Behörden, Städte und Gemeinden haben oft gut eingespielte, wie auch sehr etablierte Arbeitsweisen. Der Ausbruch von Covid-19 und die damit einhergehenden Restriktionen stellten viele davon auf den Prüfstand und zwang viele dieser Organisationen, diese neu zu denken. Neue Hürden mussten gemeistert werden. Die nötige technische Ausrüstung rasch zur Verfügung stehen. Die digitale Umstellung war ein großer Schritt. Die Stadtgemeinde Gerasdorf musste sich dieser Situation von heute auf morgen stellen. Das Ergebnis: Die Gemeinde zeigt auf, wie mit einem langjährigen IT-Partner und der sicheren Plattform Microsoft Teams die Umstellung gelingt – und wie die virtuellen Meetings gekommen sind, um zu bleiben.
Durch den plötzlichen Lockdown Österreichs mussten neben zahlreichen Unternehmen und Handelsketten auch Städte und Gemeinden auf digitale Arbeitslösungen umsteigen. Das große Ziel: Auch weiterhin auf alle Anliegen rasch reagieren zu können. Mit ihrem langjährig vertrauten IT-Dienstleister Heicon Smart Infrastructure & IT Solutions, und der Microsoft Plattform Teams hat die Stadtgemeinde Gerasdorf den Digitalisierungs-Schritt gewagt und binnen 24 Stunden auch geschafft. Alle administrativen Prozesse konnten von heute auf morgen und ohne große Unterbrechung ins Homeoffice verlegt werden.
Von Technik-Neulingen bis Computer-Experten – von Lehrling bis Urgestein
Die große Herausforderung war, rasch das passende Kommunikationsplattform für die Umstellung auf die bevorstehende Heimarbeit zu finden. Das Team der Stadtgemeinde Gerasdorf erstreckt sich vom Lehrling bis hin zu Stadträten, die kurz vor der Pensionierung stehen und mit Remote-Arbeit Großteils noch nicht vertraut waren. Auf der Suche nach einer für alle passenden Lösung für Videogespräche und Online-Zusammenarbeit entschieden sich die IT-Abteilung und ihr langjähriger Partner, Heicon Smart Infrastructure & IT Solutions, für Microsoft Teams. Die von Microsoft während der Covid-19-Pandemie kostenlos angebotene Sonderlizenz machte den Prozess der Implementierung schnell und reibungslos.
Die einfache Handhabung von Microsoft-Teams erleichterte die Umstellung auf Videokonferenzen für die 75 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erheblich. „Wenn ich es kann, kann es jeder“, so Gerda Hirschhofer, Stadtamtsdirektorin Gemeinde Gerasdorf, und führt fort: „Einschulungen waren aufgrund der rasch gesetzten Maßnahmen nicht möglich, aber wir haben uns alle erstaunlich schnell zurechtgefunden.“ Sie denkt bereits nach kurzer Zeit darüber nach, die Homeoffice-Möglichkeit generell einzuführen, sobald sie in ihre Büros im Rathaus zurückkehren.
Demokratieprozesse trotz Krise
Der schnelle Roll-out und die rasche Einführung ermöglichten es der Stadtverwaltung, alle administrativen Prozesse am Laufen zu halten und gleichzeitig die Sicherheit aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewährleisten. Auch die gestraffte Kommunikation per Videokonferenz und die Möglichkeit, an Sitzungen aus der Ferne teilzunehmen, schafften mehr Effizienz im Entscheidungsprozess. Dem gesetzlichen Auftrag konnte somit nachgekommen werden, trotz veränderter Bedingungen. Auch die Disziplin hat sich durch die Videokonferenzen verändert. Davor wurde in persönlichen Sitzungen dann doch recht gerne noch über Themen geplaudert, die nicht auf der Agenda standen.
Die Premiere der virtuellen Sitzung absolvierte der Ausschuss für den Badeteich. Hauptanliegen war die bevorstehende Badesaison und wie es um das Baden im Gerasdorfer Badeteich in diesem Sommer steht. Die nötigen Dokumente und Dateien konnten vorab bereits in der Chatfunktion von Microsoft Teams mit allen Mitgliederinnen und Mitgliedern geteilt werden. Ein Vorteil von vielen, da man sich bereits vorab einlesen konnte und nicht während der Sitzung von Informationen überrascht wurde. 13 Ausschüsse hat die Stadtgemeinde. Dieses Meeting war lediglich der Anfang.
Eine neue Meeting-Kultur in Gerasdorf
Die Kommunikation wurde übersichtlicher, Mailverläufe reduziert, mehrere Personen konnten in ein Telefonat miteinbezogen werden und es entstand eine andere Meeting-Disziplin: man lässt ausreden, schreibt mit und gibt dann erst ein Statement dazu ab. Die Stadtgemeinde Gerasdorf hat unterschiedliche Gruppen mit ausgewählten Mitgliedern erstellt. Durch die gespeicherten Chatverläufe und Dokumente sowie Informationen, die jede und jeder jederzeit nachlesen kann, sind alle stets auf demselben Informationsstand.
Für die Zukunft ist bereits geplant, diese neue Meeting-Kultur beizubehalten und generell das Homeoffice für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anzubieten. „Microsoft Teams hat die Zusammenarbeit in unserer Stadtgemeinde in der herausfordernden Zeit der Corona-Krise enorm erleichtert“, sagt Bürgermeister Alexander Vojta und führt fort: „Wir haben viele virtuelle Sitzungen abgehalten und im Stadtrat wurden virtuelle Beschlüsse gefasst. Wir werden das Tool auch nach der Krise weiterverwenden.“
Vor allem die zeitliche Flexibilität für das Abhalten von Tagungen, und somit auch Zeit zu haben einmal vormittags private Erledigungen zu tätigen, motiviert jede und jeden Einzelnen. Für die Stadtgemeinde Gerasdorf sind es keine verlorenen Ausgaben bedingt durch die Krise. Es ist eine Investition in die Zukunft, in eine neue Arbeitsweise – die sowohl für die Stadtgemeinde als auch für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr Freiraum und Flexibilität schafft.
