva, được thiết kế nhằm trao quyền cho mọi người trong thế giới công việc kết hợp. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu sâu hơn từng tính năng trong bài viết này.
CỘNG TÁC THEO DÒNG CÔNG VIỆC
Để làm việc hiệu quả trong các mô hình kết hợp và không đồng bộ, nhân viên cần một giao diện ứng dụng cực kỳ phong phú, có khả năng vừa tạo, vừa duy trì bối cảnh trước, trong và sau cuộc họp. Fluid components là các thành phần cốt yếu để nhóm phát triển có thể tạo ra những ứng dụng hợp tác linh hoạt, giúp nhân viên hoàn thành công việc của mình ngay trong cuộc trò chuyện, email, cuộc họp và hơn thế nữa. Gần đây, chúng tôi đã công bố Fluid Components mới trong công cụ trò chuyện, hỗ trợ tạo trải nghiệm cộng tác có thể được chỉnh sửa trong thời gian thực và chia sẻ trên các ứng dụng Teams và Office. Và hôm nay, Microsoft xin được thông báo về việc mở rộng Fluid components cho cuộc họp Teams, OneNote, Outlook và Whiteboard, giúp hoạt động cộng tác trên các ứng dụng Teams và Office diễn ra trơn tru hơn, dù là cộng tác trong thời gian thực hay không. Chúng tôi cũng giới thiệu một số tính năng trò chuyện mới hỗ trợ việc cộng tác không đồng thời, giúp bạn có thể tiếp tục theo dõi luồng công việc ngay cả khi cuộc họp đã kết thúc. Các tính năng quan trọng có thể kể đến như: ghim tin nhắn – giúp cung cấp cho các thành viên khả năng truy cập nhanh vào nội dung quan trọng bất cứ lúc nào và trả lời một tin nhắn cụ thể – để hiểu được bối cảnh giữa nhiều cuộc trò chuyện đang diễn ra.
Số lượng các cuộc họp cũng như phương thức giao tiếp phi cấu trúc (như các bản ghi nhớ, email và thông báo) đã tăng lên đáng kể trong năm qua. Nghiên cứu từ Chỉ số xu hướng công việc của chúng tôi cho thấy số lượng tin nhắn trên Teams đã tăng 45% trên mỗi người mỗi tuần so với một năm trước. Các cuộc họp đột xuất, không có kế hoạch trước cũng đang có xu hướng gia tăng. Để giúp kiểm soát tình trạng quá tải kỹ thuật số này, các Fluid components mới trong Teams giúp bạn dễ dàng cùng đồng nghiệp xây dựng chương trình làm việc, ghi chú và giao nhiệm vụ ngay một cuộc họp, cũng như truy cập nội dung quan trọng bất cứ khi nào bạn cần. Chương trình làm việc, ghi chú và nhiệm vụ từ các cuộc họp sau đó sẽ tự động được đưa vào trong mục ghi chú cuộc họp mới của OneNote.
BÌNH ĐẲNG GIỮA CÁC THÀNH VIÊN THAM GIA – DÙ HỌ ĐANG Ở VĂN PHÒNG, Ở NHÀ HAY ĐANG DI CHUYỂN
Để mang đến trải nghiệm tốt hơn cho người dùng trong môi trường họp kết hợp, chúng tôi không thể bỏ qua một nhiệm vụ – đó là giúp mọi người đều cảm thấy như họ đang có mặt tại phòng họp, dù trên thực tế họ đang ở nhà hay đang di chuyển. Theo đó, chúng tôi đã đưa ra những cải tiến đối với Teams Meetings và Microsoft Teams Rooms để nâng cao trải nghiệm chân thực cho người tham gia.
Trong năm nay, chúng tôi sẽ triển khai một kiểu bố cục mới trong Teams Rooms nhằm giúp các hoạt động tương tác trở nên tự nhiên và sống động hơn, để những người tham gia tại phòng họp có cảm giác kết nối hơn với những người tham gia từ xa. Cụ thể, chúng tôi đã chuyển thư viện video xuống cuối màn hình để những người tham gia từ xa có thể mặt-đối-mặt với những người trong phòng. Và để giúp mọi người luôn duy trì sự tương tác, bao quanh màn hình chính sẽ là các thông tin liên quan như chương trình làm việc, nhiệm vụ và ghi chú. Cửa sổ trò chuyện cũng sẽ được hiển thị cho những người có mặt tại phòng họp, để họ có thể xem và trả lời các nhận xét được chia sẻ qua cửa sổ trò chuyện.
