Microsoft香港及澳門區總經理陳珊珊撰文
新型冠狀病毒為企業的業務連續性帶來前所未有、難以預計的挑戰，世衛亦正式宣布疫情為全球大流行病，相信所有企業管理層和我一樣，正為此訂下應對策略。即使Microsoft一直實行彈性工作安排，讓員工平日可自由選擇適合的工作地點及方式，這次是我們大規模鼓勵員工們在家工作 ── 單是美國西雅圖就已經有5萬員工正在遙距工作。而在香港，Microsoft 亦一路以來鼓勵員工按自己的需要，在最合適的地方、時間工作，以確保員工安全。
最近，Mercer 發佈一項有關企業應對新型冠狀病毒的調查（Business Responses to the COVID-19 Outbreak），顯示近半數的（42%）企業都正鼓勵員工遙距工作，而92.2% 的公司表示在家辦公是他們在辦公室關閉期間的首選對策。在這非常時期，企業管理層的任務不但要保持營運效率，更重要的是要確保員工的安全，並提供足夠的支援。以下是實行遙距辦公的幾個要點：
保持緊密溝通
進行遙距工作時，員工之間缺少了面對面對話的機會，因此溝通變得更加重要。在家工作時，工作時間和節奏定必與平常不一樣，因此員工需要清楚與工作夥伴溝通，互相體諒並作出相關調整。同時，僱主亦應信任員工，在這方面提供足夠自由度。
為了讓團隊合作更緊密，雇主應鼓勵員工之間多分享其工作進度，同時確保文件記錄妥當。Microsoft Teams 等協作工具為員工提供簡單易用的平台，方便日常溝通、報告進度、資訊分享等，即便沒有面對面交談的機會，員工也掌握彼此之間的動向。
Mercer 的研究亦顯示許多員工依靠僱主來監督和評估目前最新情況，同時期望僱主與他們及時分享最新資訊。例如，我們不但需要從世界衛生組織（WHO）和政府機構收集資訊，也要不斷更新辦公安排。我們建議企業於在Microsoft Teams上下載及使用Crisis Communication Power App，企業可以按需要自行設計合適的應用程式，透過平台集中所有有關疫情的資訊，及時與團隊分享。
利用科技進行高效會議
沒法面對面進行會議是遙距協作的挑戰之一。在許可的情況下，團隊可以多嘗試利用科技進行視像會議，增加互動性，效果會比電話會議來得更有親切感，減低彼此之間的距離。
此外，當多人進行線上會議時應安排其中一位參與者主持會議，以確保每位參與者都能投入討論。主持可不時邀請參與者提出問題或發表觀點，同時亦可透過對話視窗互相交流，避免忽略任何一位參與者。利用協助工具，團隊更可以錄下會議過程，與其他同事分享。
在最近的Microsoft 365文章中，我們詳細介紹了個人和企業可如何免費使用Teams，以及 Microsoft 如何確保服務在使用率增加期間的連續性。在Microsoft，我們最關心的是員工的健康，並在艱難時刻為客戶提供支援以應對業務所面對的影響。我們開放 Teams讓更多用戶使用，希望提供工具協助更多人進行遙距工作，令大眾無須為健康和安全擔憂。
在香港，我們推出「#EmpowerHK Work-From-Home 支援計劃」，透過Teams 和我們的科技雙管齊下來支援香港的中小型企業（SMB）。通過提供免費雲端儲存空間和技術支援，我們為本地的中小型企業提供手提電腦租用服務、電子會議和語音通話服務，培訓和啟動服務，以及流動業務營運服務。這不但幫助企業減低業務所受到的影響，更重要的是讓他們穩妥地處理業務。
此外，Microsoft 香港的「停課不停學」計劃讓全港五萬名教師、 80 萬名學生和一千間中小學能透過Teams進行實時、互動性的遠程教學。我們也在本地支援醫生以 Teams 進行遙距診斷。
Microsoft 在不同層面協助大眾，包括積極幫助醫療團隊透過遙距醫療技術來保持聯繫、學校和大學通過虛擬教室和網上學習與學生保持聯繫，以及政府通過網上發佈的最新指引和資源與大衆保持聯繫。各行各業利用科技克服困難的故事令我感到鼓舞。祝願大家的業務工作一切順利！
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