在外交官總是在走廊上用一杯咖啡的時間和他國拚外交。
在外交官們宣布國際協議的全球高峰會之前，大部分的外交工作都是在非正式的咖啡休息時間或各場會議之間的走廊上進行討論。對於那些在海外代表本國利益的外交人員來說，這是實體、面對面的世界。因此，當 2020 年初隨著疫情蔓延，全球外交使團少了到各國出差拚外交的機會，面臨不知所措的局面。
牛津大學外交研究教授 Corneliu Bjola 說 (他最近對全球的外交官進行了問卷調查)：「彈性和妥協是優秀外交官的關鍵特徵，在一年內由於採用包括視訊會議在內的混合方法，大多數外交人員已經適應並認識到數位外交的力量。Bjola 說，現在大多數外交人員並不想回到疫情前的古老做法。
「框架已被打破，」Bjola 說道，「而且混合外交將是未來趨勢。」
在世界領袖、外交官、企業領袖和助理人員於 2021 一整年以線上虛擬方式舉行了所有會議和高峰會之後，亞太經濟合作會議 (簡稱 APEC) 成為一個典型例子。
該論壇每年由不同的國家/地區主辦 (環太平洋的 21 個成員之一)，在每季的密集會談期間舉行數百場會議，以促進亞太區 28 億人口的自由、公平與開放貿易。2020 年，當全球疫情來襲，各個國家/地區陸續進入封鎖狀態時，馬來西亞的聚會正如火如荼展開。下屆主辦國紐西蘭就面臨到了一個難題，如何改變已經敲定長達數年的計劃，在整個 2021 年期間迎接 20,000 名 APEC 與會者，在紐西蘭以全球最嚴苛的疫情應對措施關閉了國境的情況下。
這是科技大放異彩的絕佳機會。
「我對紐西蘭在 2020 年為 2021 年舉行線上虛擬會議的決定大感震驚，但這終究是個有先見之明的決定，」APEC 秘書處 (駐新加坡) 執行主任 Rebecca Sta Maria 博士回憶說。「我們無法旅行出差，但卻仍然可以開會。如果沒有科技輔助，APEC 幾乎無法繼續運作。」
紐西蘭外交和貿易部與當地電信和數位服務提供商 Spark Business Group 合作，為全年密集會議開發了基於 Microsoft Teams 的個人化平台。然後該部會在看到了 Microsoft 的技術透過在 Azure 上擴大規模以處理大型消費電子展 (CES) 和其他大型活動，並提供世界領袖之間進行敏感會談所需的額外安全防護措施之後，再次選擇 Teams 用於 11 月為期兩天的大型企業領袖高峰會。
身為 APEC主辦國的其中一個好處是得以宣傳主辦國的文化。紐西蘭人口剛剛超過 500 萬，是 APEC 中最小的經濟體之一，該國一直指望著成千上萬代表蜂擁而至，這將為該國注入一劑強心針。在採用線上虛擬形式後，規劃團隊迅速採取行動，透過在會議準備期間或各場會議之間的空檔中以紐西蘭風景影片歡迎與會代表，伴隨著當地音樂家的樂曲。禮賓人員協助代表們管理音效、背景和螢幕上定位。在企業領袖高峰會時，規劃團隊從劇院式簡報轉變為電視式製作，由主播主持會議，並在演講者之間提供流暢的轉場，包括許多穿著傳統毛利服飾，並用毛利語打招呼的人員。
事實證明，數位外交有許多好處
一方面，政府領袖和企業領袖可以在同一天線上參加在威靈頓、紐約和日內瓦舉行的會議，也不會為了出差奔波而產生時差不適症或排放二氧化碳。
「人們不再需要飛行 24 小時來參加一個為期三天的會議，」Sta Maria 又補充說，她在 2021 年還能夠更有效地掌控組織，「有些會議我不需要參加，我只需要聽取簡報，了解怎麼一回事。我可以一邊喝咖啡或待在家裡規劃當日行程、寫草稿、思索事情，一邊還能夠追蹤正在發生的事。如果都須親自出席，就沒辦法做到這些事，又或者根本無法成行。」
線上會議還讓外交官在談判協商期間有更多機會接觸到各領域專家。與一大群隨行專家們一起長途旅行，在安排上可能滿複雜的，但讓人參加 Teams 會議就容易多了。
Bjola 說，數位外交對小國和發展中國家尤其有利，他們發現可以使用技術工具在全球「大展身手」，而無需付出高昂的差旅費用。