Để giúp người tham gia từ xa tối đa hóa sự hiện diện của mình trong cuộc họp, bố cục video mới trên Teams Rooms sẽ mở rộng khả năng hiển thị bằng cách chia thư viện video ra nhiều màn hình khi không có nội dung nào được chia sẻ. Không gian được mở rộng đồng nghĩa với việc hình ảnh những người tham gia từ xa sẽ hiển thị lớn hơn và chân thực hơn. Mùa hè này, chúng tôi cũng sẽ đưa thêm nhiều tính năng từ phiên bản máy tính vào Teams Rooms để giúp thu hút sự chú ý của thành viên trong phòng họp tới những người tham gia từ xa. Các tính năng này bao gồm live reactions, spotlight, video streams và chat bubbles khi sử dụng bố cục dạng lưới cổ điển.
Ngược lại, những người tham gia từ xa cũng có thể nhìn thấy các hoạt động đang diễn ra trong phòng họp. Các đối tác thiết bị của chúng tôi như Jabra, Logitech, Poly và mới đây nhất là Neat đang sử dụng công nghệ camera tiên tiến với công nghệ AI cung cấp chế độ xem tối ưu cho các cuộc họp kết hợp trực tiếp và trực tuyến, để mọi người trong cuộc họp có thể nhìn và tương tác với nhau thuận lợi hơn.
Chúng tôi cũng đảm bảo rằng mọi người tham gia đều nắm được ai đang phát biểu. Loa thông minh của Teams, do EPOS và Yealink cung cấp, sử dụng công nghệ nhận dạng giọng nói của Microsoft trong Teams để xác định ai là người đang nói và đưa tên của họ vào bản ghi cuộc họp. Với bản ghi cuộc họp được tạo tự động, mọi người có thể tập trung tham gia thảo luận mà không phải lo ghi chép. Những người đã bỏ lỡ cuộc họp cũng có thể bắt kịp nội dung sau khi xem lại bản ghi này.
Chúng tôi rất vui mừng thông báo trải nghiệm Teams Rooms trên Surface Hub đã chính thức ra mắt. Surface Hub là nơi để các thành viên trong nhóm gặp gỡ và đồng sáng tạo, dù họ đang làm việc từ đâu. Thế hệ Teams mới trên Surface Hub mang đến phòng họp nhiều tính năng và khả năng điều khiển cuộc họp quen thuộc từ phiên bản máy tính – bao gồm sân khấu ảo hiện đại, chế độ Together Mode và PowerPoint Live. Vào mùa thu, trải nghiệm Microsoft Whiteboard mới cũng sẽ có mặt trên Surface Hub, vì vậy mọi người đều có thể vẽ và viết trên cùng một bảng vẽ kỹ thuật số.
Để tạo điều kiện cho người tham gia từ xa dễ dàng sử dụng bảng vẽ kỹ thuật số, chúng tôi đã tạo ra một trải nghiệm Whiteboard hoàn toàn mới, dành riêng cho mô hình làm việc kết hợp, nơi tất cả những người tham dự có thể cộng tác trực quan trên cùng một giao diện kỹ thuật số. Có kế hoạch ra mắt vào mùa hè này, các tính năng mới sẽ cho phép bất kỳ thành viên nào đưa nội dung hiện có lên bảng Whiteboard để mọi người cùng chỉnh sửa. Cùng với đó, template mới sẽ giúp các nhóm vượt qua sự bỡ ngỡ khi mới bắt đầu, cải thiện khả năng theo dõi công việc cùng với những người đóng góp và hơn thế nữa.
Để các cuộc họp trong môi trường kết hợp diễn ra hiệu quả thì mọi người tham gia phải được trang bị khả năng trình bày và tiếp nhận thông tin một cách hiệu quả. Các tính năng mới của PowerPoint Live giúp tạo không gian chung cho việc cộng tác và đóng góp. Công cụ Slide translate cho phép người tham dự xem bản trình bày bằng ngôn ngữ mà họ lựa chọn. Và với trải nghiệm viết tay mới của chúng tôi, bạn có thể ghi chú trực tiếp vào bản PowerPoint trong khi bạn trình bày — hoặc sử dụng bút chỉ laser để thu hút sự chú ý của người tham gia vào các điểm chính.
