Aus der Krise handlungsfähig in die Neue Welt der Arbeit: Wie Raiffeisen Bank International dank digitaler Transformation und Kulturwandel näher zusammengerückt ist

Die schlagartig veränderten gesellschaftlichen Voraussetzungen, bedingt durch die Covid-19-Pandemie, haben nicht nur Privatpersonen und kleine Einzelunternehmer vor neue Herausforderungen gestellt. Die Raiffeisen Bank International (RBI) stellt mit Hauptsitz in Wien das Tor zu Zentral- und Osteuropa dar. Rund 46.000 Bankangestellte betreuen 16,7 Millionen Kundinnen und Kunden in rund 2.000 Geschäftsstellen. Ein umfassendes tägliches Bankgeschäft, das schlagartig ins Homeoffice verlegt werden musste – natürlich unter Einhaltung der Handlungsfähigkeit. Es musste gewährleistet werden, dass eine zentrale Stelle, wie eine international tätige Bank, gerade in dieser herausfordernden Zeit den Systemerhalt für ihre Kundinnen und Kunden sichern kann. Grundlegend dafür sind die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. 95 Prozent der Angestellten im Head Office in Wien mussten quasi über Nacht ins Homeoffice versetzt werden. Neuer Arbeitsort, neue Tools, neue Abläufe: Bei dieser Größenordnung stellt der Umstieg in eine andere Welt des Arbeitens einen intensiven Prozess dar. Trotz ihrer Größe hat die Raiffeisen Bank International agil gehandelt und die Kollaborationsplattform Microsoft Teams wurde dabei zum Herzstück.

All-In: Aus einer gestaffelten Umsetzung wurde eine unternehmensweite Einführung

Im Dezember 2019 schloss die RBI ihr Projekt, Microsoft Teams sowie entsprechende Schulungen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, in nur drei Monaten ab. Die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind somit Ende 2019 von Skype for Business auf Microsoft Teams umgestiegen. Die bereits vor der Krise abgeschlossene Einführung und das Angebot von Schulungen erleichterte den Umstieg ins Homeoffice über Nacht. Die positiven Erfahrungen waren zusätzlich ausschlaggebend, dass die restlichen Angestellten bei der Umstellung ins Homeoffice ebenfalls die Vorteile von Teams erkannten. Auch jene, die zuvor nicht unbedingt für neue Technologien empfänglich waren, waren im Endeffekt dann doch froh und dankbar, die Zusammenarbeit aus der Ferne trotz Krise fortsetzen zu können.

Dennoch war die Größe der Belegschaft, sowie die Tatsache, dass einige noch nie mit Microsoft Team gearbeitet hatten, zentrale Aspekte, die gemeistert werden mussten. Zusätzliche Online-Schulungen, vor allem zu Beginn von Homeoffice, haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der optimalen Nutzung von Teams unterstützt. Die letztendlich erfolgreiche Umstellung unter ungewöhnlichen Bedingungen, wurde stark von der hohen Motivation der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter getrieben.

Die Motivation der Kolleginnen und Kollegen und der Wille Neues zu lernen war zu spüren. Digitalisierung wurde zuvor schon forciert aber der Prozess wurde durch die Krise stark beschleunigt. Trotz Distanz konnten wir unsere Zusammenarbeit noch weiter verbessern und sind als Unternehmen noch näher zusammengerückt“, so Ingrid Krenn-Ditz, Leiterin Group Communications.

Positive Effekte der Distanz

Der Montag ist bei der RBI inzwischen kein gewöhnlicher mehr. Statt sich wie gewohnt in die volle U-Bahn zu setzen und Richtung 3. Bezirk aufzubrechen, wird erst einmal der PC hochgefahren, Kaffee bereitgestellt und das Heimbüro auf den ersten Videocall vorbereitet. Im Kinderzimmer hat die Mathematik-Stunde bereits begonnen, also wird gleich das Headset aufgesetzt, um Hintergrundgeräusche auszublenden. Das virtuelle Meeting mit den anderen aus der Abteilung beginnt pünktlich. Die meisten haben ihr Video an. Man bekommt ungewöhnliche Einblicke in die Arbeitszimmer seiner Kolleginnen und Kollegen und gleich ein Kontrollblick, wie das eigene Videobild aussieht. Alles gut, nichts stört im Hintergrund. Volle Konzentration auf das Meeting. Diese und viele andere alltägliche Situationen zeigten rasch den Mehrwert der digitalen und virtuellen Tools für die ganze Belegschaft auf. Die praktischen Erfahrungen haben ein verstärkt positives Mindset gegenüber den virtuellen Möglichkeiten hervorgerufen und so einen Kulturwandel ausgelöst. Gemeinsam mit der Technologie bildete dieser das Fundament für eine neue Welt der Arbeit bei RBI.

