各位非营利伙伴们，回顾一下自己忙碌而充实的工作，你能总结出一天的工作“时间都去哪了”吗？志愿者管理、内部行政，文件审批，项目管理，内部沟通……哪项环节最费时费力？有什么方法能让机构日常的工作更高效、更便捷？信息化办公固然成为非营利组织们的首选，但实现起来却不那么简单。
我们要的，是不需要烦心的技术解决方案
手头100个公益项目，财务和行政办公都没有实现信息化，各种大大小小的审批都得靠邮件或纸质文件……谁能想象2011年时，恩派（NPI）还是采用这种办公方式。恩派是国内第一家公益组织孵化器，旨在为初创期和中小型民间公益组织提供切实的支持。传统的文件和信息处理方式， 不仅费时费力，还容易出现纰漏。但建数据库，建网站，用软件做内部商务管理和项目协同，这些都需要一个负责信息化的工作人员和资金支持。此外，还需要设备间和服务器等硬件的支持，以及一个专业的IT团队来维护，这些对于一般的非营利组织来讲很难实现。非营利领域的从业者们需要的是一个不需要烦心的解决方案。
我们在乎的，不是技术有多先进，而是技术有多有用
理想的信息化是什么样的？虽然恩派逐渐对IT基础设施进行投入，开发了先进的内部办公OA系统，搭建了服务器，选用了稳定的邮件提供商，但这离信息化的理想状态还有一段距离。恩派在全国的分支机构和项目点加起来有近10家，信息的不同步给工作效率带来了不少挑战。从2013年开始，恩派跨地域的项目越来越多，协同办公的需求已势不可挡：一个文档有3、5个项目的人在编辑，不一会儿就衍生出十几个版本，而且不同的文档机密等级也不一样……如果没有完备的IT技术的支持，跨地域协作办公极有可能成为噩梦的开端。如何才能让员工各司其职，同时又团结合作，让办公效率最大化呢？这是困扰恩派 IT技术顾问刘永亮的问题，毕竟对非营利组织而言，需求并不复杂，但时间就是金钱，实用才是王道！
我们要实现的，是高效的“云办公”
“云办公”是刘永亮脑海里闪现的第一个想法。微软面向非营利机构Office365的捐赠开始后，刘永亮立刻为恩派申请了200多个账号，并把所有人的邮箱系统都迁移到Office 365上，通过Exchange不仅轻松统一设定邮箱后缀的主域名，还能设定分域名，并且每年能省掉两万的年费。
除此之外，SharePoint, Lync 和Survey等亮点功能也让恩派的办公效率提升迅速。SharePoint让项目领导人能轻松地把项目分成多个子项目，并为每个项目人员设定编辑权限，不仅能实时监督各成员的完成情况，还能实现文档的版本控制，不遗失任何工作内容。Lync可以让恩派200多名员工轻松组织视频会议，而Survey功能则能用来发起内部小问卷。这些功能原生集成在Office 365之中，使用非常便捷。刘永亮说，“Office 365我们现在才刚开始用，以后一定还能挖掘出更多宝贝。”
只需要一个简单的笔记本，连上网就可以实现和很多大公司一样的协同管理。后台软件的升级、维护、防病毒等也都可以通过Office365云服务实现。这样的高效“云办公”未来将被越来越多的非营利组织所应用。现在微软最新产品Office365的捐赠网站已经开通。此捐赠项目是微软公司面向全球的一项企业社会责任项目，目前已经在70个国家运行，有近万家非营利组织已经开始使用Office365。欢迎大家以机构的名义去注册、试用并且申请捐赠。
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