Các tính năng này cũng đã có mặt trên phiên bản ứng dụng di động của Teams. Giờ đây, bạn có thể truy cập PowerPoint Live và Dynamic view trên thiết bị di động của mình. Tính năng tùy chỉnh nền hiện cũng đã có trên iOS và sắp có mặt trên Android.
PHÂN BỔ THỜI GIAN LÀM VIỆC VÀ ƯU TIÊN SỨC KHỎE CÁ NHÂN
Theo thống kê, thời gian họp hàng tuần của người dùng Teams đã tăng hơn 2 lần kể từ khi đại dịch COVID-19 bùng phát. Các cuộc họp liên tiếp làm gia tăng sự căng thẳng, khiến bạn khó tập trung và đóng góp ý kiến hơn. Để giải quyết vấn đề này, hãy dành vài phút mỗi ngày để thiền và chánh niệm với Headspace để giảm áp lực công việc và cải thiện sự tập trung. Cuối tháng này, chúng tôi sẽ đưa một bộ các bài tập thiền và chánh niệm chọn lọc, có hướng dẫn từ Headspace vào ứng dụng Viva Insights trong Teams để giúp bạn bắt đầu một ngày mới thật tươi vui, thư giãn đầu óc trước một bài thuyết trình quan trọng hay ngắt kết nối với công việc vào buổi tối .
Cuối năm nay, chúng tôi sẽ cho ra mắt chế độ tập trung mới được xây dựng dựa trên trên khả năng thiết lập thời gian tập trung hàng ngày của Viva Insights (các thông báo Teams được tắt trong khoảng thời gian mà người dùng thiết lập). Chế độ này bao gồm tính năng âm nhạc tập trung từ Headspace và bộ hẹn giờ giúp bạn đảm bảo tiến độ của các nhiệm vụ quan trọng trong các khung thời gian làm việc cường độ cao đan xen khoảng nghỉ giữa chừng.
Mô hình làm việc từ xa đã loại bỏ ranh giới vật lý giữa công việc và cuộc sống riêng. Số lượng các cuộc trò chuyện công việc sau giờ làm gia tăng khiến người lao động có cảm giác luôn phải túc trực với công việc. Chúng tôi muốn giúp nhân viên của bạn tìm được sự cân bằng trong cuộc sống cũng như đảm bảo khoảng thời gian riêng tư. Cuối năm nay, Viva Insights sẽ cung cấp khả năng thiết lập thời gian im lặng để tắt tiếng thông báo từ Outlook và Teams trên thiết bị di động ngoài giờ làm việc cũng như cung cấp báo cáo chi tiết được cá nhân hóa về mức độ ngắt kết nối của bạn. Tính năng thiết lập thời gian yên tĩnh cũng sẽ có sẵn cho người dùng phiên bản Teams và Outlook di động. Đi kèm với đó, quản trị viên của tổ chức cũng có khả năng thiết lập ẩn thông báo sau giờ làm việc trên toàn tổ chức thông qua Microsoft Endpoint Manager.
Khi tất cả chúng ta đều đang tìm cách để làm quen với các mô hình làm việc trong thời đại này, chúng tôi sẽ không ngừng khám phá những khả năng mới để giúp mọi người làm việc linh hoạt và hiệu quả hơn. Tại Microsoft, chúng tôi cam kết mang đến cho người dùng những trải nghiệm tốt nhất để có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi. Bằng cách nghiên cứu và tìm hiểu thói quen sử dụng của người dùng trong ứng dụng của chúng tôi, cũng như chia sẻ và lắng nghe khách hàng mỗi ngày, chúng tôi sẽ tiếp tục trau dồi hiểu biết của mình về nhu cầu của người dùng, để mỗi ngày họ đều được phát huy hết khả năng của mình trong công việc. Dựa trên những hiểu biết này, chúng tôi sẽ mang đến cải tiến mới để giúp mọi người đạt được nhiều thành tựu hơn.