Wie erreicht man in Zeiten einer globalen Pandemie als Unternehmen alle Mitarbeiter*innen, ohne dass Informationen verloren gehen – insbesondere, wenn diese an verschiedenen Standorten verteilt sind, sich teilweise in Kurzarbeit befinden und nicht gleichermaßen in die unternehmenseigene IT-Hardware-Infrastruktur eingebunden sind? Vor dieser Herausforderung stand MediaMarktSaturn, die allein in Deutschland mehr als 22.000 Mitarbeiter*innen beschäftigt, die teilweise in der Unternehmenszentrale in Ingolstadt, teilweise aber auch in den landesweit über 400 Stores arbeiten. In Yammer, dem in Microsoft 365 integrierten sozialen Netzwerk für Unternehmen, hat die Unternehmenskommunikation von MediaMarktSaturn ein Tool gefunden, das die interne Kommunikation der Organisation grundlegend verändert und vereinfacht hat.
Tschüss Telefonkaskade, hallo Yammer!
„Als die COVID-19-Pandemie Anfang des Jahres Deutschland erreichte, musste das Unternehmen einen Großteil seiner dortigen Mitarbeiter*innen innerhalb kürzester Zeit ins Homeoffice beziehungsweise in die Kurzarbeit schicken – und ab da musste die Belegschaft natürlich über weitere Entwicklungen informiert werden“, erzählt Enrico Dreher, Corporate Community Manager bei MediaMarktSaturn. Was sich zunächst einfach anhört, gestaltete sich in der Praxis komplizierter: Während die Teams, die in der Zentrale arbeiten, alle relevanten Informationen zunächst über interne Kommunikationskanäle wie E-Mail-Verteiler oder das Intranet erhielten, konnten die Mitarbeiter*innen, die auf den Flächen in Stores arbeiten, mehrheitlich nicht auf diese Kanäle zugreifen, da diese nur über unternehmenseigene Hardware zugänglich sind. Um die Store-Mitarbeiter*innen zu erreichen, musste die Personalabteilung eine Telefonkaskade mit den regionalen Managern starten, die wiederum die Geschäftsführer der Stores informierten, die die Informationen dann telefonisch an ihre Mitarbeiter*innen weitergab. Das war gerade in der Krise nicht auf Dauer zufriedenstellend umsetzbar.
Eine zusätzliche Lösung musste her – und hier kam die Unternehmenskommunikation und der Community Manager Dreher ins Spiel: Seit Anfang 2018 nutzte MediaMarktSaturn bereits Yammer, das jetzt verstärkt zum Einsatz kommen sollte. Der Vorteil: Im Gegensatz zu allen anderen internen Kommunikationskanälen benötigen Mitarbeiter*innen bei MediaMarktSaturn kein unternehmenseigenes Gerät, um auf Yammer zuzugreifen, sondern können sich mit dem persönlichen Smartphone bei Yammer anmelden.
Yammer als Touchpoint zwischen Geschäftsführung und der Belegschaft
Bereits vor der COVID-19 Pandemie nutzen rund 6.000 Mitarbeiter*innen von MediaMarktSaturn Yammer aktiv, um sich zu vernetzen, Informationen zu teilen und sich miteinander auszutauschen. Gerade in den Anfangszeiten der Pandemie nutzen viele Kolleg*innen Yammer, um dort ihre Fragen rund um die Auswirkungen des Virus‘ zu stellen. Dreher und seine Kolleg*innen aus der Unternehmenskommunikation sammelten die wichtigsten Fragen, beantworteten sie gemeinsam mit ihren Kolleg*innen aus der Personalabteilung, und kümmerten sich ums Community-Management. Doch damit nicht genug: Das Team der Unternehmenskommunikation animierten auch Mitglieder der Geschäftsführung wie CEO Ferran Reverter Planet auf Yammer in Kontakt mit der Belegschaft zu treten. „Das war für die Mitarbeiter eine völlig neue Erfahrung, dass die Geschäftsführung direkt mit den Mitarbeiter*innen spricht – und die Geschäftsführung war überrascht, wie positiv sich das auf das ganze Unternehmen auswirkt“, so Dreher. Inzwischen gibt es regelmäßige Updates von der Geschäftsführung von MediaMarktSaturn auf Yammer.
Die Bemühungen von Dreher und dem ganzen Team von Corporate Communications haben sich ausgezahlt: Inzwischen hat sich die Zahl der aktiven Yammer-Nutzer*innen auf über 12.000 innerhalb von wenigen Wochen verdoppelt. „Durch Yammer konnten wir in diesen stürmischen Zeiten Vertrauen aufbauen und wieder Ruhe ins Unternehmen bringen. Über Yammer konnten wir nicht nur den gesteigerten Informationsbedarf unserer Mitarbeiter*innen bedienen, sondern vor allem auch Kolleg*innen erreichen, die nicht in unsere Hardware-Infrastruktur eingebunden sind“, so Dreher.
Yammer – nicht nur zu Pandemiezeiten relevant
„Vor COVID-19 haben viele unserer Mitarbeiter*innen den Nutzen von Yammer nicht verstanden – jetzt, wo es einen entsprechenden Use-Case gibt, ist die Akzeptanz im Unternehmen viel höher“, so Alexander Jacobsen Head Internal Communications & Events. Neben der offiziellen Kommunikation der Geschäftsführung und der Unternehmenskommunikation tauschten sich auf Yammer auch die Mitarbeiter*innen untereinander aus und gaben sich gegenseitig Tipps – dadurch wuchs auch der Zusammenhalt im Unternehmen. Yammer wurde so zum Dreh- und Angelpunkt der internen Kommunikation bei MediaMarktSaturn während der Pandemie.
Doch Yammer ist für MediaMarktSaturn nicht nur zu Pandemiezeiten relevant: „Wir setzen auf Yammer als Kommunikationstool – auch in Zukunft“, so Dreher. Deshalb hat die unternehmensinterne IT Yammer inzwischen auch in der Kollaborationsplattform Microsoft Teams technisch integriert, sodass alle Mitarbeiter*innen nun noch einfacher auf Yammer zugreifen können. Außerdem dient die deutsche Landesgesellschaft als Vorbild für weitere Länder, in denen MediaMarktSaturn aktiv ist: Mit Spanien, das von der COVID-19 Pandemie stark betroffen war, rollte vor wenigen Monaten eine weitere Landesgesellschaft von MediaMarktSaturn Yammer aus; alle anderen Länder sollen folgen. „Mit Yammer können wir unsere Mitarbeiter*innen schnell und unkompliziert miteinander vernetzen – ohne, dass sie dafür vorher Schulungen besuchen müssen, weil Yammer sehr intuitiv aufgebaut ist“, so Dreher. Alexander Jacobsen ergänzt „Gemeinsam mit unserem Intranet, das auf SharePoint basiert, und klassischen E-Mail-Verteilern bildet Yammer einen digitalen Dreiklang, mit dem wir alle unsere Mitarbeiter*innen über die wichtigsten Entwicklungen im Unternehmen informieren und mit ihnen in den Austausch treten können“.
Ein Beitrag von Lisa Schell
Communications Manager Consumer Products & Services