「在 2020 年，每個人都經歷了更大的觸達範圍，」Microsoft 虛擬活動卓越中心的全球負責人 Marc Perez 說道。這對 Microsoft 來說更是如此。在 2019 年 Microsoft 為軟體工程師和開發人員舉辦的 Build 年度大會上，創記錄共 6,200 人出席，其中 28 人來自非洲。但在 2020 年舉行線上虛擬活動時，吸引了 193,000 名有效參與者，其中 6,244 人來自非洲大陸。
「框架已被打破，而混合外交將成未來趨勢。」
在過去的一年半裡，數位普及化也在進行中，小企業主、婦女、青年、主題專家和其他可能被邊緣化或本來不會參加的人都參與其中。Perez 說，紐西蘭總理 Jacinda Ardern 努力確保她的國家在擔任主辦國時的轉變，將提供更多的參與平等，並將包含原本無法負擔整團隨行人員長途飛行到南太平洋的團體。
APEC 國家中心主席 Monica Hardy Whaley 說，儘管有外交傳統，但線上虛擬會議確實比面對面聚會提供了一些優勢，國家中心是 APEC 官員和美國本土民營公司之間的駐西雅圖聯絡中心。
「對於高階主管或知名演講者來說，參加 Teams 小組討論 20 分鐘比出差幾天到秘魯阿雷基帕這樣的地方要容易得多，」Hardy Whaley 說道。「這是今年以來 APEC 看到的一線希望——因為能夠透過科技讓所有出席者都能參加會議，專家意見和建議的品質都大為提高。」
但有一點可以肯定的是，並非一切都適合數位外交。
「即使在最好的情況下，親身面對面會議時，談判協商也非常困難，而我們試圖在線上虛擬環境中跨越九個時區草擬聲明和宣言，」Sta Maria 說道。APEC 行動基於共識決及非約束性，「所以一切都關乎信任和所建立的關係，」她說道。
Bjola 說，在疫情期間沒辦法做到的正是那些非正式的「走廊會談」，尤其是當助理人員試圖解決協議的小問題時，由於無法分辨誰可能在螢幕畫面外旁聽，因此他們可能比平常更提高警覺。
信任在外交上至關重要，而且一開始很難透過視訊建立信任。外交官結識他國的外交官，以便了解他們的動機和目標，進而協助創造性地解決分歧。他們被教導讀取臉部表情、肢體語言和行為。Bjola 說，在疫情之前彼此相識者更容易在線上維持關係，因為陌生人沒辦法獲得在進行談判前透過笑話或飯局達成信任關係的好處。
國際外交有些眾所皆知的經典失態行為，例如，在一次會議上，某總理不得不告訴某總統說：「您處於靜音狀態」，以及禮賓人員幫助世界領袖調整網路相機，別人才不會只看到他的鼻子。但是數位外交更進一步了，對於像 APEC 這樣的論壇來說，重點是確保大家的背景都一樣亮、國家元首的頭部都一樣大、口譯員的檢視畫面大到能夠有效翻譯。
Perez 說，國際外交的獨特性迫使其團隊以不同的方式思考和創新。這不是關於 3D 虛擬貿易展覽攤位之類的華麗體驗，而是更廣泛地關注觀眾體驗。
「政府領導人從事的是領導人類的事業，」Perez 說道，「這對我來說是最大的轉變，我不是在這裡展示產品，而是在促進影響和被影響的機會。」
全球高峰會的一切都是有象徵意義的 – 看看誰與什麼樣的隨行人員一起參加，以投射出什麼樣的權力。使用 Teams 視訊會議，這種象徵意義會縮小，因為每個人都出現在螢幕上相同大小的正方形畫面中。Bjola 說，儘管如此，世界領袖們在一些視訊會議上極富創意地展現自我。例如，他們可能帶著皇室般的背景，並有數十名助手站在後面，或者獨自一人在樸實無華的環境中 (力求反映出控制感和自主性)。
Bjola 說，有一點很清楚：疫情帶來了外交洗牌，並讓科技公司成為新的參與者。對於習慣控制談判環境的外交官，現在被迫使用主辦方所提供的平台，而且擁有極少的個人化選擇。Bjola 說，從大家認識到科技在外交工作中扮演的新角色後，現在有大約 20 名科技大使代表世界各地的外交部與矽谷接觸。
Perez 說，對疫情的「下意識反應」現在正在轉變為一種商業節奏，從即時串流單一活動轉變為開發令人難忘、創新和持續的體驗，為演講者和主持人提供意見回饋和互動。
「我們適應科技，而且它會進化來協助我們，」Sta Maria 說道。她說不管疫情如何變化，「某種形式的虛擬化將不會停止。」
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