你一定要掌握的遠端協作心法
新形態傳染病的疫情在全球升溫，儘管台灣目前並沒有社區感染的案例，但全民仍嚴陣以待。許多公司不只避免進行不必要的商務旅遊，更建議員工在家辦公，以免辦公室內長時間、封閉的環境，提供病毒傳播的溫床。
首先，遠端工作雖然不能完全取代現場辦公，但新的協作工具與技術的進步，已經可以滿足我們足不出戶就完成大量工作的要求。不過遠端協作牽涉到多方線上的溝通與合作，仍有許多需要克服的挑戰。
比如，自己應該如何更好的參與到遠端協作中？如何確保團隊在遠端協作中的效率和品質？怎麼保護溝通當中的企業資料安全？
在這邊跟大家分享三條必知的遠端協作教戰守則，讓你更聰明地完成工作。
1. 做好向上管理，保持和老闆的密切溝通
遠端協作的挑戰：不同於坐在辦公室，遠端辦公中你和老闆的溝通頻率一定會減少，尤其是非正式的資訊交流，這就需要使用以下方法來做好「向上管理」：
- 制定清晰的工作目標
不要坐在沙發上等著老闆的指令再開工。
在一開始，就要和老闆做好充分溝通，清楚的知道自己在接下來一段時間要做哪些事情、完成哪些任務、參與哪些專案，這個目標必須要是SMART（Specific具體，Measurable可衡量，Attainable可達到，Relevant與大的業務目標有相關性，Time-Bound有明確截止日期）。
除此之外，你還要清晰的瞭解遠端工作期間老闆對你的工作期望值，比如希望你在什麼時候線上工作、是否需要承擔額外的工作等。
最後，一定要把溝通後達成的目標寫下來並發給老闆確認，以利後續的總結回顧。
- 保持規律的總結彙報
不能因為「看不到老闆」就覺得總結彙報沒有必要，恰恰相反，遠端工作中，你要保持和老闆更加頻繁地互動，建議至少每週能有一次較為正式的工作彙報，至少包含以下內容：
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- 你在這段時間做了什麼
- 取得了什麼成果
- 碰到了什麼困難
- 需要的説明和支援
- 下一個階段的計畫
因為遠端的關係，老闆沒辦法看到你所有的工作內容、瞭解你碰到的困難，這就需要你更積極主動的做總結彙報。
例如在微軟，我們會在Teams協作平臺上，即時和老闆展開一對一的聊天和會議，同時也會把工作總結等內容，通過電子筆記本OneNote放在同一個聊天室當中，以便在需要的時候可以在同一個聊天介面下快速地找到所有內容。
2. 打破空間限制，讓團隊會議高效快捷
遠端協作的挑戰：遠端協作中你不能和同事在同一個會議室裡面對面交流，你甚至不知道與會人是否一邊開會一邊分神逛臉書。這個時候，你就需要重新思考如何讓會議更有效率，想讓會議高效進行，你需要以下心法：
- 制定共同遵守的會議規則
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- 儘量多開小會（7人以下的會議）和短會（30分鐘以內的會議），少開大會長會
- 開會前會議召集人發出會議議程，讓每個與會人員都瞭解自己在會議中的角色和貢獻
- 開會後一定要及時總結和跟進，尤其是行動計畫
這是一些遠端協作的基本規則，當然你也可以和同事約定更多的規則，以保證每個人都能充分和高效的參與，尊重彼此的時間和努力。
- 借助視訊會議提升參與感和溝通效率
打開鏡頭，讓每個人能看見彼此，是遠端協作中提升凝聚力和參與度的好方法。當然，如果使用的會議工具可以模糊你的背景，降低在家辦公環境的辨識度，就可以讓你更放心的和同事們通過視訊暢聊。
- 借助協作工具來管理會議進程和會議記錄
會議當中需要大量的內容即時共享，要和與會人展開豐富的互動（文字聊天、檔案分享），會議後也需要使用便捷的工具把工作計畫分配給每個人，並自動提醒工作進度。
越是遠端，越要盡可能使用一些幫你減輕工作量的自動化工具。
在微軟，這些工作我們都能在Teams裡輕鬆完成，為了快速高效展開視訊會議，我們也會選擇在手機上加入會議， 會議後還可以使用Teams當中的專案管理工具Planner把工作計畫分發給每個人並借助Planner來自動化追蹤每個人的執行進度。
3. 妙用協同編輯，讓遠端協作安全高效
遠端協作的挑戰：團隊共用的文檔在群組裡編輯無數個版本，低效率且不同步。
- 保障資料安全
犧牲了資料安全的遠端協作是萬不可取的。在這點上，公司和個人都要做足功課，評估最適合自己的工具平臺和方法，不讓重要敏感的企業資料曝露在網路風險中。
在微軟，由於Teams集結了微軟大量的安全功能，並不斷強化，所以，我們可以放心地在上面進行協同辦公和檔案分享，而不用擔心資訊外泄和丟失。
- 積極使用多人協作
在安全的基礎之上，將文檔上傳到團隊統一管理的雲端平臺，展開協同編輯是一種高效的辦公方式。但一定要做好文檔的管理，讓大家不會因為這種新的工作方式而產生困擾。比如，你要知道如何利用設計好的範本讓同事更高效的協同編輯。
在微軟，我們用Teams裡面的「組隊」功能管理團隊的聊天、檔案協同、檔案歸檔、資料展示等等需求。
隨著公司數位轉型的腳步，其實遠端協作早已成為工作的日常，減少冗長不必要的見面會議，善用協作工具提升工作效率，以上三個遠端協作技能的分享，幫助你保持暢通的溝通管道，保護健康，工作成效不打折。