Microsoft Teams als Kollaborationsplattform wurde auf allen Ebenen implementiert und ist auch weiterhin abteilungsübergreifend in Betrieb. Vom CEO, über den Vorstand, hin zu den einzelnen Abteilungen – der ganze Konzern kommuniziert nach wie vor erfolgreich via Microsoft Teams. Eine Tatsache, die trotz der notwendigen Distanz für eine größere Nähe innerhalb des Unternehmens geführt hat.  Mit Hilfe der zahlreichen Funktionen der Kommunikationsplattform konnten neue Brücken zwischen den Abteilungen gebaut und die interne Zusammenarbeit stark verbessert werden. Ein weiterer positiver Effekt war, dass durch Live-Calls und Events ein direkter Draht vom CEO zu allen Ebenen hergestellt werden konnte – und das sogar ortsunabhängig. Bis zu 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus 14 Ländern haben virtuell an den wöchentlichen Microsoft Teams Live-Events teilgenommen. Anschließend standen die Inhalte als Aufnahme und Transkript zur Verfügung. Das Format wurde so gut angenommen, dass es auch zukünftig fortgesetzt wird – wenn auch in größeren Intervallen.

Neue Wege der Kommunikation: Virtuelle Umsetzung bewährter Formate

Das Intranet hat durch die Krise ein Hoch erlebt. Hat man sich zuvor gerne in der Cafeteria beim ersten Morgenkaffee noch über den Tagesausflug zum Neusiedlersee und die Geheimtipps, was man mit den Kindern an Regentagen unternehmen könnte, unterhalten, verschwand dieser persönliche Austausch anfangs komplett. Im internen Netz wurde wieder vermehrt nach Austausch und neuer Inspiration gesucht. Der Beginn vom „Corona-Hub“: Eine neue Plattform innerhalb des Intranets, das bis heute rege genutzt wird. Neben berufsbezogenen Informationen wurde das Corona-Hub immer mehr zum virtuellen Austausch für die Belegschaft – von Buchtipps über virtuelle Coffee-Talks bis hin zu den neuesten Fitness- und Yoga-Übungen für zuhause. Der Wandel der täglichen Arbeitsgestaltung durch digitale Lösungen und neue Tools ermöglicht es der Mehrheit der Angestellten weiterhin auf die Homeoffice-Option zurückzugreifen. Auch zukünftige Hybrid-Lösungen werden ermöglicht, damit die Teams nahtlos in Verbindung bleiben können.

Nicht nur die interne Kommunikation musste neu gedacht werden, auch für Kundenevents, wie der Sky Talk, galt es neue Wege zu finden. Die Veranstaltung hat vormals offline mit prominenten Gästen stattgefunden, nun wurde es zu einem virtuellen Get-together. Etwas, dass zu Beginn ungewohnt und vielleicht unpersönlich empfunden wurde, konnte mit ein wenig Kreativität, wie das virtuelle Überreichen eines Gastgeschenkes, aufgelockert werden. So ließ eine einfache Schachtel Mozartkugeln, die der CEO in die Kamera reichte und dann vom Gast entgegengenommen wurde, das Gefühl der alten Normalität aufflackern und eine gewisse Nähe wiederherstellen. Raiffeisen Bank International hat das Momentum genutzt, um die eigene digitale Transformation voranzutreiben und eine neue Weise des Arbeitens entstehen zu lassen. Die Lösungen werden dabei als langfristige Investitionen gesehen, um die Position der Bank als agile stets handlungsfähige Plattform weiter zu festigen.

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